商务英语报告的各构成部分

今天，我们来介绍一下商务英语报告的组成部分。
一般来说，商务英语报告的常见成分有:执行摘要、标题、引言/职权范围、方法/议事录、调查结果、结论和建议。分别说明以下部分的内容和写作方法。

(1)执行摘要。

一份正式而冗长的报告通常会有一个摘要。摘要一般不超过一页，是对报告的导言、调查结果、结论和建议的概述。这部分一般是在整个报告完成之后写的。或者篇幅较短的非正式报告不需要写报告摘要。写摘要时，你应该注意以下几点:

•尽量限制段落数量，一般用三段:报告目的、报告发现和结论、报告建议。

•摘要写作的时态是一般现在时，因为报告已经存在。例如，“此报告显示……”是正确的表述，而“此报告将显示……”是不合适的。

•报告中不需要引用具体数据。可以用“大体上，绝大多数，只有少数”等语言来表达大概的数据或趋势。

(2)标题(Title)

报道的标题要尽可能概括报道的内容，因为它是整个报道的信息浓缩，标题要准确客观，不能像报纸文章的标题那样为了吸引读者的注意力而别出心裁。此外，标题应该是名词短语或动名词短语。例子如下:“关于改进hdc培训方法的报告、关于拟议激励计划的报告、关于采用弹性工作制的报告”。

(3)导言/职权范围

在引言中，简要说明报告的写作背景和主要思想。此外，还应说明报告是何时提交给谁的。如果是事件调查报告，首先要说明事件的经过，包括日期、时间、地点、情况描述等。以下是引言中常见的句型:

•该报告审查/解释了...

•本报告的目的是...调查/评估/研究...

•本报告的目的是...推荐/分析/给出...

•本报告的目的是...反馈/估计/评估...

•附上一份关于的报告...

(4)材料收集的方法(方法/程序)

报告的这一部分应该说明收集信息或材料的方法和步骤。报告中指出，提供这些信息可以增强报告的真实性和客观性，特别是意见调查报告。当然，并不是所有的报告都需要收集信息，所以也不是每个报告都需要提供这部分。这部分在整个报告中占的篇幅很短，可以写成一个段落。以下是这部分写作中常见的句型:

•个别询问了一些工人的意见。

•被调查者填写了一份调查问卷。

•这一信息主要是通过打电话给制造商获得的。

(5)调查结果

报告的调查结果是报告建议的基础，其内容应该准确、结构清晰、语言流畅和连贯。这一部分的每一段都要有一个明确的主题句，通常放在段落的开头，以便读者容易吸收这一部分的信息。以下是这部分主题句写作中常见的句型:

•调查结果表明...

•有人提议/发现/感觉到/发现...

•通常的情况是...

•大多数人认为/建议...

•许多人提到...

•提出了几项修改。

•一些工作人员认为...

如果报告需要提供图表统计或描述市场趋势，作者应该熟悉这方面的常用句型。这方面有一些典型的句子结构:

•表格/图表/图形/图表/数字/统计数字显示/描述/说明了...

•从表格/图表/数字中可以看出...

•从表格/图表/图形/图表/数字/统计数字中可以清楚/明显地看出...

•…的数目...从...突然/迅速/急剧增加...到...

•…的数目...从……大幅度下降...到...

•…的数目...在之间缓慢/轻微波动...到...

•…的数目...在…之间保持稳定...到...

•的数量(非常)突然/迅速/戏剧性/显著增加/跃升/上升...从...到...

•的数量(非常)急剧/急剧/稳定/逐渐/缓慢/轻微下降/下降...从...到...

•每月利润/数字在12月达到10%的高峰。

•月利润/数字在12月达到10%的高峰。

•每月利润/数字在12月降至10%的最低点。

•销售额在2000年间大幅上升/增长/下降/下降...到...

㈥结论(结论)

报告的结论是作者在报告的基础上对调查结果进行了总结和说明。同样的调查结果，会因为作者不同而得出不同的结论，但这部分不应该包括之前报告中没有提到的新信息。

㈦建议(建议)

建议通常是许多商业报告中最重要的部分。报告的有效性通常取决于报告中所提供建议的质量。建议的一些主要内容是报告编写者经过充分论证后认为应该采取的措施或行动。演讲者有时会描述采取措施后可能出现的后果或情况。

(8)附录。

为了增强正式商业报告的说服力或真实性，往往会有一些附加材料，由于篇幅较长，不适合放在报告中，所以只能放在附录中。这部分可能包括图表统计、实验室报告、问卷调查等。当然，如果没有必要，也没必要给短报告加附录。