重视项目收尾踢好软件开发临门一脚

持续了一年多的软件开发项目终于要结束了。对我来说，这意味着没日没夜加班的苦日子即将结束。开发团队的成员纷纷祝贺，看到这种情况，我一脸苦笑，我就要看到胜利的曙光了。现在说这个还为时过早，还是想想如何应对黎明前的黑暗吧。如果把软件开发项目比作一盘围棋，项目的结局就是胜负的关键时刻。如果你不小心，你可能会失去一切。
充满血泪的项目收尾
众所周知，一个完整的软件项目生命周期在RUP(Rational统一过程)方法中可以分为几个过程:初始需求分析、业务建模、设计阶段、编码和测试、交付、部署和收尾阶段。在初始阶段，项目的风险损失是最小的。比如这个阶段突然切断资金来源，使项目无法继续，不得不终止，那么这个时候的损失只是需求分析阶段的投资。但是，随着项目进度风险的增加，项目的损失也会逐渐增加。在最后阶段结束时，如果出现重大风险，就会发生项目损失。严重的情况下，项目可能结局很差或者收不到结算款，这对软件开发项目是一个打击。
然而，非常遗憾的是，在软件开发项目中，项目收尾过程和工作往往被大家所忽略。有时候是因为项目任务重，开发团队忙着努力按时完成任务，或者有一大堆问题急需解决，有时候是项目经理根本就忽略了工作。所以，到了项目结束的时候，大家可能都有一大堆牢骚要说，其中的血泪史更是数不胜数。比如，任何人可能都经历过这样的情况，项目“接近”尾声，突然陷入困境，以为“该做的”都做了，客户却不断提出新的要求，最后拿起合同看一看。哦，我的上帝，不仅是许多细节缺失，而且可能在主要要求方面也有不足之处。如果客户要一个一个的检查合同，这个项目根本就不能接受。
准确定义软件开发项目收尾
根据PMI(美国项目管理学会)的概念，项目收尾包括:项目范围再确认和质量验收，也就是说在项目验收前重新检查工作成果，检查每个工作范围是否完成或完成到什么程度。如果是外部开发项目，还有成本结算，比如核算从项目开始到项目结束全过程所支付的所有费用，编制项目决算的过程。最后就是合同的解除，比如各种合同文件的整理归档。
简单来说，软件开发收尾一般分为合同收尾和管理收尾。关闭合同就是抢合同，与客户(无论是内部的还是外部的)逐一核对，合同的所有要求是否都已履行，项目是否可以关闭，也就是通常所说的项目验收。管理整理是指对开发期间的所有项目文档进行整理和归档的过程，比如收集需求分析文档、编码文档、测试文档、会议纪要，当然还有阶段性的总结报告。
(1)合同收尾
合同收尾是开发合同的订立和账目的结清，包括所有未了事项的结清。关闭合同需要对整个项目开发过程进行系统的审查，以了解合同中签署的项目是否完成了任务。根据经验分析，软件开发项目就像很多工程项目的收尾一样，合同收尾是最容易出现问题的。就像经常提到的80/20理论，认为项目80%的工作已经完成，需要80%的计划时间。因此，剩余20%的收尾工作将花费80%的计划时间来完成。
因此，合同终止往往是软件开发经理最头疼的事情。理想情况下，既要让客户和用户对软件满意，又要让公司顺利收到项目资金，这样才能创造一个“双赢”的局面。然而，在现实中，软件开发项目中存在许多固有的不确定因素，例如，软件功能需求人员在不清楚项目具体细节和难度的情况下承诺的东西是一个泥潭，以及用户需求不明确导致的不断变化的需求。
(2)管理收尾
管理收尾是指项目验收正式化的项目资料的移交和归档。包括具体的开发记录、功能需求对照表、测试记录、项目进度报告等。因此，管理收尾做得好不好，对降低项目的失败率意义重大。比如有改进的建议，这样的问题分析总结的越多，信息就越丰富，就能更好的防范项目风险。同时，管理收尾也是收集、整理和保存项目记录的时间。在项目即将完成的时候，项目成员手上还保留着工作记录，收集起来非常容易。时间长了，有的项目成员可能去了别的项目组，有的可能走了，那可能就来不及收集了，有的记录可能永远找不到了。
为什么完成项目总是这么难？
一直有一个怪圈。一个项目到最后阶段看起来很容易，但是真的要把尾巴收起来。到了可以改进的阶段，总会面临一大堆问题，一拖再拖。我们在软件开发项目中经常不止一次听到，很多项目在合同的最后都有很大的漏洞。
