秘书模拟题：《办公室管理》样题(答案)

《办公室管理》样题
样题
日期：1999年评估样题
允许时间：1.5小时（包括10分钟的阅读和准备时间）
考生说明：要确保在每一张要求你产生的打印输出的纸上写有你的名字、中心号码和考号。
在每一份作业中要确保贯彻每一项说明。
在考试结束时将你所有的作业交给考官。
计算器、日历、英语和母语的字典、辞典、参考书、拼写检查器和中心准备的厂商的手册可以在完成任务时使用。
全部试题所允许的时间：1.5小时（包括10分钟的阅读和准备时间）
下列指导或许能帮助学生在作业中成功：
1．确保在进入考场之前有若干支可用的黑色或蓝色的钢笔或圆珠笔（不能是红色或淡蓝色的），并且还要有一个柔软的橡皮、铅笔和尺子。
2．在10分钟的阅读和准备时间里做简单的笔记。考试用纸由中心准备。
3．认真阅读场景和考题说明。清楚地判断学生是按要求去做的，并决定写出答案的恰当的方式——除非已经在考题中指定了使用的方法。
4．在信件和备忘录等中要使用标准化的商业惯例和格式并将今天的日期嵌入其中，除非另有说明。
5．辅导老师将给学生提供起草用的绘图纸、普通的白纸、备忘录表格以及在需要的时候提供合适的印有公司名称的信纸或用于检索的模板。如果学生用的是一个文字处理软件，它将提供需要检索模板的信息。
6．如果学生使用一个文字处理程序，请他将每一道考题保存为一个单独的文件。辅导老师将解释打印任务。
7．学生可以用笔写、打字机或文字处理程序来完成考试。
8．如果用笔写，请用黑色或蓝色圆珠笔或墨水书写清楚。红色的墨水或圆珠笔严禁使用。淡蓝色圆珠笔或墨水容易模糊不清，如果学生的答题不可阅读，将使自己处于不利的地位。
9．如果学生用的是打字机，可以用手头可以利用的存储设施，但是要清除所有内容。
10．要确保在学生将答案以试题的顺序整理之前，包括说明纸和任何中心准备的指南的整理，已将你的名字、中心号码和试题号码写在每一页的右上角。
11．没有完成的试题可以附在已完成的试题的背面，并注明“未完成试题”。
在把作业交上去评估之前，要求学生检查一下，是否遵循了所有的要求：
△将名字、中心号码和作业号码已写在每一页的右上角；
△将资料以作业的顺序整理好，包括说明页和任何中心准备的指南；
△将任何没有完成的作业，标明“未完成作业”粘贴在完成的作业的后面；
△将信件、备忘录和电子邮件注明了今天的日期——除非另有说明；
△在恰当的地方使用了印有公司名称的信笺、备忘录、表格或模板；
△使用了标准化的商用格式和惯例；
△检查、再检查并且整洁地更正任何错误。
（1）样卷
允许的时间：（见前面说明）
（2）场景
你在发送部门充任下级办公室人员的角色，执行着很多基础的却是非常重要的办公室任务。
你的主管（罗丝·格林）总是在寻找更有效的办公室日常工作流程的方法。她也负责对客户的不满作出解答。今天她给你留下了下列任务要你完成：
试题1
桑德拉：一些不能被弯曲的易碎的包裹已经以一种不可用的状态发送到了我们的客户手里。在我与包裹投送部门联系之前，我需要知道你准备包裹发送的时候使用的流程。
顺便说一下，我也希望你能够告诉我，你在发送室最常使用的三个健康和安全惯例。
试题2
你和所有其他的下级行政管理人员已经收到了来自你们的主管罗丝·格林的下列的备忘录：
备忘录
发送至所有下级行政管理人员
来自罗丝·格林
日期（今天的日期）
有效的办公程序
我很焦虑地发现在过去的几个星期里外部电话剧增，并且影印件的质量也变得越来越糟糕。
本着使这种状况好转的目的，我发现当打外部电话及使用影印机的时候，用一张A4的纸来简单记录或逐条记录这个过程是很有用处的。请确保你的名字和部门，在这张纸的右上角写明。
（3）样题答案
试题1（第一部分）
当准备包裹去投送的时候要用的程序和考虑的问题
1．当我准备包裹投送的时候，我要确保他们已被包起来并很安全地封缄起来，这样里面的东西就不会遭到损坏了。
2．如果物件是容易折断的，我会把它们包在纸板盒里并在它们的四周围上薄的包装纸或泡沫垫板。如果盒子里超过一个物件，我会在它们之间放置隔板以避免它们之间的相互损坏。接着，我会沿着边缝用胶带把盒子封起来并在盒子上标注上“易碎物品——仔细拿放”。
3．如果物品易于折断而损坏，我会把它们包在一个坚硬容器里并在包裹上标明“勿折”。
4．英国邮政部的宣传单‘如何做好包装工作’给了我很好的启示。
（4）样题答案
试题1（第二部分）
在发送室所用的三个健康和安全惯例
在发送室我有下列的三个健康和安全程序：
1．为了避免我自己或其他人员发生什么意外，我要确保地板干干净净没有丝毫纸屑和线头、包装材料，以及用于发送的包裹。
