咨询工程师：关注ERP项目中的隐含成本

实施ERP是一个惊人的工程，投资之大足以让最冷静的CFO都有点慌。在ERP开始产生效益之前，财务经理要考虑咨询、返工、集成测试以及软件成本预算之外的一长串其他费用。低估在新工作流程中培训员工的成本；没有考虑数据库集成的需要；忽略需要额外的软件来复制旧的报告格式；与其他信息系统的实施不同，预算和计划中的疏忽可能导致实施ERP的成本急剧上升，甚至失控。
毫无疑问，不同的公司在做预算时有不同的困难。实施了ERP(也称为企业资源管理软件，ERM)的公司也有同样的经历，经常低估或错过一些成本。根据业内有经验人士的观点，以下五个方面最容易导致预算超支。
1。接受过培训并实施过ERP的人都认为培训费用是最难控制的预算项目。
一般来说，这些人并不是完全忽略培训费用，而是倾向于低估培训费用。同样积极同意引入SAP R/3系统的Elf Atochem北美副总裁兼Robert M . Rubin提出了一个估算ERP培训成本的不变法则:“即使你坚持我的法则，在SAP系统上花费的培训成本和时间仍然会远远超出你的预期。考试咨询工程师
“培训成本之所以高，是因为几乎每个员工除了学习软件界面，还要学习一个全新的流程。以孟山都工厂装货码头负责接收原材料的一名员工为例。Cissell说，“在SAP系统中，员工现在已经变成了会计。”因为这个员工直接把新的存货锁进一个活系统，任何一个错误都会立刻影响到账本。一旦每个受理员工都接入了系统，工厂里的数据核对员就不能像以前那样简单的批量核对数据了；如果有必要，现在他们必须能够找出每个数据条目的来源，以证明其正确性，各级员工必须承担不同的责任。Cissell说，“ERP的技术实现并不多，软件安装也不是很难，虽然需要大量的工作。然而，它迫使你在管理方面做出许多改变。”这一管理变革的费用包括在培训费用预算中。
当需要减少开支时，人们往往第一个减少培训费用，这是一个错误。Gartner商业应用软件研究部门负责人克里斯·琼斯(Chris jones)表示，一次成功的培训的成本至少应占项目总预算的10%和15%。那些克扣培训成本的公司将来会付出更高的成本。考试咨询工程师
不能也不应该回避培训成本，但还是有办法控制其成本的。Curwood Group是一家生产快餐、奶酪、蜜饯和其他易于包装的产品的包装纸的公司。公司通过“培训培训师”的方式，让当地员工负责为公司14个生产网点的员工培训ERP软件。每个网点的培训师负责评估各自的培训需求，并通过与员工的实际操作提供指导。通过安全管理，他们做双重工作，并有权使用ERP软件。按照Curwood公司MIS主管Carlo Monssen的说法，对Marshall software来说，这是一项相对容易的任务。
二。集成和测试
负责孟山都公司SAP实施的IT主管Gary Banks说:“SAP系统很复杂，它们工作得很好，但很难与之接口。”测试ERP与公司其他软件的连接，必须基于几个案例。公司在做成本预算时，往往会遗漏测试连接的费用。孟山都公司有专门的物流、税务、生产计划、条形码等附加软件。银行表示，将这些软件与ERP连接的时间和费用超出了最初的预算。考试咨询工程师
一般来说，不要想着修改ERP产品的核心代码，除非用户认为修改软件匹配某个关键的业务流程会产生很大的具体经济效益；否则，一旦程序修改开始，集成、测试和维护系统的成本将是巨大的。
从面向流程的角度来看，测试ERP集成是很有必要的。经验建议，测试时，不要使用虚拟数据输入系统，然后让数据通过一个个程序；运行一个真实的采购订单并从订单中输入。一个完整的“订单-现金”流程贯穿整个系统，直到收到付款，这个过程涉及到未来从事这些工作的员工。
三。数据转换
