大型施工企业合同管理的思考

目前，许多施工企业的合同管理亟待加强。合同的审批不科学、不严格，合同的履行缺乏应有的约束，甚至处于放任状态。因此，建立合同管理体系是解决合同管理问题的首要因素。
成立专门的合同管理机构。合同管理应划归企业法律顾问机构管理，这是由法律顾问机构的性质和专业化管理的必要性决定的。在管理层次较多的大型施工企业中，各级总部和下属企业应设立合同管理机构。根据合同类型的不同，大型建筑企业总部的合同管理机构甚至可以继续划分专业部门来完成管理工作。有条件的企业应在合同管理机构中设立具有工程技术和施工管理资质和经验的法律顾问担任法律顾问，以利于对合同进行全面、专业的审核和履约过程的监督。
制定和完善合同管理制度。从合同签订到履行完毕涉及到很多法律问题，以及施工和生产的专业技术部门。某个环节的缺失或重大失误都可能导致严重后果。所以必须制定规章制度来保证。一是要确立法律顾问部的职责和权限，确定合同主管和助理经理的关系和责任；二是建立合同审查、起草、协商、审批制度；第三，要建立合同监督员、合同报表、定期合同执行和规定事项报告制度；第四，建立公司法律事务内部审计制度；第五，需要建立一些程序性制度，如法人授权制度、合同证据收集和保管制度等。六是合同签订和履行过程中的责任制度、奖惩制度。
合同管理要适当分工。大型建筑企业的管理层次很多。要充分发挥整个合同管理体系的作用，调动各级合同管理部门的积极性，根据不同情况调整具体管理权限。一般来说，企业应该通过授权将大量的合同管理事务委托给部门和下属单位进行正常管理。但对于一些合同标的额大、风险高、涉及部门或单位多的合同，应由公司总部合同管理部门直接管理。企业合同管理部门负责宏观、全局性、原则性、重要性的合同管理和综合监督，部门和下属单位负责专业管理和合同履行。
确定合同管理要点
确定重要合同。施工企业的合同种类繁多，从合同管理的角度来说，应该严格管理。然而，并不是所有的合同都应该受到同等的关注。在施工企业中，施工合同，尤其是标的较大、风险较高的施工合同，应给予足够的重视；分包也要高度重视，这方面问题很多。担保和大额采购合同也要列为管理的重点。
确定重要的合同管理部门和单位。在施工企业中，除了合同管理部门，工程承包部门、工程管理部门、机电物资部门、财务部门、印章管理部门也将在合同管理中发挥重要作用。在合同的签订和履行过程中，这些部门起着重要的作用，他们的工作质量、管理水平和工作方法都会对合同的签订和履行产生重大而深远的影响。下属施工项目部直接负责合同的履行，其意义不言而喻。
确定合同管理的重要阶段。合同的成立阶段是整个合同管理的重点，直接确立了双方的权利和义务，规定了合同履行的未来前景和预定目标，意义重大。合同签订的质量受到合同管理部门和专业部门的工作水平和决策的影响。
形成科学的管理方法
分三个阶段审核合同。评审由企业相关高层领导主持，相关部门参加，以会议形式进行。在投标阶段，合同管理部会同招标部、项目管理部、机电物资部、财务部对投标文件进行综合评审，决定是否投标，并对中标后的合同风险和难点进行分析。要防止掩盖真实情况，为中标留下隐患。形成书面材料的，应当经相关部门会签，并经相应领导批准。在合同签订阶段，合同管理部会同招标部、工程管理部、机电物资部、财务部对合同文本进行再次评审。重点是反复推敲合同文本，论证发现的问题，找出解决问题的办法。要综合衡量权利义务是否平衡；合同是否显失公平；业主是否隐瞒了与合同有关的重要事项；企业是否有能力履行合同，实现合同目的。在履约阶段，合同管理部会同项目管理部，根据单位、单位工程、节点的施工进度或工期，定期或不定期对工程进行评审，及时发现和纠正存在的问题，确保施工合同的全面履行。
