文秘情深——回忆我的秘书生涯

从1956年算起，我从事秘事工作和秘书学研究已经四十五年了。前28年担任秘书职务，做实际工作，后17年进行秘书学研究，兼做教学工作。45年光阴，在历史的长河中只是短暂的一瞬，但对人生来说，几乎占用了一生的有用时间。回顾45年的秘书生涯，觉得很有意思。
　　从“打算盘”到“拿笔杆”
　　我原系学财经的，学校毕业后，分配至县合作总社当会计，后任总帐会计、财会股长。每天与算盘、帐本打交道。一次偶然的机会，我写了一份财务工作报告，被上级财会部门批转。领导看到了，说我能写，于是决定我改行当秘书。其实，当时我连什么叫秘书也不懂，写文章更是外行。不过，那时对自己的工作没有今天的双向选择，领导决定干什么就干什么，不准讨价还价，只有服从组织决定。这样，我就丢掉算盘，拿起笔杆子，成天又和稿纸打交道，即所谓“爬格子”。
　　从财会工作改做秘书工作，这是一个大改行大转变。那时又没有专门的秘书学校或培训班，不可能接受系统的业务培训，可行的是向老秘书请教，看人家怎么工作、怎么写材料，自己照葫芦画瓢跟着学。其实，建国初期的秘书工作，无非是撰写一些文稿，管理一些行政事务，哪有现在这样复杂?但是，那时文化层次高的人不多，机关里找不到一个大学生，中专生也是凤毛麟角，我在大家眼里，是一个“大知识分子”。所以，把秘书工作交给我做，也有这层原因。记得领导交待我写一份请示报告，我写了改，改了写，先后改了十遍，跑到县政府办公室5趟，请人家指导，最后送给领导，领导看了很满意，当面还说了表扬鼓励的话。这份请示报告是我当秘书的第一件“作品”，现在看来很简单，拿起笔来半小时就能完成。但当时对我这个初出茅庐做秘书的人来说，如同老牛生小犊，费了很大的劲头。此后，我的秘书道路就这样看一步、学一步、走一步,一步一步地走下去。
专业秘书到综合秘书
　　我在县合作总社当了二年秘书，以后随着手工业联社并人工业局，复又当了几年秘书股长、科员。这些都属专业性的秘书。1965年夏，组织上调我到县委办公室当秘书。县委办的秘书是综合性的秘书。专业性秘书的特点是：业务性强，接触面小，文少事多，分工较粗。综合性秘书的特点：工作全面，接触广泛，分工较细，文多事少，文稿的数量多、质量高。从专业秘书到综合秘书，虽不是改行，但要有一个适应过程，是从熟悉某一方面工作到熟悉全面工作，是在知识上的进步与提高。
　　我开始不太适应，感到压力很大。领导上一再对我说：“调你到县委当秘书，是组织上对你的信任、重用，你感到有压力。才有促进，才肯钻研，才能提高。”当时，我分工编写情况简报，兼跟随二把手工作。领导外出，我要随从，回来后要整理汇报情况，或写调查报告；领导参加会议，我要代写讲话稿，除服务领导外，还要收集情况、信息，编写简报，每期简报编排几千字，且系铅印，从收集、编写到划版、校对，全是我一人负责，可以说，整天忙个不停，处于紧张状态。幸而当时是小青年，快乐的单身汉，精力充沛，没有家务负担，否则是应付不了的。我随从服务的县委领导，文化水平并不高，文稿的质量要求却很高。他对讲话稿的要求是：字数要多，够他谈两个小时；内容要丰富，能把涉及的情况都罗列进去；观点要新，要讲出新道道出来；时间要快，往往会前很短时间告诉你，只有两三天准备时间。所以，办公室了解他的秘书，都不愿跟他。我是刚去的新手，人地生疏，不知内情，办公室领导要我跟他，就接受了。当我碰到问题的时侯，我又不好提出重新分工，真是有苦说不出。不过，我了解他的习惯、揣摩他的性格以后，觉得他为人挺好，就是文稿达不到他的要求，只要你向他说明理由，他是能够理解你的，这一点令我感激他。经过一段时间以后，我们双方熟悉了，各自知道对方的性格，合作得很好、很愉快。
从秘书到主任
　　历史性的灾难“*”到来，县委机关瘫痪了，实行了军管。我们这些秘书先称之为“保皇派”，后又被打成“5.16”分子，押送到五七干校，关进牛棚审查。经过一年半时间的所谓审查，受的折磨与苦痛，难以用言语表述，终于不明不白地“解放”了。当时军代表认为我是审查过的对象，要控制使用，不能再到办公室工作，临时安排我到通讯报道组做报道员。这个报道组专门搞新闻报道，奉命采写“*”中涌现出来的“新人新事新经验，”可想而知，在极左路线的统治下，这些新闻能有什么好货色。不过，对我托宽写作路子很有帮助。在机关里当秘书，主要是写公文、总结、汇报、简报、讲话稿等机关文书。而报道主要写消息、言论、人物通讯、调查报告以及报告文学，这从思维方法、写作技巧、语言运用上都是一大进步，或者说是一大提高。