(1)没有明确的项目收尾负责人
在我经历的两个项目中，都设立了项目收尾主管负责收尾，可见项目收尾的难度。由于整理工作的繁杂性和复杂性，如果没有指定专人负责整理，项目文件就无法及时整理、验收和归档。而且没有专人结合合同条款拟定收尾方案，也不能保证完全解决合同的要求。总而言之，如果不重视项目的收尾工作，就因为只有几件事没做好而不能接合同，最后的货款收不到，这对软件开发来说是件大事。
(2)开发计划前松后紧
众多项目前期显得“井然有序”，前期安排得很好。成员可以花很多时间讨论，写文件，很多管理收尾工作，比如应该提前做好的文件，其实都没有做好。到了后期时间紧张的时候，我们发现根本没有时间整理文档。由于后期时间比较紧，为了赶工作，除了不断加班之外，还被迫删除了一些东西。也许采用了“临时”方案，删除可能是可行的，但“临时”方案几乎肯定会导致更大的人力浪费和混乱。这类问题是由于前期安排松散，假设过于乐观，低估工作量造成的，往往会导致项目结束时事不关己。
(3)没有规范的管理收尾制度
项目的收尾工作琐碎重复，需要制定规范的收尾制度。项目收尾制度必须严格无情，确保收集到的信息、数据、文件能够及时收集。收尾管理是一个项目经理经常忽略的过程。其实合同清理的时候如果找不到相关文件，还是要找项目经理的茬。所以项目收尾的规范化很重要，这也是未来系统运维的需要，不能总是靠项目组成员的自觉来保证。因此，非常有必要确保重要信息不会从系统中丢失，并且管理结束的所有活动不会延迟到项目完成。
项目成功收尾的步骤
在项目接近尾声的时候，项目负责人不仅要逐项检查合同收尾，还要重点关注以下收尾细节，为以后的项目验收打下坚实的基础。否则，你会后悔的。
(1)任何负责软件开发，强调计划的人
都知道，项目的开始和结束是最难的，尤其是项目的结束。复杂是一项艰苦的工作，人心在临近终点时浮动。因为和客户的关系涉及到最后的结算，纠纷很多，矛盾日益突出。在这种情况下，项目经理对收尾工作的重视和大力支持是极其重要的，因此必须指定专人负责收尾工作。此人直接向项目经理负责，辅以熟悉项目情况的人员，组成精干的交接验收和资料归档小组，开展以验收归档为重点的最终工作。
同时，要特别强调最后的计划。负责关闭的人员可以根据实际情况和合同条款拟定计划。为保证计划的实施，要有例会制度，各方要定期回顾进展情况，及时解决存在的问题。总之，充分的准备就是要有自我实现的意识，所有的问题都要在接受之前解决。当验收是真的，只是个形式，签字就行了。所以一定要重视并做好项目的收尾工作，千万不要把它当成一件可有可无的事情。
(二)收尾阶段需求变更的处理方法
项目即将收尾，用户的需求还在变化，怎么办？如果允许用户的需求一直变化，项目验收就遥遥无期了。所以要主动取得用户的理解，说明不合理的地方，争取谈判和发展的主动权。不能盲目答应用户的无理要求，否则很可能会陷入反复修改的泥潭。可以尽量和用户沟通，尝试把一些功能放到下一个版本中实现。
(3)公司领导大力支持，为顺利收尾保驾护航
一个软件项目的收尾是一项复杂的工作，项目经理是关键人物。成功的软件项目收尾应该是验收合格，资金回收顺利，客户关系良好。因此，收尾的成功需要项目经理机智地协调收尾工作中各角色之间的关系，但由于项目开发活动只是整个生态环境的一部分，对项目的许多影响因素是项目经理无法控制的。因此，在很多场合，如客户的收款、合同结束谈判、客户关系危机等，都需要开发商公司高层领导的支持和参与。在公司领导高度重视的环境下，收尾工作会更加出色和顺利。
(4)强调并建立管理收尾的制度化
最后，要建立制度化的管理收尾。一般建议在管理结束时提前做好项目记录的归档清单，包括项目各阶段需要收集、整理和保管的工作记录，由谁提供，何时提供，文件记录的格式和要求等。并告知相关项目成员，除了完成项目工作外，及时向项目经理提供准确的工作记录也是一项非常重要的工作。只有这样，才能真正为项目收尾画上圆满的句号。