时间管理是什么

时间管理是指通过预先规划和使用一定的技能、方法和工具，实现时间的灵活有效利用，从而实现个人或组织既定目标的过程。

时间管理是指通过预先规划和使用一定的技能、方法和工具，实现时间的灵活有效利用，从而实现个人或组织既定目标的过程。

EMBA、MBA等主流的企业管理教育都将时间管理能力作为企业管理者的基本要求。

管理研究

时间管理的研究由来已久。就像人类社会从农业革命到工业革命再到信息革命一样，时间管理理论可以分为四代。

(1)第一代理论侧重于在繁忙的工作中利用笔记和备忘录来分配时间和精力。

(2)第二代强调日历和日程，反映出时间管理已经重视对未来规划的重要性。

(3)第三代是一个强调优先的流行概念。即根据轻重缓急设定短、中、长期目标，然后制定计划，一天一天实现目标，从而分配有限的时间和精力，争取最高的效率。这种方法有其优点。但也发现过分强调效率和虚脱时间会产生相反的效果，使人失去增进感情、满足个人需求、享受意想不到的快乐的机会。所以很多人放弃了这种死板的时间管理方式，回归到前两代人的做法上来维持生活质量。

(4)第四代理论再次出现。与以往不同，它从根本上否定了“时间管理”这个名词，认为关键不在于时间管理，而在于个人管理。与其把重点放在时间和事务的安排上，不如把重点放在保持产出和生产率的平衡上。

平衡时间要求的能力。

1.仔细考虑工作计划& # 8212；——确定实现工作目标的具体手段和方法，预先确定实现目标的过程和步骤。

2.善于分配和委派一些工作给别人，以提高工作效率。

3.制定工作计划，梳理事务，按轻重缓急安排处理。

4.为计划提供预留时间，掌握一定的处理突发事件或干扰的方法和技巧；准备应急计划

1、安排好每天的时间计划日程和优先事项。

2.能够处理文件。

3.确保工作速度能跟得上目标或期限。

4.保持一个好心情，即使面对意想不到的要求。

5.如果不是接待不矜持的谈话者的合适时机，你可以迅速而坚定地要求非正式的来访者稍后再来。

6.每天给那些“顺路”的人留出一定的时间。

优先

他们可以安排自己和他人快速适应工作量的任何重大变化，并重新安排工作的优先顺序。他们可能会将个人安排视为时间管理工具包中的主要工具。他们更加意识到需要考虑正在进行的工作量的波动和变更截止日期，并可能重新组织他们的工作以获得最佳结果。

后进生很少或根本没有时间系统地组织他们的工作任务，他们的表现往往是处理邻近的缺乏计划和远见的任务。他们通常试图做接下来或者看起来最紧急的工作，但不善于组织别人完成。

缺点需要认识到，为了取得适当的结果，人员、资源、目标、期限和可用时间应该结合起来。后进生需要利用他们个人的优先事项，并意识到在处理一系列未来的任务时，总是会有最佳的顺序。

1、强迫自己每天至少花几分钟时间拿着笔和纸写一天或一周内要完成的重要任务。

2.确保你的计划内和计划外活动总是包含在每天或每周的时间表中，如果有必要，重新安排。

3.建立一个系统，确保你可以很容易地找到你需要做的事情。仔细考虑计划的目标和期限。

4.看到总工作量，想好要重组多少，再做承诺。

5.要意识到自己的能力是有限的，你可能需要利用别人来实现你的目标或者完成任务。

时间管理的方法有很多。这里我们将分享其中的五个。

GTD，完成工作的简称。大卫·艾伦的畅销书《把事情做好》，以及中信出版社出版的《尽管做:无压力工作的艺术》的中译本。GTD的基本方法:GTD的具体方法可以分为五个步骤:收集、整理、组织、审查和行动。

1.收集:它是列出所有你能想到的未完成的事情(在GTD被称为东西),并把它们放进收件箱。这个收件箱可以是一个放置各种物品的文件夹或篮子，它还需要纸张或PDA来记录各种事情。收藏的关键是把一切都赶出大脑，把所有的工作都记录下来。

2.整理:把东西放进收件箱后，需要定期或不定期的整理，清理空收件箱。把这些东西按照能不能付诸行动来分类。对于不能付诸行动的内容，可以进一步分为参考资料，以后可能需要处理，垃圾。对于可以行动的内容，考虑是否可以在两分钟内完成。如果是，立即采取行动完成它。如果没有，组织下一步行动。