　　粉碎“四人帮”后，机关秩序开始整顿，我又回到办公室。这时的办公室是“两合一"，即县委、县政府的两个办公室在一起，叫革委会办公室。我在办公室的秘书组当组长。秘书组是由几名秘书组成的，专司写作，实际上是县委、县政府的写作班子。我这个组长算是牵头人，既要自己动手写，又要指挥秘书写，还要改文稿等，工作比别人多一倍，那时提倡奉献精神，毫无怨尤。凡事总有两面性，工作量多，多苦累，少睡觉，但因多改多写，也提高了写作水平。组长干了三四年，1980年底党政分开，县委、县政府各自成立了办公室，原办公室一分为二，我分到政府办公室，当主任。因为政府办公室属政府序列，主任也是政府组成人员之一，我也正二八经地当上“政府”官员。从此，我的工作领域也扩大了，不仅限于撰写文稿等机关文书，而要负责秘书部门的整个工作。
　　办公室主任不同于秘书，秘书只是分工某一项工作，如管机要的就管机要，搞信息的就搞信息，写综合文稿的就写综合文稿，分工到人，各司其职，主任要负责办公室的全面工作(县级无秘书长)，也就是整个秘书工作，所以，办公室主任这个角色并不好当。第一，要懂得工、农、兵、学、商、文、教、科、卫、体等各行业各方面的知识，知识面要相当宽，否则，就不能协助领导处理这方面的问题。第二、要参加领导活动，并为领导活动服务。这就必须了解领导工作的方式方法，以及领导行为、办事程序和规范。第三，要对各种文稿进行“把关”，机关里所有文件，均要经主任修改定稿送呈领导签发，或主任直接签发，办公室主任是文件的总出口，责任至关重大。第四，要领导机关的整个秘书工作，包括文稿撰写、文书处理、机要保密、信息收集、档案管理、信访接待、函电往来、通讯联络、安全保卫、行政事务等各项工作，对所有人员要因人分工、工作有序，做到正常运转。第五，要管理好机关的工作秩序和工作环境，使机关工作制度化、规范化、高效运行。第六．要协调好各部门之间的关系，处理、调解方方面面的矛盾。此外，有些临时性的办公室、领导小组等机构，如征兵办公室、人口普查办公室、“三大”检查办公室等，往往设在办公室，由主任牵头，也是为了便于开展工作。我当办公室主任期间．先后兼任11个临时机构的负责人，有的还要坐地办公，到任务完成后才能结束，花费了我很多的时间和精力，当然也学到了许多东西。
从“官员”到学者
　　“官员”与学者，两者之间没有必然的联系。“官员”不一定是学者，学者也不一定是“官员”。至于我走上学者的道路，纯属偶然的因素。因为我既无做学问的基本条件，又没有搞学术研究的环境，根本不曾想到在人生的道路上会成为一名学者。那是1985年，市里办部队转业干部培训班，不知是何人的推荐，请我讲机关公文写作。因为这批干部即将分到机关工作。迫切需要懂得公文写作知识，以适应机关工作的要求。人家慕名而请，我不便推辞，只好将任务接受下来，在准备讲稿时。因*“四人帮”后，出版社尚未来得及出版有关公文、应用文写作方面的书籍，找不到参考资料，只能凭自已掌握的知识写，把过去写过的东西，包括写作经验、正反事例都罗列进去，整理了一份讲义。哪知讲过后，大家听了很感兴趣。听的人高兴，讲的人就更有劲了。以后每办一次培训班，都请我去讲几课，有个职业学校听说我会讲应用文写作，也来请我去讲课，就这样，讲一次课，修改一次讲稿，补充一次内容。越讲越熟练，讲稿越完善，讲课的水平也在不断提高。后来，市里举办了乡镇文秘人员培训班，又请我讲秘书课。我说，秘书工作虽做了多年，但秘书课没有讲过，只会做不会说。人家说。你怎么做的就怎么讲，把你做的都讲出来就够了。盛情难却，恭敬不如从命，只有承担下来，我做秘书，从某种意义上说是自发的，现在要把它系统的讲出来，还要学员听懂会做，确实有些难度。好容易在新华书店买了一本书，是李欣同志编写的《秘书工作》。我从头至尾看了两遍，觉得对高层次机关的秘书人员很适用，但基层单位的秘书有很多却办不到。于是，我根据这本书的基本理论和原则，结合我长期做秘书工作的实践，编写了一本简明通俗的讲义，把县、乡级秘书部门大体要做哪些工作，这些工作怎么做，一项一项地写，每项工作独立成章。这样，学员便于记忆，学过后能够操作。经过几次讲授，又改写补充。使之提高，从而慢慢地讲开来了。可是，我当时是办公室主任职务，工作本来就忙．加上这个“副”业，忙上加忙。人家登门来请，因为这是一件好事，我又不便推辞。只有利用假日、晚上时间来安排讲课，平时挤出时间备课，做到讲课，工作两不误。
