写好合同的五十招英文版（二）

为法官和陪审团写作

31.假设读者是一个知识渊博的门外汉。如果你的写作非常清晰，外行也能理解，那么它不太可能出现在法庭上。

32.通过大写和引用来定义一个单词。将一个单词大写表示你希望它有特殊的含义。以下是定义术语的两个示例条款:

本合同中使用的“货物”一词是指买方同意根据本合同向卖方购买的货物。

买方特此同意向卖方购买十(10)只煎锅，以下称为“货物”

33.第一次使用时给单词下定义。不要在合同的开头或结尾写一段定义，考虑在合同中第一次出现时定义术语和概念。这将使读者更容易理解。

34.解释技术术语和概念。请记住，当事人可能理解技术术语，但解释和适用合同的法官和陪审团却不理解。因此，在合同本身中解释合同的条款和概念。让合同在它的四个角落里为自己说话。

当你写作的时候，让你的客户了解信息

35.所有的合同都应该附有一封求职信。这给了你一个地方来指导你的客户如何使用和签署合同。

36.告诉你的客户你写作时的想法。当你写的时候，许多想法会出现在你的脑海中:交易可能出错的事情，未来可能发生的事情，过去发生的事情，更好地组织事情的方法。把这些写在你给客户的信中。

37.告知你的客户风险。在你写合同的时候给客户写一封信是告知客户签订合同的风险和回报的最佳方式。通常，直到花时间去起草合同时，问题才变得明显。

初稿写好之后做什么

38.手动检查拼写、段落编号和交叉引用，也可以使用文字处理软件的拼写和语法检查器。这在今天几乎是不言而喻的，尤其是因为Microsoft Word现在会在您键入时检查您的拼写和语法。(不幸的是，如果你没有仔细看，它也会把“per stirps”变成“per愚蠢”。)现在甚至有计算机程序可以检查合同文件中未定义的条款。DealProof与Corel WordPerfect for law offices打包在一起，doc proofer可供MS Word 97和2000下载。

39.让你的秘书或律师助理阅读。你的员工不仅会经常发现你的文字处理器的拼写检查器漏掉的拼写和语法错误，还会发现你起草时漏掉的不一致和混乱的地方。

40.在上面盖“第一稿2000年6月22日”的章。这可能是许多草稿中的第一份，所以为了避免早期的混淆，可以在第一页的顶部为所有草稿编号并注明日期。在每一页的正面写上“草稿”也是一个好主意，这样可以防止不耐烦的客户在草稿上签字，而不是等待最终版本。

41.让你的委托人读一下。让客户阅读初稿可以确保你的草稿符合客户的意愿。

42.将草稿保存为计算机上的多个文件。如果将初稿保存为两个文件，则一个文件将被标识为初稿，另一个将被标识为当前版本。这可以通过将当前版本命名为“contract”并将第一稿命名为“contract.d1”来实现。然后，后续版本可以命名为“contract.d2”、“contract.d3”等。，其中扩展名中的“d”表示草稿。(当然，如果你没有像我一样使用WordPerfect 5.1 for DOS，你可以使用长文件名来显示合同名称、草案编号和起草日期，例如“合同Smith Jones draft 2 dated 6 22 2000。”)

43.将当前版本与以前的版本进行比较。如果您保存了草稿版本，那么使用文字处理软件的比较功能或使用CompareRite计算机程序将一个版本与另一个版本进行比较是非常容易的。当您将“contract.d1”与“contract.d2”进行比较时，将比较结果保存为“contract.c21”并打印出来，以向客户展示所做的更改。

如何打印和签署最终草稿

44.用24磅的铜版纸而不是20磅的复印纸打印合同。使用厚的证券纸将很容易区分合同的原件和复印件。它也将持续更长时间。

45.使用相同的纸张在页面上打印，如果页面被更改，使用相同的纸张重新打印文档。这将避免合同签署后页面被替换的争论。

46.用蓝墨水签合同，不要用黑墨水。这也将更容易区分签署的原始合同和复印件。

47.在合同的每一页上签名。让双方在合同的每一页都签上姓名首字母，这样就不太可能有人声称合同签署后某一页被修改了。

48.通过在签名行下方提供空白行来标明签名的当事人和证人的姓名和地址。如果合同有争议，这将更容易找到证人。记住商业租赁要有两个见证人。

49.确保公司官员包括他们的头衔、公司名称和单词“as”未能做到这一点可能导致该官员的个人责任。以代表身份签名的正确方式如下:

ABC公司，一家佛罗里达公司

作者:_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _

约翰·琼斯作为它的总裁

50.增加符合公证法的公证条款。附录B中的公证确认就是这样一个条款。

结论性意见

如果这50条建议不能让你的合同免受法律制裁，试着掌握Strunk & White的风格要素*。我听说这在上诉工作中很方便。