秘书考试资格认定：公文立卷的原则

归档范围内的文件材料不是乱堆乱放，而是要遵循一定的归档原则，即根据其相互关系、特点和保存价值进行整理(归档)，以保证归档文件材料的完整和齐全，正确反映本机关的主要工作，便于保管和利用。
公文归档的原则包括联系原则、完整原则、保管原则和利用原则。归档时，如果不坚持联系原则，就无法顺利找到所需的公文，也就无法为用户提供有效的服务。如果不坚持完整性原则，公文的内容或形式不完整，显然就不能保持公文之间的有机联系，就不能充分反映本机关的工作活动，就不能达到利用的目的。如果不坚持保管原则，公文的物质载体和信息内容很容易受到各种理化因素的破坏，从而影响公文的可读性和寿命，因此也就谈不上公文的接触性、完整性和利用性。但如果不坚持利用原则，归档的公文无论保存得多么完整，都无法达到公文归档的根本目的，归档工作也就没有意义。因此，上述原则是相互联系、相互制约的。前三个原则是利用原则的基础，利用原则是前三个原则的最终归宿。只有正确运用这些原则，才能做好论文的归档工作。
一、联系原则
联系原则，即遵循公文自然形成的规律和特点，按照公文之间的有机联系开展归档工作。
从文件制作的过程来看，政府机关的公文是随着一定职能活动的开展而逐渐产生的。可以说，各种管理活动的过程就是同时产生公文的过程。一项管理活动从开始到结束的过程，就是与该活动相关的公文从无到有“自然增长”的过程。前一个公文引出后一个公文，后一个公文延续前一个公文，从而逐渐积累成大量公文。因此，官方文件之间有一种内在的“自然”联系，这种联系围绕着这一机关的职能和活动。这是公文形成的自然规律和特点。在公文归档时，人们不能随意切断这种联系。它们必须遵循公文的规律和特点，保持公文之间的联系，以保持政府机关活动的历史面貌。
从用户的利用特点来看，用户需要全面系统的公文。文档的引用证书的作用往往不是由单个文档决定的，而是体现在与其他文档的交互中。只有提供反映器官历史发展来龙去脉的有机关系的原始记录，使用者才能在关系中从整体上观察、分析和研究事物，揭示事物的本质特征。当前，本机关和社会各领域利用公文、档案的这种趋势，客观上要求各机关在归档时自觉保持公文之间的联系，使归档的文件成为一个系统有序的有机整体，使之有章可循，便于检索和利用。
坚持公文归档的联系原则，将一个机关或单位形成的公文按照历史的原貌进行收集、整理，保持一项工作或项目、一个问题、一个人、一个案件、一次会议形成的公文的联系，就是实事求是地尊重历史事实的客观性；人为切断公文之间的联系，会给本机关或社会各类用户的检索利用工作带来混乱和不便。
二。完整性原则
完整性原则，即保证归档的公文在内容和形式上的完整性。
公文的信息内容是指公文所表达的作者的思想和意图。它是归档公文价值的客观基础。一旦形成，就不允许随意更改，要忠实地保留其原意。即使原公文存在错误，这种错误也反映了当时发证机关的地方意图，事实本身应该得到尊重；公文形式主要指其外在格式、材料和技术形式、处理标记、印章等。，客观反映了公文形成时的社会状况和生产力水平，应当准确保存。公文的内容和形式是一个有机整体，内容决定形式，形式表达内容。因此，要保证归档公文的完整性，必须保证这两个方面的完整性。
坚持公文归档的完整性原则，是保证公文内容和形式的原始性和真实性的前提，是今后有效开展公文归档、保管和利用的必要基础。
三。保管原则
保管原则，即保管期限不同、保管要求不同的文件，应采用不同的方式和方法分别归档。
保存期限是由公文的保存价值决定的。根据不同的保存价值定义公文的保存期限，根据不同的保存期限对公文进行不同的合理保存，便于高效、经济地配置人力、财力、物力和时间，降低保存成本。同时，在发生火灾、洪水等突发事件时，可以重点保护和抢救具有重要价值的永久性文件，有利于最大限度地减少灾害造成的损失。归档时，保管期限相同的文件应合并在一起，保管期限不同的文件应分别归档。
随着科学技术的发展，由材料制成的文件种类越来越多。除了传统的纸张，还产生了大量由胶片、磁带、磁盘、光盘等载体制成的文件。与传统的纸质文献相比，这些由材料制成的文献有更严格的保存条件，如音像文献只适用于温度15 ~ 25℃，相对湿度40% ~ 60%的环境。拍照的适宜温度为13 ~ 15℃，相对湿度为40% ~ 60%。电子文档和光盘文档也有其相应的要求。归档时要考虑制作公文所用的材料，并提供适当的条件妥善保管。
坚持保管原则，就是要灵活采用不同的保管方法，为不同种类和类型的公文提供适宜的保管条件，以保证公文的可读性和可靠性，尽量延长归档公文的使用寿命。
四。利用原则
利用原则，即归档公文的分类组合应便于及时准确地提供利用服务。
利用原则是公文归档的中心原则。归档整理工作归根到底是为了利用。如果不需要利用，就不需要进行公文归档。因此，在档案的分类组合中，应始终坚持“便于利用”的原则。利用原则是公文归档的最终目的，也是检验档案质量的重要标准。
坚持密级结合工作要特别注意以下问题的处理:秘密文件和非秘密文件分开归档，秘密文件有严格的阅读范围，都有不同等级的保密要求。如果不分类归档，在提供非秘密文件使用时容易造成泄密，给国家和机关带来重大损失；合订本中正式文件数量的适当性也直接影响到利用率。卷内公文过多，不便于装订、翻页、复印，数量过少，会增加卷皮的比例和填卷皮的时间，不便于文件的搁置；“文(档)、电(电)合一”归档可以保证归档文件的系统性。公文、电报是机关在工作活动中形成的反映其工作活动的书面记录。它们应该统一归档。如果分开保管，往往会打破同一问题的文件和电报之间的联系，给查抄和审查的使用带来诸多不便。