竣工文件质量全过程的控制

竣工文件是工程建设的真实记录，是建设项目检查、审核、监督、管理、验收、维护和维修的依据，是改建、扩建和实施质量保修的重要依据。竣工文件全过程质量控制是对工程技术文件从形成、积累、整理、归档到档案的编制、保管和利用实施全过程质量控制，使竣工文件在整个生命周期内处于受控状态。全面质量控制的过程是计划、执行、检查和处理的循环过程。一旦一个建设项目建立，全面质量控制活动将开始。档案部门应从竣工文件的形成入手，积极配合相关业务部门控制竣工文件的有效性、系统性和科学性。

提高认识，增强竣工文件编制意识。

竣工文件凝聚了施工企业员工的智慧、心血和汗水，是施工技术和管理经验的总结。做好竣工文件的编制工作，对施工企业的科技创新、管理创新、机制创新、工程创优、任务承包也具有重要的意义和作用。首先是企业科技创新的需要。竣工文件作为企业施工技术经验的总结，既是企业技术储备的一种形式，也是企业施工技术继承、创新和发展的重要基础条件。借鉴已有的技术经验，进行科技创新，创造新成果、新工艺、新方法，对推动企业技术进步具有重要作用。第二，企业管理创新的需要。通过借鉴施工组织设计、施工技术总结等工程技术资料，有助于提高企业技术管理；工程项目人工、材料、设备和管理成本数据的分析，对降低工程成本、完善成本管理体系、提高企业盈利能力具有重要作用。第三，企业制度创新的需要。当前，建筑企业资产重组、结构调整和体制改革的重要内容之一，就是探索工程项目的组织结构，合理配置人力资源和生产要素，推进企业改革。第四，是工程精益求精的需要。竣工文件是工程内在质量的体现。创一流工程，编一流竣工文件，是评选优质工程的必要条件。同时，迫切需要施工企业从以往的竣工文件中吸取教训，完善工期、技术、质量、安全等保证措施，打造更多的优质工程，“以质量求生存，以信誉求发展，以品牌求市场”。五是承担工程任务的需要。竣工文件是反映企业工程业绩、质量评价和资质信誉的有力证据。它对编制科学合理的投标文件，优化投标方案，提高市场竞争的中标率具有重要作用。因此，竣工文件的形成和积累应纳入相关管理人员的工作中，即纳入相关人员的工作程序、工作计划和职责中。将竣工文件的形成和积累纳入相关工作制度和计划，使之制度化、规范化，强化相关人员编制竣工文件的意识，便于监督、检查和管理。

完善规章制度，加强竣工文件编制的全过程控制。

首先，由于施工企业施工现场分散，项目部(总部)人员变动频繁，施工队伍的过渡和技术人员的调动，客观上给竣工文件的编制造成了一定的困难。其次，竣工文件编制人员和档案人员的文化素质、业务能力水平等问题，主观上影响了竣工文件的质量。因此，建设项目可以根据上级的有关规定和本企业的特点，建立并逐步完善有效的规章制度，对竣工文件的编制进行有效监控，确保竣工文件齐全、完整、准确、质量良好、法律手续完备。一是制定和完善竣工文件编制“三进”制度。即纳入项目的工作计划，根据项目进展情况对竣工文件的形成、积累、整理、移交、归档及时做出具体安排，并认真落实；将竣工文件的编制纳入工程技术管理的内容、程序和相关制度，并结合工程建设同步进行；技术交底时，竣工文件的编制应同步安排，竣工文件的进度和质量应与工程质量同步检查，竣工文件的编制应与工程初验同步检查；将竣工文件的编制纳入工程技术部、工程项目部(总部)及相关技术人员的工作职责，并结合“标准实施”认证进行检查和落实，使竣工文件的编制始终处于受控状态。第二，建立并认真落实相关人员的岗位责任制。建立专人负责制:各项目部应有专人负责竣工文件的形成、积累、整理、移交和归档，公司级档案部门应积极协助相关部门和项目部(总部)对竣工文件的编制、移交和归档进行检查和指导，做到竣工文件编制和移交分工明确、责任到人。第三，建|源|考|设激励约束机制。将竣工文件的编制质量纳入工程质量考核内容，将归档移交时限与编制竣工文件人员的职称评定和奖惩评定相结合。对按规定向相关部门移交优秀竣工文件的项目部(指挥部)及相关人员进行表彰和奖励；相反，应该采取扣钱等经济处罚，这样才能奖罚分明，保证规章制度的有效执行。

事前控制，加强竣工文件编制的指导。

各工程技术部门和档案部门负责对竣工文件的编制进行监督、检查和指导，加强对竣工文件编制的指导服务，确保竣工文件的完整性、完整性和准确性。工程部应关注项目的动态信息，及时掌握项目的开竣工日期和进度，制定竣工文件的指导计划和归档计划，及时组织检查指导。人员应从形成竣工文件开始，及时向相关人员宣传文件的质量要求。比如发现有的技术人员不懂技术文件的格式，就要把标准发给技术人员。同时，在项目期间，根据计划随时检查文档的完整性和规范性。相关工程技术人员和档案人员要严格按照竣工文件与工程建设“三同步”的原则，深入施工现场，进行业务指导，明确竣工文件的编制范围、整理方法、验收标准和归档时限；在施工过程中，及时检查和指导竣工文件的形成、积累和整理，发现问题及时纠正；工程竣工时，配合公司总部或建设单位完成竣工文件的验收和移交。如竣工技术总结、工程竣工验收报告、工程质量总评、优质工程证书、工程决算等。滞后的，应注意跟踪和收集，以保证竣工文件的完整性。二十局承建的青海沟后水库工程，投入使用三年后溃坝。该局档案科提供了沟后的全部工程档案。通过观看视频、照片、竣工资料和跨坝现场勘察，专家组认定跨坝的主要原因是设计不合理、管理不善导致大坝本身失稳，导致溃坝，从而维护了企业的声誉。因此，竣工文件是否完整直接关系到企业的利益和声誉，对竣工文件的利用至关重要。

重视竣工文件的整理、归档、保管和利用。

竣工文件的整理是档案开发利用的基础，其质量直接影响利用效果。竣工文件分类要科学，试卷编|源|考|大|合理，整理要遵循科技档案的形成规律，保持文件材料之间的有机联系，确保整理后的文件材料完整、有序、系统、有序，便于保存和查找。同时，已完成文件的整理除了对文件进行整理和分组外，还包括装订和修补工作，由于其质量的好坏，需要极大的耐心。

直接关系到使用寿命。在形成竣工文件的过程中，不能严格按照规定的要求进行处理。比如一些纸张大小不一的文件，比如复写纸，在分拣的时候就要进行修补，否则会严重影响其以后的使用寿命。总之，要保证竣工文件的质量，必须实施全过程控制。