一级MS

【考点四】文字排版技术
1。设置文本格式(1)设置字体、字形、字号和颜色●用格式工具栏设置文本格式用格式工具栏设置文本格式的步骤如下:①选择要格式化的文本。②单击格式工具栏中字体列表框的下拉按钮，单击选择所需字体。③单击格式工具栏中字体大小列表框的下拉按钮，单击选择所需的字体大小。④点击格式工具栏最右侧颜色按钮的下拉按钮，下拉颜色列表框，选择所需的颜色选项。⑤如有必要，可以点击格式工具栏中的粗体、斜线、下划线、字符边框、字符底纹或字符缩放等按钮，将所选文本设置为粗体和斜体格式。●使用格式下拉菜单中的字体命令设置文本格式。格式下拉菜单中的字体命令是一个非常有用的命令，用来详细设置文本格式。使用此命令格式化文本的一般步骤是:①选择要格式化的文本。②单击“格式和字体”命令打开“字体”对话框③单击“字体”选项卡设置字体。④单击中文字体列表框中的下拉按钮，打开中文字体列表，选择所需字体。⑤单击英文字体列表框中的下拉按钮，打开英文字体列表，选择所需的英文字体。⑥在字体和大小列表框中选择所需的字体和大小。⑦单击字体颜色列表框中的下拉按钮，打开颜色列表，选择所需的颜色。Word默认自动设置(黑色)。⑧在预览框中勾选设置的字体，确认后点击“确定”按钮。(2)改变字符间距由于排版的原因，有时需要改变字符间距。改变字符间距的具体步骤是:①选择要改变字符间距的文本。②单击设置字体格式命令，打开字体对话框③字符间距选项卡的间距列表框中有三种间距:标准、加宽和紧缩；如果选择了加宽或收缩，具体的间距值应填写在右边的“点值”中。④在“位置”列表框中，有三个位置:标准、升降。当选择提升或降低时，具体的提升或降低值应填写在右边的“磅值”中。⑤您可以在缩放列表框中选择缩放百分比。⑥设置完成后，可以在预览框中查看设置结果，确认后点击“确定”按钮。(3)给文本加下划线、强调、边框和阴影●使用格式工具栏给文本加下划线、边框和阴影。选择要格式化的文本后，单击格式工具栏中的下划线、字体边框和字符底纹按钮。但是这种方法设置的边框线和底纹比较简单，没有线型和颜色的变化。●使用格式下拉菜单中的字体、边框和底纹命令给文本加下划线或强调。操作步骤如下:①选择要加下划线或强调的文字。②单击格式和字体命令，打开字体对话框。③在字体选项卡中，单击下划线列表框的下拉按钮，打开下划线线条列表，选择所需的下划线。④在字体选项卡中，单击下划线颜色列表框的下拉按钮，打开下划线颜色表，选择所需的颜色。⑤点击“项目符号”列表框的下拉按钮，打开项目符号列表，选择需要的项目符号。⑥勾选预览框，确认后点击确定。④、⑤两步可根据需要只做一步或同时做两步。在字体选项卡中，还有一组“效果”的复选框，如删除线、双删除线、上标、下标、阴影、空居中等。选中这些复选框可以使字体格式有相应的效果，尤其是上、下标在简单公式中非常实用。给文本添加边框和底纹的操作步骤如下:①选择要添加边框和底纹的文本。②单击“格式”“边框和底纹”命令，打开“边框和底纹”对话框。③从边框选项卡上的设置、线型、颜色和宽度列表中选择所需的参数。④应在“应用范围”列表框中选择“文本”。⑤可以在预览框中查看结果，确认后点击确定。⑥如果要添加“底纹”，点击“底纹”选项卡，与上述操作类似，在选项卡中选择底纹颜色和图案；在“应用范围”列表框中选择“文本”；在预览框中检查结果，确认后单击确定。阴影和边框可以同时或分别添加到文本中。(4)复制和清除格式为文本的一部分设置的格式可以复制到文本的另一部分，使其具有相同的格式。如果对设置的格式不满意，也可以清除。您可以使用标准工具栏中的“格式刷”按钮来复制格式。1)复制格式复制格式的具体步骤如下:①选择格式化文本。②单击标准工具栏中的“格式刷”,鼠标指针将变为刷子形状③将鼠标指针移动到要复制的文本的开头。④拖动鼠标，直到要复制的文本结束，松开鼠标左键，完成格式复制。2)明确格式。如果对设置的格式不满意，OK，可以清除格式，回到Word的默认状态。使用反向格式笔刷清除设置的格式。也就是说，将Word默认的字体格式复制到格式化文本中。或者，您可以使用组合键来清除格式。操作步骤为:选择文本清除格式:按组合键CRRL+Shift+Z.