建立评审大纲。为了使评价工作有章可循，确保评价工作科学细致，不因工作疏漏而影响评价效果，企业应建立合同评价大纲。将有关规定和要求列为大纲标准，用标准衡量各阶段合同的内容。不符合标准的，审核不通过，不签合同，确保合同始终处于受控状态。评审大纲作为企业内部的强制性文件，必须经过企业的严格审批，以保证其刚性、可操作性和稳定性。
审查大纲分为三个部分:第一部分是否决条款。合同内容包括国家禁止性规定、无效合同、企业策略、企业内部相关禁止性规定等。，共同构成相应的条款来衡量合同的内容。不符合前述内容者，不能通过评审。第二部分以合同内容为对象，将企业的有关技术经济指标、惯例、有关规定等列为条款规定，以保证合同内容在一定程度上满足企业的需要和利益。如期限、质量、结算方式、奖罚金额等。这部分关系到企业在市场上的竞争力和业主的谈判结果。由于合同标的不同，这部分大纲会有多个版本，关系到企业的经营，所以经常处于调整状态。第三部分是企业出于市场运作的需要而制作或其他的内容。第一部分的内容一般不允许调整；第二部分的变更需经企业相关程序批准；第三部分每次都是认可的。复习时要建立和使用统一规范的表格文件。在评审过程中，要对每一项逐一进行评审，得出全面客观的结论，并对评审结果负责。
绩效阶段的监督与审计。有必要建立一个内部监督和审计制度来履行合同。审核主要由合同管理部进行，项目管理部等参与。，组成内部审计小组，监督和审计合同的履行情况。内审组应根据合同的履行情况、履行中的难点、重点和存在的一些问题，以及业主的投诉，进行定期或不定期的审核。审计时可以列一个有针对性的审计大纲，可以先发给被审计单位，也可以直接用于现场审计。你可以把审核提纲以问卷的形式发给总单位，总单位会按要求回答，然后拿回去检查有没有问题。审计过程中发现的问题，应提交被审计单位限期整改。对可能导致企业违约的建设项目，向企业决策层提交书面报告。
合同管理部任务
全面掌握企业合同管理现状。建立合同台账，要求各部门和下属单位以报表形式报告合同的签订和履行情况以及履行结果。合同管理部门应通过合同报表、合同评审、合同履行等方式广泛收集真实可靠的合同信息，并有针对性地开展工作。
牢牢抓住关键合同。一些目标大、难度大、风险大的合同必须得到有效控制。划分风险等级，方便合同的日常管理。根据业主信誉、工程难度、外部环境、企业施工能力和经验、工程进度、施工成本等。，合同风险等级被划分。可分为:正常、一定风险、高风险。风险的处理仍然可以分为:环境因素、所有者因素和现有因素；可以履行的合同，不能履行的合同，不需要继续履行的合同等等。对于正常的合同，不需要特别注意；对具有一定风险的合同应给予足够的重视；密切关注高风险合同。合同管理部应建立施工项目合同风险清单和合同风险因素清单。合同风险是不断变化的，因此合同风险管理也在不断调整。
建立严格完整的工作程序。从过程上对合同的签订和履行进行有序控制。确保合同的签订必须通过审核。合同签订前，必须经合同管理部及相关部门签字确认，然后办理领导签批手续，最后办理印刷等授权手续。建立责任制，防止工作失控或走过场。
协调专业部门和下属单位。合同管理部门只是企业中的一个部门，做好合同管理工作离不开相关部门的支持。特别是对于合同的审查和审核，合同管理部门必须求助于专业部门来解决和论证合同中的专业问题。建立施工项目部收集和保留合同证据制度，需要通过合同监督员反馈合同履行过程中的各种情况。
指导项目的合同管理。合同签订后，合同管理部应指导项目经理认真学习合同，并进行解释、培训和考核。对于业主和监理单位在施工过程中提出的变更和合同外的工程内容，有关人员必须要求办理合同规定的手续。施工中出现的其他问题，对企业有利的，应按规定方式记录、签字、赔偿。同时，要防止和纠正本企业合同管理中的系统性、区域性问题，使整个合同管理工作有效运行。