项目管理：软件项目沟通管理的几点建议

【摘要】提出了项目实施过程中沟通管理的重点和关键，指出了将沟通管理计划制定原则、内部沟通注重文档化原则、早期沟通原则和主动沟通原则融入沟通管理的具体措施，探索了一条新型复杂信息系统项目有效沟通的途径。
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沟通是指人与人之间传递和交流信息的过程，对于项目的成功是必不可少的，也是非常重要的。沟通的主要目的是互动双方通过沟通的行为和过程，建立相互理解和回应，期望接受对方并达成共识。
在信息系统项目中，项目干系人之间的沟通贯穿于项目的整个生命周期。许多专家认为，信息系统项目失败的重要原因是沟通的失败。
一般来说，比较完整的沟通管理体系包括以下内容:沟通规划、信息发布、绩效报告、项目利益相关者管理。根据项目的特点和公司的战略，我建议以下沟通管理的策略:
一、建立清晰的沟通管理计划，实现可管理的沟通
项目沟通计划是整个项目计划的一部分，它的作用非常重要，但往往被忽视。经常出现的问题是，项目经理根据自己的经验进行口头安排和交待，项目成员被动地按照经理的指示应对信息沟通。造成这个问题的主要原因是项目经理太麻烦或者不注重项目策划阶段严格的沟通方案。一个有效的系统不应该仅仅依靠口头指令，还必须在标准化规划中实施。
电子政务系统项目范围大，涉众多，没有沟通管理方案，沟通必然混乱。在计划之前，团队应该建立一个相对稳定和可重复的沟通管理计划。只要能训练成员重复计划，沟通过程必然会逐渐进化成熟，实现沟通的管理是可能的。
因此，根据电子政务平台项目的特点，首先要组织团队成员对客户端的组织结构进行分析，确定每个利益相关者对其组织、项目和政府的影响，形成“项目利益相关者图响度分类表”；然后，分析各利益相关者的信息需求，确定“项目利益相关者信息需求表”。在确定这种形式时，征求关键项目利益相关者的意见，以判断他们的需求是否能得到满足，并确定适当的信息格式和提交方法。影响分类表和信息需求表的结合可以提供项目干系人的需求和期望，以及用于沟通的信息的格式、内容和详细程度。按照这种工作方法，分别确定项目公司和其他外部项目利益相关者的管理层，沟通管理计划的主要工作基本上是通过这些工作来完成的。所有项目管理团队都必须参与这一分析和确认过程，以增强他们在理解和沟通项目干系人特征方面的敏感性。
沟通矩阵帮助团队了解如何以标准一致的形式定期就项目进展进行沟通，促进沟通的系统化；团队成员有明确的沟通模式，知道什么时候应该把“什么”信息传达给“谁”，以什么形式传达。加强管理计划的实施，使项目的沟通逐步有序发展。
二。内部沟通注重文档化实现团队和组织经验的有效积累
对于一些新型项目，由于缺乏项目经验，通过项目建设的信息共享、传递和使用，将单个项目成员的成功经验转化为团队和整个项目公司的组织经验，是我们在项目沟通管理中应该考虑的重要问题。尤其是针对IT行业人员流动大、不重视信息管理的现状，更迫切需要加强项目团队经验的积累。
在项目管理过程中，为了贯彻以文档为中心的沟通思想，我们需要建立一个标准化的文档管理标准，主要强调三点:1。信息格式的标准化。所需文档格式符合项目组为统一文档样式而规定的文档模板要求。此举的主要目的是统一相对固定格式的语境平台，让交流更加便捷准确，避免大家随意发挥，文档遍地开花。2.确保数据的真实性和准确性。在项目建设中，即使是一些普通的业务，也涉及到大量的数据工作，一些必要的材料也要提交。这些业务流程图、输入输出表格、必要的资料以及相应的法律法规，都需要在项目需求过程中真实准确地记录下来。一是提高技术沟通的准确性，减少冲突。二是方便项目新成员日后学习和维护；3.文档的共享和学习。文档化的目的之一是在团队中快速分享技术经验，避免成员间的重复沟通，增加沟通成本。如果有些项目具有一定的R&D性质，需要学习大量的新知识，那么可以提前安排一些技能较好的项目团队成员进行深入的研究，然后在成员之间进行深入的沟通和交流，从而快速掌握技术的核心。然后他们将获得的知识需求汇编成标准化统一的技术文档。通过文档的共享和一些培训，所有成员可以快速掌握这些技能，避免重复交流和“专有知识”，加速知识和经验在团队中的传播。
三、及早主动沟通，掌握沟通原则。
项目执行中最怕沟通晚，问题暴露晚。当我们在最后一刻得知坏消息时，我们通常会感到愤怒和沮丧，因为已经来不及适应变化的情况了。比如客户提出的一些诉求，我们项目组很难实现，或者说现阶段很难解决。然而，项目经理只是在无知中隐藏真相，并不试图解决它们。这样，客户在项目后期发现有很多未实现的需求时，就会很坦诚。项目的试运行或验收会遇到很大的障碍。
提前沟通，主动沟通，说到底是一种对待沟通的态度。对于不寻常的问题，尤其是那些责任不在过去或者责任真相空的问题，只是例行提交的问题。因为角色不同，人们对同样的问题有不同的理解，尤其是决策层，对技术问题可能没有足够的敏感度和理解。如果不进行积极和进一步的沟通，问题将会非常严重。实践证明，积极主动的沟通态度非常重要。为了提高沟通的效率和效果，我们还需要掌握以下基本原则。
1)沟通内外不一样。也就是说，团队作为一个整体需要同意外部的意见，一个团队应该用一个声音说话。非正式的交流有助于和谐的关系。比如在需求获取阶段，你可以通过非正式的沟通来拉近与客户的距离，但可以获得更多的信息。
3)采用对方可以接受的沟通方式。注意肢体语言和声音给对方的感觉。始终向客户传递合作共赢的态度。无论如何，我们应该避免与顾客发生言语冲突。
4)沟通的升级原则。沟通困难时，可以采用沟通升级的原则，即第一步，与对方沟通；第二步，与对方上级沟通；第三步，和上级沟通；第四步，你的上级和对方的上级沟通。
5)消除沟通障碍。职责界定不清，目标不明确，文档系统不完善，过多使用行话，都是沟通的障碍。在普通的项目过程中，一定要尽量避免这样的情况，逐步消除一些不良的沟通习惯。
目前，IT公司在经历了各种项目失败的教训后，逐渐意识到如果没有良好的沟通管理，公司的运营会存在巨大的隐患。沟通不仅是每个企业的主观要求，也是行业标准和客户的自然要求。本文提出的这些沟通建议旨在提供帮助。希望同事们能提出更多更好的方法来提高我们的沟通效果，进一步提高公司的客户满意度，最终与客户建立长期良好的合作关系，实现双赢。