3.组织:个人感受组织是GTD的核心步骤，主要分为参考资料的组织和下一步的组织。参考资料的组织主要是文档管理系统，而下一个动作的组织一般可以分为:下一个动作列表、等待列表、未来/某一天列表。下一步清单就是具体的下一步，如果一个项目涉及多步工作，就需要细化为具体工作。GTD对下一步列表的处理和一般的to-dolist最大的区别在于，它被进一步细化，比如根据地点(电脑、办公室、电话、家、超市附近)记录只能在这些地方执行的动作，当你去这些地方的时候，你可以一目了然地知道该做什么。候补名单主要记录别人分配做的工作。未来/一天清单是未来计划、电子邮件等的记录。处理延迟，没有具体的完成日期。

4.复习:复习在GTD也是很重要的一步，一般需要每周复习和检查。通过审查、检查和更新您的所有列表，您可以确保GTD系统的运行，并且您可能需要在审查时为下周做计划。

5.行动:根据时间、精力和重要性，选择清单上要采取行动的项目。

实现GTD的五种工具:

在线:有很多资源，可以直接搜索，比如RTM(记得牛奶)

电脑:outlook MLO lifebanlance

Pda: mlo (WM版)lifebalance(Palm)

纸+笔:GTD笔记本

电脑+PDA:文件夹GTD工具

六点优先制度

这个方法是效率大师艾弗里在咨询一家美国钢铁公司时提出的。公司用了5年时间从破产一跃成为当时美国最大的民营钢铁企业。艾弗里收到了25000美元的咨询费，因此管理界称这种方法为“价值25000美元的时间管理方法”。

这种方法要求把每天要做的事情按重要性排序，把最重要的六件事从“1”标到“6”。每天开始的时候，全力以赴去做标有“1”的事情，直到完成或者做好充分准备，然后全力以赴去做标有“2”的事情，以此类推...

艾弗里认为，总的来说，如果一个人能够每天全力以赴完成六件最重要的事情，那么他一定是一个高效的人。

这是19世纪意大利经济学家帕累托提出的。它的核心内容是，生活中80%的结果来自几乎20%的活动。比如，是20%的客户给你带来了80%的业绩，可能创造了80%的利润。世界20%的财富被20%的人控制，世界80%的人只分享20%的财富。所以，关键的事情要注意20%

根据这个原则，我们应该按以下顺序排列要做的事情的优先级:

A.重要和紧急(如灭火、紧急救援等。)——必须马上做。

B.紧急但不重要(比如有人因为打麻将紧急约你出去，有人突然打电话请你吃饭等。)——重要的事情优先考虑之后，才能考虑这样的事情。人们经常犯把“紧急”作为优先原则的错误。其实很多看似紧急的事情，和大局无关。

C.重要但不紧急(如学习、制定计划、与人交谈、体检等。)——只要没有来自前者的压力，就应该当做紧急，而不是拖延。

d不急不重要(如娱乐、消遣等。)——有空再说吧。

新约译者詹姆斯·莫法特的书房里有三张桌子:第一张是他正在翻译的圣经译本；第二张图是他的一篇论文的手稿；第三张图是他正在写的一本侦探小说。

莫法特的休息方法是从一张桌子移到另一张桌子，继续工作。

间作套种是农业中常用的一种科学耕作方法。实践中发现，如果连续几个季节种植同样的作物，土壤肥力会下降很多，因为同样的作物吸收的是同一种养分，长此以往，土壤肥力就会枯竭。人的脑力和体力也是如此。如果每隔一段时间改变一次不同的工作内容，就会产生一个新的优势刺激灶，而原有的刺激灶会被压制，使人的精神和体力得到有效的调节和放松。

具体方法

1.有计划地利用时间。不会计划时间的人，等于计划失败。

2.目标明确。目标应该是具体的、可实现的。

3.要做的事情按照优先级排序。80%的事情只需要20%的努力。而20%的事情是值得做的，应该享有优先权。所以要善于区分这20%有价值的东西，然后根据价值来分配时间。

