工程总承包公司的合同管理

山东鲁能工程有限公司从上世纪90年代中期开始电力工程总承包。在过去的五年里，工程总承包业务发展迅速。公司先后签订了嘉峪关鸿盛2×300MW电厂、重庆永川2×125MW电厂、费县2×600MW电厂、章丘2×300MW电厂、潍坊2×25MW电厂、单县l×25MW生物电厂等多项工程总承包合同。为了规范公司经营管理，防范合同风险，维护公司合法权益，我们研究探索了一套适应矩阵式管理的总承包公司合同管理体系。这里就简单介绍一下，与同行交流。
一、合同管理常见问题
合同是市场经济中确定不同当事人之间经济关系的重要载体。完善有效的合同管理制度和方法是做好总承包业务的重要前提。虽然大部分总承包公司都把合同管理提升到了更重要的位置，但在实践中还是存在一些问题:
一是合同用词不严谨；二是申请文本不合适；三是合同管理不到位；四是合同管理信息缺失；五是无视诉讼时效。
二。建立矩阵式合同管理组织
目前最常见的项目管理组织形式是矩阵式结构。合同管理作为项目管理的一部分，也应该适应矩阵管理的模式。在实践中，我们贯彻了分级管理与集中管理相结合的原则，成立了合同管理委员会，明确了各部门、项目部的合同管理职责，落实了承办人制度、审核会签制度、授权委托制度、合同专用章制度、合同备案制度、合同纠纷报告制度、责任追究制度，做到了组织、制度、人员的落实。
(一)合同管理委员会
公司设立合同管理委员会，履行以下管理职责:
1 .负责领导和协调公司与各项目部之间重大合同的签订、履行和管理。
2。指导公司合同管理体系建设。
3。决定合同管理的奖惩。
4。协调解决合同管理中的其他重大问题。
(二)公司控制部
公司控制部是公司的合同归口管理部门，履行以下管理职责:
1 .负责建立和完善公司合同管理体系，指导和协调各项目部合同管理体系的建设。
2。监督检查各项目部的合同管理是否符合法律法规和公司管理制度。
3。参与重大合同的评审、招标、投标、商务谈判和签署。
4。监督检查合同的履行。
5。负责合同的归档、核算、汇总统计，以及公司合同会签表等文件的管理。
6。组织合同业务人员的培训，指导合同纠纷的解决。
7。制定并公布公司合同示范文本。
(三)合同承办部门
项目部是项目合同承办部门，履行以下管理职责:
l、负责调查了解对方合同主体的资质、资信和履约能力。
2。处理授权申请，起草合同文本，组织合同谈判。
3。负责合同文本的审核和会签。
4。负责组织人员履行合同。
5。负责协调解决合同履行中发生的争议和违约的追索。
6。负责建立和保管合同台帐、档案和统计分析，并按要求对合同进行归档和存档。
(四)项目控制部
项目控制部是项目合同的归口管理部门，履行以下管理职责:
L .参与本项目的评审、招标、投标、商务谈判和重大合同的签订。
2。监督和检查本项目合同的履行，处理业主和分包商的签证索赔，处理费用和付款。
3。负责本项目的合同归档、核算和汇总统计。
(五)财务部
财务部履行以下管理职责:
l、参与评审，签订合同；
2。检查合同中的财务收支是否符合国家财务法规和公司财务管理制度；
3。审查合同对方提交的各类担保，并组织提供提交给业主的各类担保。
4。根据合同处理收支；
(六)法律顾问
公司聘请专业律师和具备合同合法性审查能力的员工担任合同法律顾问，履行以下管理职责:
1 .审查和会签合同；
2。从国家法律、法规、政策的角度(如果是涉外合同，以合同主体所在国或国际法律、惯例为依据)，对合同的订立、履行、变更、解除进行审查，确保所订立合同的合法性；
3。对合同订立和履行中的失控点和违法情况提出法律意见或建议。
4。协助项目部解决合同纠纷。
(七)审批人
审批人应当履行以下管理职责:
1 .审核之前的会签是否有签署意见:
2。决定是否批准签订合同。
三。对合同实行全过程、系统、动态管理
合同管理是全过程、系统、动态的。整个过程从谈判、起草、签署、生效开始，贯穿合同履行过程，直至合同完成。即合同条款涉及的所有部门都要一起管理，合同管理被视为公司生产活动的核心。就是要动态地关注整个履行过程中的变化，特别是把握对我们不利的变化，及时修改、变更、补充、中止或终止合同。
(一)合同签订前的管理
1。合同审批人的权限管理。
