秘书从业经验：职场任我行——解读秘书

秘密节，起源于20世纪50年代的美国。为了表彰秘书们的贡献，1952年，在两位资深秘书的提议下，美国宣布设立秘书周和秘书日。1955年，秘书周正式定在每年4月的最后一个整周，4月的最后一个星期三为“秘书日”。许多年后，这个节日被引进到许多国家。在今天的中国，也许不是所有的秘书都有假期，但“秘书节”越来越受重视，很多老板会用鲜花和贺卡来表达感谢。
秘书不是一朵好斗的玫瑰，但她有百合的优雅，鸢尾的美丽，虎耳草的敏锐，矢车菊的温柔可爱，嘴唇紧闭的山楂花，成熟好学的报春花。让我们来关注一下这位美丽低调的职场翻译官——秘书。
所属学校:Secretary
学校描述:
Secretary来源于国外，来源于拉丁语secretarius，意为“涉及机密的高度信任的职员”。国际专业秘书组织(professional secretaries International)对秘书的定义是“一个办公室工作熟练，能主动负责，积极进取，有能力，果断，无需上级督促，能在授权范围内做出正确决策的经理助理。”
门派技能:
全面了解老板的日常工作和活动，筛选回复邮件和信件，明确各类信息的优先级，安排一切事务性工作；
能够严格按照公司的程序和制度保存所有文件和资料；
安排老板的日常行程和出差准备；
组织策划会议，确定并安排会议时间，负责会议材料的整理归档；【/br/】能够独立处理突发事件，在老板不在时主动处理一些紧急事务；
与其他部门经理沟通，根据需要进行内外协调；
建立系统化的跟踪系统，跟踪相关工作，确保工作如期完成。
入职资格:
做秘书不需要天赋和好骨头就能入门。虽然文秘、行政或语言类专业有更好的培养基础，但你有大专文凭就能敲开这扇门，而且你还是会得到有中专文凭、经验丰富、眼光独到的老板的认可，所以你不用太担心自己的才华。
虽然现在业内公认秘书不是花瓶，但你还是能看到很多招聘广告上写着:“女性”、“30岁以下”、“身高165cm以上，形象气质佳”。一般来说，成熟老练的公司绝不会以貌取人。比如外企更注重“低调”和“职业”，对外貌没有特别的规定。但他们更喜欢本科学历、英语流利的人才，强调自我管理、沟通、协调、远见和判断力。
初学者指南:
着装符合公司文化。秘书代表公司形象，既要表现出优雅成熟的风度，又不能太抢眼；低调简单，但不能太随意。穿衣的秘诀是“符合公司文化”。平时只要注意公司里大多数人的审美习惯，找到公司里的大趋势就可以了。
态度积极友好。“态度决定一生的高度。”秘书是一个非常注重细节的工作，所以要保持积极的心态，在琐碎的工作中时刻调整自己的心态，为老板创造最舒适的工作环境。秘书是公司的枢纽，需要各部门的协调才能开展工作。所以秘书要充满亲和力，在公司内外为自己建立良好的人脉网络。【/br/】全能有效的专业助理，对公司业务概况、部门情况、运作流程等了如指掌。他们还必须掌握实际技能，如组织会议、安排旅行、邮件处理、电话沟通、商务安排等。秘书是老板的工作助手，从老板那里获得明确的工作指示；秘书是信息的引导者，收集和传递信息，保证部门之间信息的流通；秘书是项目经理，可以提高工作效率，减少不必要的工作，把精力和时间投入到有利于个人职业发展的项目中；秘书是行政专家。除了熟悉各种先进的办公软硬件，他还在工作组、部门、公司建立了个人网络。
助理总是向老板致敬，要知道秘书是为公司工作的，不是为老板工作的，所以必须以公司的利益为重。而秘书的工作完全是围绕老板的，所以要知道老板的工作方式、工作作风、工作重点和紧迫性；了解老板的人脉；理解他的工作压力；与老板保持良好的沟通；永远向老板的职位和能力致敬。最重要的是:不要越权！记住，不要代替老板做决定，而是在他的同意下，根据他的工作习惯和时间来处理各种事务。
管理重要但不紧急的事情就像项目管理中的风险管理。秘书要在平时积累，在工作中有远见，适应老板的工作节奏，关注老板最近的工作兴奋点，明确事情的轻重缓急，注意理顺和整理事情，分清轻重缓急，酌情安排。一个好的秘书会为工作中重复三遍的事务建立一个模板，比如酒店预订、信件快递、会议通知、邮件处理等。，并做好流程，以方便以后的操作，减少工作的重复性，进一步量化和规范行政事务。有了这些常规准备，就可以预留更多的时间来应对突发时刻。一个成熟的秘书的标准不应该是总是忙忙碌碌，总是处理紧急事务。一个成熟的秘书自我管理的理想状态是“做重要但不紧急的事”。