4.列出从早到晚要做的事情。

5.要灵活。一般来说，只有50%的时间是计划好的，剩下的50%应该是灵活的时间来处理各种干扰和意外的事情。

6.跟着你的生物钟走。你最有效率的时间是什么时候？把你的优先事项放在最好的时间。

7.把事情做好比把事情做好更重要。做好工作是有效的；把事情做好只有效率。先考虑效果，再考虑效率。

8.区分紧急事务和重要事务。紧急的事情往往是短期的，重要的事情往往是长期的。为列出的所有事情设定一个截止日期。

9.使用故意忽略一切无意义事物的手法。从列表中删除无意义的东西。

10.不想成为完美主义者。不追求完美，追求效率。

11、灵巧地拖延。如果你不想做一件事，你可以把它分成几个小部分，只做一个小部分，或者花15分钟做最重要的部分。

12、学会说& # 8221；没有& # 8221；。一旦确定了什么是重要的，就要说些不重要的& # 8221；没有& # 8221；。

13.奖励自己。即使是小小的成功也应该庆祝。可以提前给自己一个奖励承诺，事情成功了一定要兑现承诺。

十一条黄金法则

1.与自己的价值观保持一致

你必须建立自己的个人价值观。如果你的价值观不明确，你就很难知道什么对你最重要。如果你的价值观不明确，你的时间分配就不好。时间管理的重点不是管理时间，而是如何分配时间。你从来没有时间做每一件事，但你总是有时间为自己做最重要的事。

2.设定明确的目标

成功等于目标，时间管理的目的是在最短的时间内实现更多你想实现的目标；你必须写下4到10个目标，找出一个核心目标，依次排列重要性，然后根据你的目标制定一些详细的计划。你的关键是按照计划来。

3.改变主意

美国心理学之父威廉·詹姆斯(William James)发现了两种对待时间的态度:“这份工作必须完成，真的很烦人，所以我可以尽量拖延”和“这不是一份愉快的工作，但必须完成，所以我必须马上开始工作，这样我才能早点摆脱它”。当你有动力的时候，快速迈出第一步很重要。不想一下子推翻你的整个习惯，就强迫自己做一些现在已经推迟的事情。然后，从明天早上开始，每天从你的时间表中选择你最不想做的事情。

4.遵循20比80的规律

生活中会出现一些意想不到的紧急问题。如果你发现自己每天都在处理这些事情，说明你的时间管理不理想。成功的人花最多的时间做最重要的事，而不是最紧急的事。但是，大多数人做的都是紧急但不重要的事情。

5.安排“不受干扰”的时间

每天至少有半小时到一小时的“不受打扰”时间。如果你能在自己的空房间里不受任何干扰的待上一个小时，这个小时可以在一天内克服你的工作效率，有时候甚至比你三天的工作效率还要好。

6.严格规定完成期限

在《帕金森定律》一书中，C-诺亚·帕金森写下了这段话:“你有多少时间来完成你的工作，工作就会自动变成那么多时间。”如果你有一整天的时间做某项工作，你会花一整天的时间去做。而且如果你只有一个小时来做这项工作，你会在一个小时内更快更有效地完成它。

7.记录时间

你花了多少时间做什么事情，详细记录下来，早上出门花了多少时间(包括洗衣服、换衣服、早餐等。)，你花了多少时间搭便车，花了多少时间拜访客户……把每天花的时间记录下来，你会清楚的发现哪些时间是浪费的。这和记账是一个道理。只有找到浪费时间的源头，才能改变。

8.明白时间大于金钱

把你的钱换成别人的成功经验，一定要抓住每一个机会向高层学习。慎重选择联系人，因为这样会节省你很多时间。假设一个成功的人，用了40年才成功。如果你和10个这样的人交往，难道不集中400年的经验吗？

9.学会列清单

写下你想做的一切。这样做可以让你随时清楚手头的任务。不要相信用脑子就能记住所有的事情，看到长长的单子就会有紧迫感。

10.同样的事情最好一次做完

如果你在做纸质作业，那就一直做纸质作业；如果你在思考，就想一会儿；打电话的话，最好把电话积累到某个时间，马上打完。当你重复做一件事，熟能生巧，你的效率一定会提高。

11.每分每秒做最有效率的事

你必须思考哪些事情对你做好最有效率，列出来，分配时间做好。(始终瞄准靶心表现(促销)

企业需要更多

时间管理是一个概念，也是一种方法。每个人都需要管理好自己的时间，但更需要时间管理的是企业，因为作为一个单身的人，如果你没有时间管理的概念，你可以工作，个人可以应付自己的工作。但是，作为一个企业，他需要的时间管理概念是一个整体。如果这整个出了问题，整个公司就会处于不健康的状态，因为一个企业不是一个人经营的。单个员工没有时间管理工作是没问题的，但是如果所有员工都没有时间管理的概念，会给公司造成巨大的损失。