2．我只用有保险板的裁纸刀和碎纸机。
3．我只拿起和搬运我能轻松对付的包裹，并且总是弯下我的膝盖（从来都不是我背），即使是拿很轻的东西。
（5）样题答案
试题2（第一部分）
打外部电话
当打外部电话时，我使用下列的程序：
1．我通过把所有要讲的要点提前写在单子上进行计划，并且在我拨号之前把所有需要的文件都拿在手头上。
2．在我拨号之前要问的问题已经准备好了。
3．我尽力对我要打的电话设置一个时间限制，但是我要保证当我努力要结束谈话时我并不显得粗鲁。
4．在电话结束的时候，我做要点记录和总结这次通话，以便于对我在电话中所说的有一个记录。
5．在电话结束的时候，我记录下日期、时间和联系人姓名。
（6）样题答案
试题2（第二部分）
在影印时使用的程序
当使用影印机时，玻璃是干净而没有灰尘的。如果不是这样，我会用一块非棉绒的布来轻轻地擦拭它，否则影印件会有轻微的斑点。
因为影印机的玻璃表面是很敏感的，我总是会把U形钉和回形针从文件上取下来，因为这些东西会刮伤和损坏玻璃，这也会导致成为低质量的影印件。
给分标准
试题1（第一部分40分）
在准备发送包裹时所用的流程和考虑的要点
好的工作实践
向外发出邮件的工作流程和包裹的包装
应试者的应答应该与下列中的六个答案相符
总的来说
包装并安全封口以便于里面的东西不会受到损坏…………………………………5分
用邮电部的宣传品或邮电部的指南作为指导………………………………………5分
对于易碎的物品
用硬纸板盒子…………………………………………………………………………5分
在物品的周围用包装纸或者泡沫垫板………………………………………………5分
如果盒子里超过一件物品，要在它们之间放置隔板以防止损坏…………………5分
用胶带沿着边缝将盒子封起来………………………………………………………5分
对于易折断的物品
把其装在比较坚硬的容器里面………………………………………………………5分
在包裹上注明“勿折”………………………………………………………………5分
试题1（第二部分45分）
在发送室使用的健康和安全惯例
对潜在危险的认识
发送室程序
应试的答案应该与下列要点中的四个相符合
地板保持清洁，没有任何纸屑、线头、包装材料和准备发送的包裹……………5分
桌面保持整洁，剪刀在抽屉里，没有悬挂的线头…………………………………5分
桌面的周围区域保持清洁……………………………………………………………5分
椅子在不用的时候应该放在桌子的下面……………………………………………5分
大衣挂在提供的钩子上………………………………………………………………5分
包要很整齐的放在桌子一端的下面…………………………………………………5分
潮湿的伞应在远离墙壁电源插座处放置……………………………………………5分
裁纸刀和碎纸机要在有安全板的时候才能使用…………………………………5分
要膝盖弯曲拿起包裹，即使很容易拿起来的……………………………………5分
试题2（两部分共50分）
第一部分35分
打电话的程序，计划所打电话，记录信息
要像要求的那样在试题上留有应试者的名字和发送部门………………………5分
程序
提前计划每一个电话………………………………………………………………3分
考虑客户的需要……………………………………………………………………3分
考虑需要什么样的信息……………………………………………………………3分
在打电话之前要列出来所有要涵盖的要点………………………………………3分
在打电话之前手头要持有所有必需的文件………………………………………3分
计划要问的问题……………………………………………………………………3分
对电话要设置一个时间限制………………………………………………………3分
在电话结束的时候做笔记和总结…………………………………………………3分
记录下日期、时间和联系人………………………………………………………3分
上面所没有提到的任何合理的应答………………………………………………3分
（比如取得使用电话的允许使用电话簿来记录信息在主管的工作日志上记下通话细节）
第二部分（15分）
机器使用的程序，简单的维护，影印件
检查玻璃板是否干净没有灰尘……………………………………………………5分
如果玻璃板上有灰尘，要用一块非棉绒的布轻轻擦拭干净
——以避免影印件上的微斑………………………………………………………5分
U形钉和回形针要从文件上取下来，以避免对玻璃板的刮擦的损坏
——以免产生质量差的影印件……………………………………………………5分