与国际接轨的我国商务秘书工作

商务秘书是在现代市场经济条件下兴起的一种社会职业。他们具有熟练的行政管理和文字处理能力，服务于投资者和企业管理者，主要从事行政办公事务和决策辅助，有时在授权范围内履行代理职能。商务秘书工作主要涉及业务、辅助决策、管理事务和综合服务。在中国加入关贸总协定进程的推动下，中国的商务秘书工作与国际接轨。
一、商务组织结构的发展与商务秘书的工作
无论什么社会形态，生产和交换总是要在一定的组织形态中进行。随着社会化大生产方式的出现，商业企业的出现和商业发展的一场深刻革命，与传统的家族(家族)商业组织相比，最引人注目的是群体领袖的出现和分工的细化。一般商业企业总是以经理、副经理、经济学家、会计师等精通业务、有管理经验的专家为核心，组成领导班子，形成领导中心。在分工上，商业企业总是根据业务和技术的需要以及员工的能力和特长进行分工，因此需要完善内部组织体系。为了协调企业内部各组织之间的关系，处理领导班子的一切事务性工作，必然出现独立于其他部门的业务秘书机构，业务秘书工作必然形成一套完整的工作内容和工作方法，成为企业管理中不可缺少的一部分。可见，商务秘书是社会化大生产和现代市场经济大流通的产物。它的出现从一开始就突破了狭隘的地域界限，具有跨地域的特点。
商业企业出现后，随着商品流通的不断发展，其组织形式仍在变化。先从单个企业发展到商业公司，再从公司发展到商业企业集团，即商业公司集团。
商业公司是由在商品流通中相互联系、相互补充的一些商业企业组成的经济实体，在某些方面具有共性。它的出现是社会化大生产和流通发展的必然结果。随着商品经济的发展，商品流通规模的日益复杂，市场竞争的日益激烈，过去各自为政、分业经营的商业企业必然难以适应这种瞬息万变的形式，商业公司由此出现。它和普通商业企业没有本质区别，只是机制和功能不同。公司除商品管理职能外，还具有领导和管理下属企业的职能。这一职能体现在它有权对计划、业务、劳动、财务等一切经济活动实行统一领导、统一指挥、统一管理和统一调配。把工作重点放在为关联企业服务上。这样就带来了商务秘书机构的迅速膨胀，商务秘书也以非常快的速度成长为一个庞大的社会群体，一个世界性的独立社会职业。
它由一个商业公司进一步发展为一组商业公司，即企业集团。自第二次世界大战以来，西方国家的商业组织已经开始了这一进程。在中国，它正成为商业组织结构发展的一种趋势。这些商业企业集团一般具有以下主要特点:一是流通规模大，涉及领域广，不仅有利于资源的综合开发和合理利用，而且在发挥规模经济和组织流通方面具有整体优势；二是便于商业企业和工业企业集团相互依托、相互互动、共同发展，从而将生产和流通联系得更加紧密；第三，这些商业企业集团一般可以实现内外贸的统一，具有完备的金融和信息功能，从而可以很容易地进入国际市场，以强大的实力在国际市场上竞争。家电系统中的海尔、长虹、康佳，早已进入这一水平。企业集团的这种组织结构，必将把商务秘书工作推向前所未有的高度。随着商务运作的国际化，也带来了商务秘书工作的国际化。他们面对的是一个世界范围的市场，一个世界范围的流通，这就把我们的商务秘书工作推向了与国际接轨的道路。
二、当代商务秘书工作的总体职能和机构设置
为了适应商业公司和商业企业组织结构的需要，商务秘书工作的总体职能一般表现为三个层次:
一是直接辅助层次。这一层次的商务秘书一般称为商务助理，如董事长助理、总经理助理、经理助理等。行使主要经营战略和行政代理职能，有的直接进入领导核心。在实际业务文秘工作中，他们离领导最近，大多有丰富的文秘工作经验。一般都有不同的或密或松的工作组，由他们负责组织领导。在这个团队的支持下，充分发挥“领导智囊”或“领导得力助手”的作用。商务秘书的辅助决策和综合管理职能主要依靠商务秘书这个层面。
二是行政执行层面。这个级别的业务秘书群体，俗称经理秘书，处理事务的能力很强，这是这个群体的一个突出特点。在管理系统中，他们处于直接辅助层的外层，一般从事属于秘书工作范畴的事务。他们主要接受秘书科负责人的工作指示，处理各种具体事务；他们还担任参谋，但这种辅助决策大多是间接的，往往会让参谋参与工作。商务秘书工作的功能，如写作、开会、处理事务等，主要由商务秘书人员在这一层面上实现。
第三，技术运营层。这个级别的商务秘书一般被称为企业文员。他们的工作比较简单，专业性和技术性比较明显，比如办公室内务管理、文件收发管理、档案管理、各种办公机器的操作等。积极提供特殊服务，保证领导和管理的正常运转，是秘书人员这一级别的最重要的职能；专业技能的熟练是商务秘书这个级别最突出的特点。
