秘书资格考试资格认定：工作场所的安排

具体目标和要求
　　如何进行办公室设计（适合三级）。
　　工作区域和布局（适合二、三级）。
　　如何组织办公桌面（适合二、三级）。
　　（1）工作场所的布局
　　★ 按部门或职能组织布局
　　在按部门组织工作场所的布局时，应遵循某些原则：
　　☆ 与公众接触频繁的部门应位于靠近控制区的地方，或者直接通向走廊，以减少穿过公开工作区的次数。比如人事部门和采购部门经常与外界接触，应靠近接待区。
　　☆ 业务部门，比如销售部门应靠近行政管理区，而审计部门则可以位于离行政区较远的地方。
　　尽管计算机和其他办公自动化的处理方法已经使组织机构的模式发生了许多变化，但具有专门职能的基本组织单位仍然是部门。常规的部门设计多具有分隔性的特点，有时把工作分区组或用墙壁隔开。对这种设计风格持批评态度的人认为：这种设计妨碍了工作的相互联系，也阻碍了部门间工作运行的进程。为了克服所批评的这种按部门组织而已的不足之处，便产生了开放式布局的构思。
　　★ 开放式布局
　　☆ 开放式布局的特点：
　　* 在这种布局里没有私人办公室。工作空间的位置通过安排可活动的物件来确定，比如办公桌椅、活动屏风、档案架、活的植物等，而不改变固定的设施，比如光照装置、暖气管道、隔墙或地面覆盖物等。
　　* 每次进行工作间布局规划时并不考虑窗户或其他常规结构的限制，而是以信息流和工作运转的自然路线所形成的不统一的款式来安排的。
　　* 工作人员的地位更多地是由分配给他们的任务、而不是由他们的位置来确定的，比如较高级的行政人员可以有较大的办公场所及不同颜色、不同形状的办公桌，但除此之外，就几乎没有可以看得见的等级标志了。
　　☆ 开放式布局的优点：
　　开放式设计的种种特点为各组织机构带来许多好处，所有这些好处都有助于降低成本、提高工作效率。
　　* 能源成本的降低。由于减少了办公室之间的墙壁，更有效地安装照明设备便成为可能，因此只需不到原来的20％的装备就可以向一定的区域提供照明。另外据估计，属于开放式设计一部分的光照系统大约能减少能源消耗40％。
　　* 建筑成本的降低。使用开放式设计，可使建筑成本节约50％之多。家具和设备成本增加时，成本差额缩小了，这是因为开放设计的家具和部件比传统办公室的家具和设备成本高一些。但另一方面，开放式设计提供了较大的灵活性，办公室重新布局的成本较低。
　　* 开放式的办公室中，空间利用率，大于常规的一排排格子式的设计中的可用面积。在美化布局的办公室中，场地利用率高达80％-90％。
　　* 办公场所使用面积需求量的减少。由于开放式设计要求的使用面积较少，使用地面的总平方英尺数可减少20％—30％，而且单位面积的租用成本大大少于传统的固定墙壁的办公室。比如：通过使用可利用的空间进行储存的工作间，开放式设计减少了每个工作间需要的总使用面积，同时也为各个工作间提供了更有效的工作区域。
　　* 重新布局的灵活性。如果按照新设计方案对各办公室进行重新布局的成本，比有固定隔墙的办公室进行重新布局的成本可下降很多。
　　* 排除交流的心理障碍。员工对他们工作场所的感觉如何直接影响到其工作效率的发挥。所以说员工对工作场所的感觉如何也就成了开放式设计的办公室成功与否的标志之一。拆掉了办公室的墙壁，管理者和员工之间交流的障碍减少了，管理者也同样可以有更多的机会和员工接触，有更多的机会观察员工之间的相互影响，有利于管理工作的进行。
　　☆ 开放式布局的弊端：
