国家秘书职业资格考试——信息的存储

(一)相关知识。信息存储载体
(1)纸质载体。纸质载体是目前应用最广泛的信息存储载体，具有记录和读取方便的特点，比磁性或其他介质存储程序更加规范。
(2)磁性载体。磁性载体的种类主要有:
1)软盘。软盘是一种薄磁盘，可以随时存取信息。成本低，体积小，重量轻，可以离线存储。但是存储的信息难以长期保存，数据容易丢失。
2)硬盘。它是第一计算机系统中最常用的外部存储器，存储容量大，存取速度快，传输速率高，可靠性高。但内置硬盘不易拆卸，不易离线保存，不适合保存期限较长的文件。3)磁带。它是一种磁带存储介质，可以脱机存储。它的存储容量比软盘大，但存取速度慢，容易磨损。需要配置相应的磁带机来存储信息。
4)光盘。光盘可分为只读光盘、一次写入光盘和可擦写光盘。它可以用来记录图像、声音和文本信息，是一种理想的多媒体存储介质。光盘存储容量大，可靠性高，信息存储时间长，数据传输速度快，单位成本低，应用范围广。缩微印刷品。包括微缩胶片和缩微胶片。它是利用特殊的光电记录装置，将纸质载体或机读文件的信息以一定的缩小比例拍摄在感光材料上，制成缩微胶片拷贝。存储密度高，节省存储设备，存储管理方便，查找快捷，传输方便，存储时间长，有利于原始信息的保护。
无论采用何种载体存储信息，秘书都要明确信息存储的意义，在信息存储中体现价值性、及时性、科学性和便捷性，掌握不同信息存储载体的存储要求，并根据各种信息存储载体的特点采取相应的管理和保护措施。
2。信息存储配件及设备
信息存储配件及设备包括:文件夹、文件盒、文件袋、文件柜、文件架(如立式文件柜、卧式文件柜、开放式数据架、卡式存储柜、外露式文件柜)。
3。信息存储管理系统
(1)集中式信息管理系统将各类信息集中存储和管理，形成完整、规范的
信息系统，建立高效的信息服务系统和文件借阅系统。集中的信息管理系统是科学的、现代化的和综合的。可以有效利用存储空间空，减少信息的重复存储，保证信息质量，使用标准化的分类体系，实现有序存储和检索。但归档和查阅不方便，不利于满足各部门的特殊需求。
(2)信息分散管理系统
所有信息由单位内各部门保管。信息管理方式灵活、专业化，可根据实际情况采取合适的归档方式，充分发挥熟悉业务的优势，提高文件质量。但不利于建立统一的分类体系和信息的综合管理与利用。
(3)信息计算机辅助管理系统
在手工管理的基础上，用计算机辅助管理信息的编目、整理、检索、利用和存储，用计算机进行数据处理。其功能包括信息扫描、信息输入、信息处理和存储、信息编目或全文检索、信息传输等。
4。信息存储的要求
(1)选择有用的信息存储。
(2)根据信息内容确定保存期限，及时调整清理过期信息。
(3)信息的分类存储。
(4)防止存储的信息被损坏或泄露。
(5)信息的存储应便于查找和利用。
(二)实例分析
天地公司部门多，分工明确，导致信息资料量大。为了使信息有序，便于查找，钟淼将信息按照信息来源的部门，结合时间顺序进行整理，然后将信息放入文件夹，整齐地放入文件柜中保存。人们在查找信息时，可以根据形成部门和形成时间快速查找信息，提高了信息的利用率。
点评:为了在工作中方便快捷地查找信息，应根据实际情况对信息进行分类、登记、编码和整理，实现科学存储，并保证及时快速的检索和利用。秘书应了解信息存储方法，掌握信息存储步骤和方法，按照信息存储要求存储信息，更好地提供信息服务。
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注册就是建立完整的信息记录，系统的反映信息存储。信息注册有两种:一般注册和个人注册。一体化登记反映存储信息的全貌，一般登记图书的数量、种类、总量等。个人登记是按照信息存储的顺序逐一登记，便于掌握各类信息的具体情况。
2。编码
登记和存储的信息应进行科学编码。信息码由字母或数字组成基本数字，然后组合成组合数据。信息编码的方法有:顺序编码法，按照信息出现的先后顺序规定一个统一的标准代码，用于存储不是很重要或不需要分类的信息；分组法，使用十进制阿拉伯数字，将信息的大类和小类按照后面的数字进行分类，分别进行编码。
3。安排
编码信息应该以有序的方式存储。常用的排列方式有:时序排列法，按照接收信息的时间顺序存储和排列信息；来源排列法，根据信息来源的地区或部门，结合时间顺序，依次排列；内容排列法，根据信息所反映的内容进行分类排列；词序，按照信息名称的词序排列。
4。保存
(1)手动保存
手动保存信息存储配件和设备中的信息。手动存储易于使用和读取信息。存储设备便宜，但是存储设备占用空间大空。信息可能会被火、潮湿、蛀虫破坏，信息排放可能会被误解，影响搜索效率。
(2)计算机存储
以数据库、电子表格、文字处理或其他应用程序形式形成的信息可以存储在计算机中。电脑存储的信息量大，节省存储时间空，易于编辑或更新。存储在网络系统中的信息可以快速搜索，但设备昂贵，信息可能被病毒破坏，容易丢失。这些信息应定期备份并单独存储。重要信息应该以书面形式备份。考试的收集和整理
(3)电子存储
使用电子文档管理系统存储信息。文档存储在CD-WROM(光盘，一次写入，多次读取)，纸质文档扫描，计算机文档存储在CD-WROM。电子存储节省空时间，备份和查找资料也很容易。存储在网络系统中的信息可以由用户从他们的计算机上直接访问，但是设备昂贵，并且所找到的信息的质量和用途取决于系统的初始设置。
(4)缩微胶片存储
信息记录是用照相方法保存在缩微胶片上的。微缩胶片存储节省空，节省存储设备成本。但是拍照和读片需要昂贵的设备，而且微电影图像的质量会随着时间的推移而下降。
5。保管
有序存放的资料应妥善保管，做到防火、防潮、高温、防虫、保密、防盗，定期或不定期清点，及时清除已失去保存价值的资料，及时储存和更新，不断扩充新资料，建立查阅保管制度，实行科学保管。
(四)注意事项
(1)存储信息应选择质量好的存储载体。
(2)加强存储载体的日常存储。
(3)注意调节存放场所的温度和湿度。
(4)防尘防磁。不要折叠或触摸磁性表面。
(5)定期检查和复制。
(6)计算机存储应采取必要的保护措施:制作备份；重要信息应以书面形式备份；磁盘存放在磁盘盒中；不要使用外来磁盘来防止病毒。
(五)相关链接
信息存储的意义
信息存储可以丰富信息资源，有助于集中管理信息，使信息查找方便快捷，减少信息的无序存储和丢失，实现信息资源共享。