方式比内容更重要。对于秘书来说，需要注意的不是内容，而是说话的方式。尽量少说不。你无法避免说不。尽量用肯定的语气表达否定的意思。比如“这个问题我不懂”可以表达为“这个问题比较难懂”。描述问题时，不要用“我觉得”、“我觉得”、“可能”等主观的词语。
沟通把他当成下一任老板。秘书是公司的枢纽，从老板到各个部门的员工，甚至需要面对各种各样的客户。秘书待人接物一切从公司形象出发，以工作大局为重，不卑不亢，谦恭内敛。如果其他部门的同事寻求帮助，表现出优雅和良好的姿态来帮助他们做一些容易的事情。一个好的秘书，应该抱着“他可能就是下一个老板”的心态，和各个部门的同事建立良好的沟通。
唯一秘密:
过滤电话时...化被动为主动，善待每个人的电话。你不仅要表现出你在认真听，还要表现出你听懂了。这样可以为老板“拦架”:“X先生，我完全理解(明白)。X经理现在确实很忙...但我很想收到你的来信。方便的话请传真或邮件给我，我会转给你……”最后以下面这句话结尾:“谢谢您的来电。”然后轻轻放下话筒。
当面对领导的斥责时...一些专家的研究结果表明，90%以上的人在不满意的时候不会直接表达自己的情绪。一般人只有忍无可忍的时候才会当面尖锐批评。"一个会乞求原谅的孩子是不会挨打的。"如果被老板骂了，责怪自己，“先认错”可以打消他的脾气。请记住，老板只是需要为自己一时的愤怒找一个出口。在一起工作久了，他对你的日常印象不会改变。即使受到了不公正的指责，也不要针锋相对，找准时机，真诚但机智地说明原因。
当你被其他同事无端指责时……比如其他部门的同事指责你工作报告有错误，你可以机智地说:“我其实已经看过很多遍了，现在请你帮我再看一遍……”用良好的态度和沟通技巧当场解决问题，以免给同事留下不好的印象。
需要打“小报告”的时候...客观陈述事实，不带个人观点，绝对避免“我认为”、“我认为”、“我认为”之类的词语。
当面对特工时...只讲能讲的部分，这样回答:“目前我能帮到你的……”“我的权利范围可以告诉你的是……”“目前，我所知道的是……”
当面对一个真正困难的问题时...当你不知道怎么说的时候，答案就是实话实说。
总督第二脉:
现状等不及美人老，职场严酷。秘书中女性占80%以上，男性秘书很少，主要分布在政府机关。虽然秘书的地位在中国得到了提高，但仍然没有得到足够的重视。人们认为秘书工作琐碎、重复、缺乏创造性。
晋升高级秘书至少需要5-8年的经验。董事会秘书偏爱男性，很多大型外企需要MBA学历和10年左右部门经理经验。国企需要大学本科以上学历，5年左右相关工作经验，经济或其他相关专业背景。除行政管理能力外，还需要掌握财务知识和产品知识，具备产业经济动态分析能力，具有上市公司或证券事务相关经验。
易筋经:
主要变革方向:人事、公关、营销、销售、采购
优势:了解行业动态，全面接触公司业务，参与重要会议和商务谈判，沟通协调能力强。
捷径内部调动
秘密“薪资”历史:
关注城市
年平均薪资城市:深圳4万左右；
高排位城市:上海3.9万；广州3.6万；北京3.6万；杭州3.3万；南京3万；
北方沿海城市:大连、青岛都是2.5万；
内陆城市:成都2.3万；武汉2.3万；重庆21000；Xi安2.1万；长沙2万。
薪资黄金点
从学历上看，硕士的薪资是平均薪资的1.5倍以上；
从外语能力来看，外语熟练者的工资约为平均工资的1.4倍，熟练者约为平均工资的1.1倍；
从工作年限来看，秘书职业没有“工资上限”，这一点值得欣慰。工作年限越长，收入越丰厚。工作经验3 ~ 5年为涨薪期，8年以上为涨薪期；
从企业性质来看，所有城市的外商独资欧美企业秘书薪酬都是平均年薪的1.2倍以上，上海是1.36倍，居各地之首。合资/合作欧美企业的秘书工资基本略逊于外商独资欧美企业。深圳国企秘书的薪酬表现在各地最为抢眼，超过平均薪酬水平。
福利:
秘书培训计划杭州、南京、深圳做的比较好，北京、大连、青岛、济南、沈阳、长沙、Xi、昆明也不错；
大连、青岛、济南、沈阳、北京对秘书的补充医疗、人身保险、养老保险的参与程度高于其他地区；
深圳、广州、长沙、Xi、昆明享受房贴的人群比例高于其他城市；
上海、深圳、成都、重庆、武汉都有9天的带薪假期，杭州、南京的带薪假期更短，为6天。