但是由于时间管理是一个虚拟的概念，很多人对时间管理没有一个明确的定义，时间管理不仅仅是安排自己的日程那么简单。时间管理有许多环节需要总结和调整，所以企业必须有一个系统的时间管理理念来贯穿整个公司系统，所以企业需要完善时间管理的体系，为员工提供学习时间管理的手段。管理学习时间的方法只有两种，一种是成立自己的培训部门培训员工，或者聘请培训公司培训员工。还有一个办法就是找一些可以增强员工时间感的工具。第一种方式是给员工一个方法，第二种方式是让员工使用工具来塑造自己的工作习惯。个人觉得第二种方法比第一种好，因为即使花钱雇人培训员工，培训后还是需要面对执行问题。所以不如直接找一个管理工具给员工使用，直接在执行层实施。

比如作为公司领导，我可以直接让员工通过WETASK向我汇报工作，通过WETASK分配任何工作任务。所有工作细节都体现在WETASK中。什么时候完成什么工作，完成后汇报总结任务。时间长了，员工会养成良好的汇报习惯，所以管理者没有必要单独强调时间管理。

执行技能

1.开始。“是的，就是这个词。我们首先要做的是开始。”“平衡生活问题”的首席执行官温迪·考夫曼说。如果你想写点什么，请坐下来，至少写第一段。只要这件事情能够顺利展开，接下来的事情就水到渠成了。

2.设定明确的目标。要建立一个工作项列表，最好是和日程安排结合起来，搞清楚每天必须要做什么。

3.把工作详细记录下来。“这有助于分析你的时间使用情况。从工作日志中，你可以看到哪项工作占用的时间更多，哪项工作消耗的时间最少，你是否实现了自己的工作目标，可以做些什么来提高效率。”帕姆·奥谢建议(帕姆是绩效洞察的主席，也是美国管理协会时间管理论坛的成员)。

4.批量处理电子邮件和来电。你会像大多数人一样每天随机处理来电和邮件吗？如果你总是想在第一时间处理这些事情，你的工作时间会变得支离破碎，很难高效地做事。奥谢给我们的建议是:“我们要在一定时间内集中精力查收回复邮件和来电。”为了更好地管理这些沟通事务，“请充分利用为您提供的电话工具和电子邮件系统。”

5.简化复杂度。"将复杂的工作分成小而简单的单元进行处理."泰特尔博士解释说，“你不能因为事情的复杂性而拖延，因为复杂的工作不可能一下子完成。”

考夫曼用打扫房间这件事来比喻。你可能没有足够的时间打扫整个房间，但你可以根据你的可用时间选择性地做一些打扫。她说:“如果你有20分钟的时间，你可以打扫一个抽屉或者一个柜子。如果你有40分钟，你可以整理壁橱。如果有一个小时，也许你可以把整个房间打扫干净。”

6.优先考虑工作。泰特尔博士说:“我们需要理解紧迫性和重要性之间的区别。”也许你应该把你一天要做的事情，该做的事情，想做的事情都列出来，然后按照紧急程度和重要性排序。

7.留出一些时间什么也不做。考夫曼建议，如果你习惯于保持一整天的时间表，你可能没有时间在做事前思考和准备，这个过程可能非常有价值。如果你从头到尾都严格按照时间表做每件事，给自己20分钟的时间放松、反思，提前做好准备计划可能会有用。泰特尔博士补充说:“有时间来计划处理工作或做项目，这些计划应该严格遵守。”

8.不要超负荷工作。"现在的人们工作过度，尤其是美国人."考夫曼说。Tytel同意Kaufman的观点，她建议如果你觉得自己的状态下降到正常水平的一半，就应该先好好休息。她说:“安排时间放松恢复。如果我们不能很好地照顾自己，那么我们可能就不能做好其他任何事情。”

9.知道什么时候说“不”。Tytel博士说，很多人都不敢让上司知道自己有多忙，但是如果你太忙，为自己辩护是非常重要的。

10.知道何时需要“时间管理”方面的帮助，以及在哪里可以获得帮助。"我们可以在图书馆和书店找到相关的书籍. "奥谢指出。阅读其中任何一篇，书可以帮助你总结和评价自己的时间管理能力，进而找出哪些方面有所提高空。

考夫曼说，如果你发现自己有时间管理问题，并且不擅长，通常意味着你是一个右脑相对发达的人，那么你不得不承认自己没有管理时间计划的天赋，可能需要外界的帮助。可以考虑参加相关的课程或者参加其他的技能提升培训，把时间管理作为一门技能来学习，并不定期的复习这些信息。