　　* 缺乏单独办公的机会。经理、管理员和机关雇员抱怨开放式设计剥夺了他们单独办公的权利，特别是在他们处理个人事务时。此外由于不再有私人办公室，某些经理和管理员感到降低了身份和地位。甚至有些工作人员说，在一个这么大的区域里跟这么多的人在一起工作，容易集中精力；另一些人则说，在这样的环境下很难进行机密性工作。而且工作人员感到他们总是处于某人的监控之下。基于诸如此类的议论，某些公司便以从地面一直到天花板的隔板代替原来较低的、可活动的嵌板，这样就创造出了一种完全封闭的、可活动的房间。
　　* 噪音太大。办公室工作人员们对高噪音提出*，是因为隔壁工作人员的谈话声、机器设备声、特别是复印机工作时的喧闹声以及电话铃声。公司因此采用了包括安装隔音的天花板、隔板等在内的许多控制噪音的方法。
　　* 开放式办公体系设计粗糙。某些公司在从传统的固定隔间的办公室转换成开放式设计的时候，没有细致地设计他们的办公场所，如建立了太多的排列得乱七八糟的、隔断工作人员之间的交往和必须谈话时用的小格子。现在很多公司意识到：开放式设计对于某些行政部门，比如对于法律部门和会计部门来说不能有效地进行工作，因为这些部门要求高度保密和集中。
　　（2）办公室和办公桌的布置和摆设
　　告诉你的秘书朋友，为了完成上司交给的各项工作，并领会他们对于办公室整体布置的要求，秘书的办公桌和办公室的安排非常重要。工作习惯及所营造的办公室环境将显示出一个人所属于的类型。当然也可以按照自己的性格来安排工作环境，但是如果认真考虑了办公桌的摆设、工作柜的排列、办公室的清洁及房间管理的责任，无疑将会提高自己在别人心目中的地位，为自己工作的开展创造出一个良好的人际关系氛围。
★ 办公室的直接工作空间
　　秘书的直接工作空间，即是各种办公设备的布置。这个直接工作空间是由其本人亲自布置的。布置时要使自己感觉舒适，这样可以提高你的工作效率。直接工作空间主要包括办公桌、椅子、书架、文具、书籍等等。放置这些设备或物品的时候，要考虑本人的工作需求、效率以及老板的工作习惯和他对办公室环境的希望。
　　★ 办公桌：
　　办公桌大小要适中，以足够放置常用的办公用品，并有空余的位置进行工作。要排放好办公桌上的东西，将最常用的物品，如电话、文具盒、便笺等，放在不必起身就可以伸手拿到的地方，离办公桌不远的地方则可放置常用的参考书和文件盒。办公桌上应尽可能少放东西，桌上所放的东西应以够用为度。办公桌的抽屉里，可以排列有序地放好信封、公文纸、订书机、复写纸、胶水、涂改液等。
　　☆ 办公椅：
　　办公椅应有靠背，坐得舒适。用旋转椅可以调节方位，既方便工作，也可以延缓疲劳的过程。
　　☆ 照明：
　　办公时，合适的光线十分重要，亮度不足容易引起眼睛疲劳、头疼、困乏甚至出错。特别是在做校对等精细的工作时，足够的亮度更加重要。自然采光最为理想。用手写字时，亮光应来自左方；打字时，光线应来自两边。
　　☆ 计算机等自动化办公设备：
　　以计算机为代表的自动化办公设备，是现代办公室直接空间的重要组成部分。这些自动设备一般应有自己的独立的存放空间，与设备有关的资料和参考书等也都应放置好。如果办公室的其他人员也需要使用这些设备时，放置时既要方便他人使用，又不妨碍自己的工作。
　　★ 办公桌的布置
　　虽然你对于办公室的主体设计无法决定，但自己的办公桌完全在自己的控制之下，可以使之达到最有利于工作并给人良好印象的效果。如何布置办公桌呢?
　　下面这个方法，不可不试：坐在桌子旁，面对桌子上的东西，伸直双臂，再双手
　　合拢，然后在大约高于桌面15cm的位置画个弧形，注意手臂在运行中能覆盖的桌子面积，然后在这个范围内，可以摆放与工作有关的一切物品。办公桌和椅子及其周围都应该保持整洁，防止杂乱。可以把刻有自己姓名的牌子放在那里，或者可以放一盆花或一两件不显眼的装饰品。那么具体应该怎么做呢?