将公司的信息从原系统转换到ERP系统需要花费大量的资金，包括客户和供应商记录、产品设计数据等。事实上，原系统中的大部分数据都存在这样或那样的问题，但公司很难接受这个事实，就像父母很难承认自己的儿子是个傻瓜一样。大多数公司不得不等到他们必须将他们的数据转换到ER P软件包要求的新客房服务器上，才承认他们的数据确实有许多缺陷。因此，数据转换成本可能被低估了。但是，即使是干净的数据也必须进行检查，以符合ERP实施流程中所需的流程校正。伟大的考试咨询工程师
比如Elf Atochem公司的Rubin说，“我们做了大量的工作，把原来系统的数据转换到SAP系统。”公司抓住了ERP数据转换的机会，不仅根除了数据录入不一致的现象(例如，名为E I DuPont de Nemours的房间可能被记录为杜邦、杜邦等。，从而导致同一个客户被误认为几个客户)，还借此机会添加了新的数据字段，从而使系统运行更加有效。现在，E lf Atochem的员工可以告诉客户他们的货物何时到达，而不仅仅是产品何时发货。在这个数据转换过程中，Elf Atochem公司增加了“路线决策记录”，可以给出每个客户的“点对点”配送时间。
Elf ATO chem公司跨职能项目实施团队亲自填写了客户资料中的空空格。虽然该公司没有透露它的成本，但鲁宾说这项工作花费了大量的时间和人力，显然也花了很多钱。另一种方法是从出售数据转换程序的公司购买程序。这个工具据说可以转换成不透露花了多少钱，但是鲁宾说这项工作花费了大量的时间和人力，显然也花了很多钱。另一种方法是从出售数据转换程序的公司购买程序。这个工具据说可以平均降低75%的转化成本。
四。数据分析
Meta集团交付战略应用部副总裁Barry Wilderman说，在ERP软件中你可以做任何你想做的分析，这是一种误解。在分析的时候，往往需要将ERP系统产生的数据和其他系统产生的数据结合起来。分析需求重的用户在做ERP预算时要考虑数据仓库的建设成本，要知道要让它顺利运行需要做大量的工作。威尔德曼说，用户实际上处于一个困难的境地:在一个大公司中，由于数据仓库庞大，每天更新数据仓库中的所有ERP数据是非常困难的，ERP系统不善于区分每天需要更改哪些信息，这导致很难选择数据仓库进行更新。一种解决方案是让用户自己编程，但这也很昂贵。因此，明智的人会在确定预算之前控制所有的数据分析需求。
五、慎重聘用你的顾问
众所周知，ERP咨询也是一笔非常大的开支。咨询费用和培训费用一样，很难控制。为了避免SAP高昂的咨询费用，选择知名度不高的ERP软件并不明智。Curwood公司选择了一家名为Ramco的软件开发商的ERP系统。马歇尔和蒙森说，拉姆科公司的产品比SA P更简单，它需要更少的专门员工来实现它们。但是，Curwood公司必须同时更换主机，它需要特殊的客户机-服务器技术。这方面的咨询费用与引入更复杂的ERP系统一样紧迫和昂贵。考试咨询工程师
当用户没有在合同中注明解聘条款时，咨询费可能超支。为了避免这样的后果，威尔德曼建议，在培训内部员工时，公司应该明确规定其咨询公司应该达到的目标。并将咨询结果的检验条款纳入咨询合同。比如规定公司有多少员工和用户要通过项目管理领导水平测试。考试咨询工程师
虽然以上五项成本是ERP预算经理最头疼的问题，但是ERP实施过程中隐含的成本并不仅限于这些。为了避免被意外开支压垮，有经验的人建议组织跨职能小组来确定实施中的成本。团队成员应该包括顾问、高级管理人员和每天接触ERP系统的最终用户，因为较低层的员工会提供高级管理人员可能会忽略的详细信息。鲁宾表示，Elf Atochem的团队包括一线员工和IT员工。
Coxs，首席财务官(CFO )Coxs Elf Atochem公司，ERP顾问和咨询顾问，参加了其中一个小组，并派其他财务人员参加其他小组，帮助列出财务流程变更的相关成本。这四个小组系统地反复检查了他们的假设和计算，以确保在预算过程中没有遗漏任何项目。1994年，当Elf Atochem公司开始实施SAP项目时，使用了这种方法，最终的预算比顾问最初建议的要小。现在Elf ATO chem 80%的工作都是在R/ 3系统上完成的。鲁宾表示，该公司已经实现了成本和时间目标。