根据合同金额、重要性等因素，公司合同管理制度规定，各级领导可以担任审批人，但合同的签订必须经法定代表人书面授权，在授权范围内可以订立合同。下列重大合同须经公司法定代表人批准，如涉外合同、资产抵押、转让、出售、购买、租赁合同、担保合同、公司合并、分立、破产、清算合同、股份制改革、资产重组、投资合同等。
2。签订合同的基本程序。
订立合同一般应履行以下程序:
A .重大合同招标文件的评审。对投标文件的评审实行会审制度。重大合同招标文件采用会议评审方式，一般合同招标文件可由主管部门主持评审，相关部门共同评审会签。
B .审查合同主体资格。项目部应当对合同当事人资格的合法性、合同标的物与业务范围、履约能力、履约信用等资质和信用信息的符合性进行审查和确认。如果无法通过书面审查确认对方的合法资格和足够的信用能力，审查人员可以进行实地调查(包括对对方所在地、建设和参与项目所在地等的调查)。)并提出结论性的调查意见。所有审查文件和审查报告应包含在合同文件中。
C .投标和合同谈判。项目部负责组织相关部门和人员进行项目招标(投标)和合同谈判，重大合同通知法律顾问参加。
D .合同起草。承包商负责起草和修改合同文本。项目部应组织专题会议讨论重大合同文本和招标文件的起草，并征求财务部门和法律部门的意见。合同文本应尽可能使用成熟的合同模板。没有模板的合同应主要由有关各方起草。合同中的条款、特有词汇和重要概念，要有专项资金解释。当合同涉及数字和日期时，应注明是否包括本数。对数量、质量、期限和履行方式有特殊要求的，应当在合同中约定。一般来说，分包价格是一次总付。无条件采用总额法的，采用固定单价法。
一般来说，合同应包含以下主要条款:
1)当事人的姓名和法定地址，法定代表人的姓名和职务；
2)名称、型号、规格等。的目标(指项目、商品、服务等。);
3)数量和质量，包括检验和验收标准和方法；
4)价款或者报酬以及支付的时间和方式；
5)履行的期限、地点和方式；
6)违约责任；。
7)解决合同纠纷的途径；
8)订立合同的时间和地点；
9)根据法律、法规和合同性质确定或双方约定的其他必要条款；
10)份数和分发方式；
11)合同生效的时间和条件；
12)约定的联系方式；
13)附件名称；
14)签署的地点和日期；
15)签约双方的银行及账号；
16)签约双方合同专用章及法定代表人(负责人)或委托代理人签字。
签订金额在100万元人民币及以上的合同和预付款合同，或者经资信审查认为有必要的，应当要求对方提供履约担保。担保一般采用银行履约担保和保证金的形式，金额不得少于预付款的金额。对于重大合同，应同时提供预付款保函和履约保函。保函可根据合同履行进度分期发放，特殊情况下的保函需经公司领导批准。
E .合同审查和会签。承包商应按照合同签署单规定的顺序，将合同草案、与合同相关的证明材料和合同签署单提交相关部门和人员审核会签。若承包商提交的合同或招标文件中有参考模板，且该模板是由国家有关部门发布、生产商或公司的示范文本制作的，应同时提交参考模板或参考模板编号，并在合同中明确标注修改的地方或所附的差异表。
一般情况下，评审人员应在2个工作日内完成合同评审。各级评审人员重点关注以下事项:
1)中标人的确定是否符合公司规定和招标文件的要求；
2)确认合同风险是否得到充分评估；
3)合同的技术条款是否符合国家标准、行业标准、企业标准、规程和规范；
4)合同价格是否控制在项目控制预算内，价格结算方式是否明确，定额选择是否准确；
5)确认合同变更和终止、违约责任、索赔和争议解决等条款完备，具有可操作性；
6)检查标的数量、合同价格、金额标注准确、规范、计算方法正确；
7)确认付款金额符合合同条件和项目资金流总体计划。
合同承办人根据各级审查意见对合同进行修改，并在合同签订单上说明修改情况。合同承办人不同意变更的，应当向审核人反馈；如不能达成一致意见，应根据公司合同管理办法规定的权限提交合同审批人裁决。
在合同上签字盖章。合同经审核、会签、修改后，合同承办人持合同文本、合同签订单、法定代表人或委托代理人签署的《法定代表人授权委托书》向印章管理部和印章管理专员申请加盖公司合同专用章。承包人应会同财务人员在签订的合同正本上加盖印花税，并在合同签订之日起3个工作日内将合同副本送有关部门履行。合同原件应由承包人按照档案管理的有关规定定期归档。
(二)合同履行阶段的管理
1。合同的履行、变更和解除。