　　☆ 电话——如果电话不是装在便于使用的地方，比如习惯使用左手的人，而电话却安装在右边，这时就应该请求改变位置。
　　☆ 参考书——应该放在桌子上面或者伸手可以拿得到的抽屉里。可以购买或者制作一种能够转动的桌面，以便于在很小的空间里摆放各种各样的书。
　　☆ 办公桌表面——有可能秘书们喜欢给自己的办公桌表面盖上玻璃板或者蒙上一块塑料布，但为了眼睛的健康，办公桌表面没有反射光。
　　☆ 文具用品盒——这个用品盒可以用来存放纸张，还可以准备一个敞开的文件夹来存放需要翻译的速记资料、等待经理签署的文件、已经阅读的文件、处理完毕的计划或者其他材料。
　　☆ 办公桌的抽屉——办公桌抽屉内物品的摆放也是十分重要的。要注意：
　　因为胶带纸或其他胶质材料能把抽屉内的物件粘在一起，应妥善放置。印泥盒应该倒置放好，使印泥上层浸透墨水；通常办公桌上会有一个带锁的抽屉，可以用来存放私人物品和有保密要求的东西。还要经常收拾抽屉，及时清除没有价值的东西，以使内部井井有条。
　　在公司里，如果办公桌面收拾得十分干净整齐，取用方便，将会被很多人认为是一个善于组织的人。虽然办公桌上一无所有，但并不意味着效率高，因为这可能不便于平时的使用；但是办公桌面上乱七八糟是绝对不可能使工作高效的。所以秘书朋友一定要把自己的办公桌面收拾得井然有条，因为这既是门面，也是良好心境和工作高效率的源泉。
　　★ 办公室日常维护和办公室美化
　　☆ 办公室的日常维护：
　　* 办公室需要全面打扫的时候，应该通知管理部门的负责人，告诉他办公室需要彻底打扫；
　　* 每天下班离开办公室之前，留一张便条给清洁工人，要求他们认真打扫室内的死角，如积满灰尘的照明灯罩；
　　* 定期给电话拨盘和电话听筒的两端消毒；
　　* 装在书盒里的书必须摆放整齐，没有灰尘；
　　* 调整好百叶窗，使其保持一致的角度，还要根据百叶窗调整的情况，注意调节电灯光线；
　　* 暖气、空调、通风或音响系统等设备出现异常情况，必须立即通知有关部门或管理人员；
　　* 如果有权对办公室的布局进行安排，记住，不要和别人面对面坐，更不要和老板在一个房间里；
　　* 房间里的办公桌等物件要合乎规律地放置，不要在通向老板办公室的路上设置不便行走的障碍；
　　* 办公桌、椅子、特别是客人坐的椅子，不应该放在灯下，以免他们的脸直接对着光源。
　　☆ 办公室美化：
　　现代化的办公室布置被人们称做“办公室美化”。按照这种美化布置，办公室里没有墙壁，除了可以移动的隔板以外，是个敞开的巨大空间。各种各样高度的屏蔽隔板，能使办公室工作不受干扰。彩色的组合器具可根据需要组合成最适宜的形状。地毯和现代化装饰品，自然的或人工的植物都会产生一种令人舒适的效果。要想达到这个效果，在布置前，就必须认真研究工序情况。
　　在具有悠久历史的办公室里，许多公司都租了一些油画及工艺品，并不定期进行更换。如果除了工作需要的基本用具以外，公司没有提供其他的东西，那么色彩鲜艳的油画或工艺品将因改变单调气氛而受到欢迎。但是做任何事都要把握得适度，如粗糙的工艺美术品、杂乱的花卉摆设、由一个5岁的孩子画的图画、廉价的宣传品，都会使办公室显得粗俗不堪。