如果从机构设置的角度进行横向考察，为了适应商业公司和商业企业集团的需要，现代商务秘书的整体职能可以分为六大体系:一是以信息研究为主体的参谋体系。本系统的主要任务是收集、筛选、处理和反馈本企业的生产经营信息；负责大型会议等重大活动的策划和组织；负责企业目标实施过程中的问题及调查，决策方案的初步起草。二是以计算机管理为主体的决策支持系统。他们负责整理并及时提供商品的购、销、调、储、融等数据，帮助企业领导明确决策目标，发现问题。第三，是以公文制作和传递为主体的公文运行系统。他们的主要任务是对外文件和领导指示的签署、呈递、传递、支付和销毁；起草、审核、签署、登记、分发、打印和保存本企业文件。第四，是以企业形象为主体的公关体系。他们的主要任务是获取产品形象、组织形象、科技信息，分别对企业的整体形象、经营方针、目标和计划，以及公众环境和市场环境进行评估和预测，向领导提供咨询和建议；开展企业与公众的双向信息传递，开展交流活动。五是以信访为主体的稳定调节体系。他们的主要任务是处理员工、家庭成员和社会成员、顾客等人员以书面和面谈的方式向企业领导表达个人或集体意愿的各种行为，消除企业内外的各种不稳定因素。第六，是以监督和决策执行为主体的约束体系。他们的主要任务是监督检查企业管理决策是否能按照管理目标认真执行，企业整体运行是否能协调同步，企业管理指挥是否真正发挥作用，企业运行的效率和效益是否达到预期目标。总之，商务秘书工作是企业领导行使职权的重要公务支持系统。为了适应日益激烈的市场经济竞争，他们形成了自己的操作系统和相对独立的程序操作系统。
三。商业企业管理的现代化与当代商务秘书工作的基本特征
商业企业管理的现代化与当代商务秘书工作的基本特征体现在以下五个方面:
一是管理思想的现代化。管理思想的现代化意味着企业管理的观念、意识和思想要与现代大生产相适应。任何管理思想都应该是生产力水平的反映。现代大规模生产不仅大大增加了生产的产品数量，而且使产品的品种日益复杂，而且是一个自动化、连续化、高速化的生产过程。在这种现代大生产条件下，商品的流通必然不同于小规模商品生产的流通。这是一种高度分工、合作、社会化的商品流通。流通规模大，范围广，流通形式也专业化。商业企业的市场规模和范围是相互联系和相互影响的，因此发生了重大变化。只有把商业企业的管理活动建立在与之相适应的现代管理思想的基础上，才能保证商业企业管理的现代化。商务秘书活动的指导思想应该是这种现代商务管理思想的组成部分。这是商务秘书工作的首要特点。
第二，业务组织结构的现代化。现代生产往往是按照专业化、协作化的方式来组织的，生产中新技术、新工艺的采用不仅增加了商品的产量，而且不断有新的产品出现，花色品种也越来越多。在这种条件下，企业组织结构也必须采用先进、科学的组织方法，以实现管理机构的合理设置、管理层次和范围的科学设计、管理权限的正确划分、管理岗位的合理配置以及企业人、财等业务要素的优化组合，从而建立一个适应现代大生产需要的高质量、高效率、低成本的现代企业组织结构。商务秘书必须把握商务管理现代化的重要内容，一方面推动企业组织结构的现代化，另一方面根据这一新体系进行有效的内部协调。这是它的另一个重要特点。
第三，科学的管理方法。它要求企业在管理中综合运用行政方法、法律方法、经济方法、心理方法以及计算模型、数学计算等现代科技方法。其中，重要的是要重视数学方法。利用数学方法，可以全面、动态地分析商品流通的全过程，对管理现象和活动进行建模，同时进行定量分析、方案制定和方案优化。而数学、系统工程等科学的发展，为管理方法的标准化、规范化、规范化创造了条件，把管理方法的科学化提上了日程。商务秘书必须掌握这种商务管理方法的总体特征。并体现在商务秘书的日常管理中。这是区别于党政书记工作的显著特点。第四是管理方式的自动化。在现代企业中，用于程序控制和机器操作的电子计算机一般与用于仓储咨询的电子计算机相连接，建立起一套从仓储咨询到生产控制的电子计算机系统，从而大大扩展了人的管理能力和范围，使大型商业企业能够有条不紊地运作。这种商务管理手段的现代化，是商务秘书工作必须迅速适应的全新环境，也给商务秘书工作带来了全新的内容和时代特征。
第五，管理者的职业化。随着市场经济的发展，各种现代化手段的介入，竞争的日益激烈，在企业的经济活动中，信息处理、市场预测、质量管理、购销、公关活动、经济核算等。都已经发展成为相对独立的专业管理部门，创造了很多专业的技术和方法。这种管理工作的专业化必然带来两个结果:一是管理者的思维方式、观念和知识必须现代化；第二，会促进管理分工的细化。这样，现代商业的运作就很大程度上依赖于处于综合协调位置的商务秘书的工作。这是它的另一个特点。
商务秘书的工作与国际接轨，不仅是一种普遍的社会趋势，还体现在各种具体制度、结构体系、工作方法和操作细节上。随着加入关贸总协定历史进程的实现，商务秘书必须加快步伐，走向世界，进入全球市场。