项目部负责组织合同的履行，监督合同履行的全过程，督促合同双方按照约定全面、适当、切实地履行合同。本合同生效前，不得实际履行。特殊情况下确需在生效前执行的，项目部应进行风险分析，并获得合同签署人的批准。
承办人负责履行合同约定的告知义务，包括促使相关部门和单位按照合同约定的日期和期限履行合同义务或主张权利；负责报告、请示、协调解决合同履行中的问题和争议；根据合同规定向业主收取合同款项，款项必须填写付款申请单，并按规定逐级审批。合同的变更或解除由原合同承办部门承办，并遵循合同订立程序。
项目部每月检查一次合同执行情况，并在公司月度生产管理调度会上汇报合同执行情况。
2。合同索赔管理。
工程索赔一般分为工期索赔和费用索赔，包括业主与总承包商之间的索赔，以及总承包商与分包商之间的索赔。无论哪一方要索赔，其索赔都应在合同约定的时间内以合同形式提出并提交。相关文件一般包括索赔通知和索赔文件。其中，索赔通知是指在合同约定的时间内向对方发出的通知，表明对工期或费用的索赔意向；索赔文件是在索赔通知发出后，在合同约定的时间内寄给对方的完整、详细的索赔资料。一般应包括以下主要内容:1)索赔函:给对方或其代表的信函，应说明索赔原因，列出索赔理由，提出合同索赔金额、工期及补充说明。2)索赔报告:列出索赔的核心内容，详细说明合同索赔的事实和理由，说明索赔的合理性和合法性，简要列出损失计算、赔偿(补偿)金额、工期等。3)索赔金额和索赔期限的详细计算和证据，按照合同约定的方法计算索赔金额和索赔期限。
在我们的总承包项目中，项目经理是工程索赔的第一责任人；项目控制部是工程索赔的执行部门，在项目经理的领导下，负责监督合同的履行，及时确认工程索赔项目并向项目经理报告，指导其他部门收集和汇总工程索赔的证据，按合同约定的时间发出工程索赔通知和索赔文件，接受和处理对方发来的索赔意向、通知和索赔文件，参加各种工程索赔谈判，处理工程索赔的其他具体事宜；施工部、财务部、安全质量部、物资部、设计部、信息综合部是协助执行工程索赔的部门，重点是协助控制部收集工程索赔证据，参与与本部门相关的工程索赔谈判。
3。合同纠纷的处理。
无论是索赔引起的纠纷，还是合同执行过程中其他因素引起的合同纠纷，各方应首先通过协商调解解决。或者经协商调解可以达成协议的，按照合同订立程序订立书面协议。如果协商或调解不能达成协议，可根据合同进行仲裁或诉讼。
合同发生重大争议时，项目部应及时书面通知公司管控部、法律顾问、财务部，同时应迅速收集相关证据，及时与上述部门提出争议解决方案，并向公司分管领导汇报。方案批准前，项目部应组织对按合同规定应按时答复的文件进行答复，重大事项的答复应事先经公司分管领导审核。
4。合同文件管理。
合同履行完毕或合同权利义务终止后，项目部将按照档案管理部门规定的分类形式和格式标准整理合同档案，并按照档案管理要求的时间和方式移交给本档案部门归档。
合同档案一般包括:
A .背景材料；
B .当事人的主体资格和信用证明；
C .合同评审意见；
D .合同正本(含附件)；
E .授权委托书原件；
f .履行和争议解决的说明；
g .与合同变更和解除相关的文件；
h .合同双方的来电来函及谈判记录；
一、与本合同有关的其他文件。
(三)合同管理的考核与激励
公司控制部每半年对各项目部的合同管理进行检查，并形成书面检查考核报告，考核结果纳入奖金考核体系。根据公司控制部的检查评估报告，每年至少委托外部审计机构对合同管理进行一次审计。
有下列情况之一的项目部门和个人，公司将给予表彰和奖励:
A .为公司挽回和避免重大经济损失；
B .利用合同检举、揭发违法行为有功的；
C .合同管理业绩突出。
有下列情形之一的项目部及个人，公司将予以处罚:
a .未按公司合同管理办法订立、变更或终止合同；
B .订立有重大缺陷的合同或者无效、虚假的合同；
C .为谋取个人或小集体利益，恶意串通对方订立合同，损害公司合法权益；
d .擅自或超越权限订立合同；
e .隐瞒纠纷或擅自处理纠纷；
f .擅自放弃权利给公司造成损害的；
g .泄露合同意向、商业秘密或其他相关秘密；
H .涉嫌利用合同进行犯罪活动的；
一、利用合同损害国家和公司利益。综上所述，我们认为合同管理是一项重要的管理工作，需要根据中国国情和总承包公司的特点不断补充和完善。