　　后来，我又被送到市委党校工作。我觉得党校是个好地方，有良好的学习环境，有充裕的学习时间，也有必要的学习条件(如图书室)，有利于进行学术研究。其他学问我没有基础，对秘书学既有长期的工作实践，又讲过课、写过讲义，驾轻就熟。就来研究它吧。于是，我就围绕秘书这个课题研究、写书、写文章，后又被评为高级职称，就这样走上学者的道路。
几点感受
　　四十多年的秘书生涯。使我同“秘书”这个词结下了情缘。我的一生，可以说是一个学秘书、做秘书、教秘书、研究秘书的过程。在这个过程中，我有许多感受，概括起来有这样几点：
　　一、秘书工作是极为重要的工作，一定要有高度负责的精神。现在从领导到群众一致公认，各级机关的秘书工作机构是同级领导的参谋和助手，秘书长、办公厅(室)主任是至关重要的角色，秘书是领导身边的文职人员。他们的言行、建议、工作情况对领导有一定的影响力，甚至能左右领导的行为，领导活动离不开他们的筹划、安排、服务。企事业的秘书工作情况也是如此。有的还代表董事长、经理参加洽谈会、签订协议，充当了助理或助手的角色。所以，作为秘书人员，一定要充分认识自已的工作重要，责任重大，不负众望，以高度的革命责任感，对待本职工作，忠于本职工作，做好本职工作。
　　二、秘书工作是很辛苦的工作，一定要有奉献精神。秘书工作同机关的其他工作比较，相对地说是比较辛苦的。有人说秘书是“苦行当”，并不是谎言。秘书工作之所以“苦”，在于，一是大量的具体事务。有人说：“办公室上管决策大事，下管清洁卫生。”这话不假。机关的上下内外，职工的衣食住行用医等方面，都牵连到秘书部门。管理好这些事务，是秘书部门的日常工作。二是复杂的脑力劳动。秘书人员为领导撰写文稿，承办和处理文稿，都要付出很大的脑力劳动，不仅量大，而且复杂。这种脑力劳动是高级的，艰巨的，也是其他工作不可比拟的。三是繁忙的交际应酬。办公室内内外外、上上下下，左右纵横，接待和交际的任务繁忙。特别是改革开放以来，各地发展外向型经济，接待、交际、应酬的任务更多，办公室要做好这方面的工作。四是纵横交错的各种关系。办公室由于是综合部门，也是上下左右联系的桥梁和枢钮，许多工作需要办公室牵头、协调，因而很多关系通向办公室。另外，还有领导交办的任务，或者临时突击任务，都由办公室承担，面对十分繁重的工作任务，秘书部门与秘书人员经常地加班加点，日以继夜地工作，牺牲很多休息时间，顾及不到家务。有的同志身体不好。仍象机器一样，带病运行，有的同志未老先衰，年龄不到半百，头发却是花白。因此，秘书部门的人员必须具有任劳任怨、不怕苦累的精神，不计较个人得失，无私地奉献自己。
　　三、秘书工作是服务性的工作，一定要有甘人为梯的精神。从总体上说，秘书工作是一种服务性的工作，它既要为领导服务，这是主要的任务，同时又要为机关服务，也是义不容辞的责任。在服务过程中。秘书人员总是不为名不为利，默默无闻，做无名英雄。领导讲话，其讲稿来自于秘书人员之手，文章、文件的发表，虽由秘书人员撰写，都没有秘书人员署名，为机关提供的各种服务，秘书人员尽管付出辛勤劳动，但从不居功，认为份内之事。有人称秘书的服务工作是“为他人作嫁”。其实，秘书人员正是发扬这种甘为人梯的精神来实现他们为人民服务的宗旨。
　　四、秘书工作是职业性的工作，一定要有尽职敬业的精神。在市场经济条件下，除党政机关外，秘书是一种社会职业。即使机关的秘书人员也有双重身份，既是国家公务员身份，又是职业身份，职务与职业的统一。既然如此，就要有秘书方面的工作条例、办事程序、行为规范、职业道德等。目前已有公文、文书、档案、保密、信访等的条例与办法，新的其他法规也将陆续出台。因此，秘书人员在工作上必须按照法规办事，忠于职业，严格执行纪律，遵守职业道德，把自己的行为规范在法律、制度的范围内，这就要求尽职和敬业。
　　五、秘书工作是正在发展中的工作，一定要有与时俱进、创新开拓的精神。秘书虽是古老的工作，但在不断地发展，从手段和内容上都在变化和前进。随着改革开放的深入，秘书学已成为一门新兴的综合性学科。它综合领导学、决策学、信息学、协调学、公文学、档案学、管理学、参谋学、公关学、行为学、法学、美学、文学等多种学科为一体，形成自己独立的学科。现代秘书的含义，无论是内涵和外延上都与过去大不相同。所以，对秘书学的研究，应注重未来，进行超前研究。作为秘书工作者，应注重实践，按新的要求进行工作，这就必须有创新开拓的精神，立足当前，面向未来，使自己的工作有新的突破，奔向新的目标。
　　弹指一挥间，45年虽然过去了，但秘书界的老前辈开创的秘书事业，将由现代秘书的一代新人继承下来，发扬光大，再创辉煌，永远前进。