定期归档Access数据库access教程

常见的数据库任务将记录从一个表归档到另一个表。如果要从原始表中删除不必要的记录以减小表的大小，但将来可能会引用这些记录，那么可以将记录存档(而不是删除它们)。在Microsoft & reg存档Access数据库中的记录，请使用宏来运行查询并将记录从一个表移动到另一个表。

注意:以下过程使用了罗斯文示例数据库中的示例。Northwind示例数据库的默认位置是program files \ Microsoft office \ office 10 \ samples文件夹。如果您的Samples文件夹中没有Northwind.mdb文件，或者您需要有关打开Northwind的更多信息，请在Office助手或帮助窗口的“应答向导”选项卡中输入“打开Northwind示例数据库”，然后单击“搜索”。

将定期记录从一个表存档到另一个表
1。使用复制和粘贴命令将要归档的表复制到新表中。只复制结构，不复制数据。
例如，将Products表的结构复制到名为Product Archive的新表中。

2。创建一个包含产品表中所有字段的查询，并将记录附加到产品存档表中。设置条件以指定要存档的记录子集。
例如，通过创建名为“产品附件”的附加查询，您只能通过将“中止”字段的“条件”单元格设置为-1来将中止的条目附加到“产品档案”表中。

提示:如果存档的条件每次都发生变化，那么您可以创建一个带有提示参数的附加查询，这样您就可以在每次运行查询时输入不同的条件。

3。创建一个删除查询，其条件与步骤2中为附加查询指定的条件相同。您将使用该查询从Products表中删除步骤2中附加的记录。
例如，创建一个“产品删除”删除查询，其条件与“产品添加”附加查询中指定的条件相同。

注意:如果创建了一个提示输入参数的附加查询，还应该创建一个提示输入相同参数的删除查询，并确保为每次运行查询时出现的参数提示输入相同的值。

4。创建一个宏来运行附加查询和删除查询。
例如，创建一个名为“产品附加记录”的宏，在宏的第一行使用OpenQuery运行附加查询，在宏的第二行使用OpenQuery运行删除查询。

5。每次你想存档一条记录时，请运行宏“产品附加记录”。