2 .段落排版(1)段落左右边距的设置。段落的左边距是指段落左端和页面左边距之间的距离。同样，段落的右边距是指段落右端与页面日历边距之间的距离(以厘米或字符为单位)。Word默认将页面的左右页边距作为段落的左右页边距，即页面的左边距与段落的左边距重合，页面的右边距与段落的右边距重合。您可以一次设置整个文档中所有段落的左右边框，也可以分别设置一个或多个段落的左右边框。在设置段落边界之前，您应该选择一个或多个要设置左右边界的段落。将插入点移动到段落中的任何位置都表示该段落已被选中；您可以通过选择文本来高亮显示几个或所有选定的段落。您可以使用“格式”工具栏或“格式”下拉菜单中的“段落”命令来设置段落的左右边距。●在格式工具栏上，单击格式工具栏中的“减少缩进”或“增加缩进”按钮，缩进或增加段落的左边距。这种方法不灵活，因为每次缩进量是固定的。●格式菜单中的段落命令。使用“格式”下拉菜单中的“段落”命令设置段落边界。步骤如下:①选择要设置左右边距的段落。②单击“段落格式”命令，打开“段落”对话框。③在“缩进和间距”选项卡上，单击“缩进”组下的“左”或“右”文本框右端的“增加”或“减少”按钮。④单击特殊格式列表框中的下拉按钮，选择首行缩进、悬挂缩进或无，以确定段落首行的格式。⑤在“预览”框中勾选，确认后点击“确定”按钮。单击“取消”按钮取消此设置。●用鼠标拖动标尺上的缩进标记。在普通视图和页面视图下，可以在Word窗口中显示一个水平标尺。为标尺页面设置、段落设置、表格大小调整、制表位设置提供了方便。在标尺的两端，都有可滑动的缩进标记，可以用来设置段落的左右边距。标尺左端有三个缩进标记:上方自上而下的三角形为第一行缩进标记，下方自上而下的三角形为悬挂缩进标记，下方的矩形为左侧缩进标记。标尺右端顶部的三角形是右缩进标记。用鼠标拖动这些标记，使所选格式在右边距和首行缩进。如果在拖动标记时按住Alt键，标尺上会显示具体的缩进值，让用户一目了然。用鼠标拖动水平标尺上的缩进标记，设置段落的左右边界。步骤如下:①选择段落设置左右边界。②拖动第一行的缩进标记到所需位置，设置第一行的缩进。③将左缩进标记拖动到所需位置，并设置左边距。④将右缩进标记拖动到所需位置，并设置右边距。(2)设置段落对齐方式段落对齐方式有五种:两端对齐、左对齐、居中对齐、右对齐、散对齐。可以使用“格式”工具栏或“格式”菜单命令来设置段落的对齐方式。●使用格式工具栏设置对齐方式。在格式工具栏中，只有四个对齐按钮，即两端对齐、居中、右对齐和分散。默认情况下两端对齐。如果“两端对齐”按钮弹出，则当前插入点所在的段落是左对齐的。如果要将文档中的某些段落设置为“居中”对齐，只需先选中它们，然后单击“格式”工具栏上的“居中”按钮。总之，设置段落对齐的步骤是:首先，选择要设置对齐的段落；然后在“格式”工具栏中点按相应的对齐按钮。●使用“格式”下拉菜单中的“段落”命令来设置对齐方式。具体操作步骤如下:①选择段落设置对齐方式。②单击“段落格式”命令打开“段落”对话框③在“缩进和间距”选项卡上，单击“对齐”列表框的下拉按钮，在“对齐”列表中选择相应的对齐方式。④检查预览框中的设置，确认后点击确定。●使用快捷键设置对齐方式(3)行距和段距的设置初学者经常按Enter插入空行来增加段距或行距。显然，这是不得已而为之。事实上，您可以单击“格式”菜单上的“段落”命令来精确设置段落间距和行距。●设置段落间距设置段落间距的具体操作步骤如下:①选择要更改段落间距的段落。②单击“段落格式”命令，打开“段落”对话框。③在“缩进和间距”选项卡的“间距”组中，单击段落前后文本框右端的“增加/减少”按钮，设置间距，每次增加或减少0.5行。您也可以直接在文本框中键入数字和单位(如厘米或磅)。“段落前”选项表示所选段落与前一段落之间的距离；“段落后”选项表示所选段落与下一个段落之间的距离。④勾选预览框，确认后点击确定。●设置行距一般情况下，一个段落内的行距是由Word根据用户设置的字号自动调整的。有时打印出来的文件少于一页。为了让页面看起来饱满美观，可以适当增加字距和行距；有时候打出来的内容略多于一页(比如一两行)。为了节省纸张，可以适当减小行距。设置行距的具体步骤如下:①选择要设置行距的段落。②单击“段落格式”命令，打开“段落”对话框。②单击“行距”列表框中的下拉按钮，选择所需的行距选项。④确认预览后，点击“确定”按钮。在设置行距和段距时，需要注意以下几个方面。①段落的左右边距、特殊格式、段落间距和行距的单位可以设置为“字符”和“行”或“厘米”和“点”。设置方法是:单击工具选项…，在选项对话框的常规选项卡上的度量单位下拉列表框中选择厘米，然后单击确定。如果未选中使用字符单位复选框，则厘米/点的单位将显示在格式对话框中。②在设置段落的左右边界、特殊格式、段落间距和行距时，可以使用指定的单位，如左右边界用厘米，首行缩进用字符，间距用磅等。只需在设定值的同时输入单位。②以“字符”为单位设置首行缩进的好处是，无论字体大小如何变化，其缩进始终保持2个字符，格式始终一致。(4)给段落加边框和底纹有时候，给一篇文章的一些重要段落或文字加边框或底纹，可以使其更加突出和醒目。为段落添加边框和底纹的方法与为文本添加边框和底纹的方法相同。唯一需要注意的是，段落选项应该在边框或底纹选项卡的应用范围列表框中选择。(5)项目符号和段落编号在编排文档时，在某些段落前加上数字或某个特定符号(称为项目符号)可以提高文档的可读性。手工输入段落编号或项目符号，不仅效率低，而且添加或删除段落时需要修改编号顺序，容易出错。在Word中，您可以在键入时自动为段落创建编号或项目符号，也可以为键入的段落添加编号或项目符号。(6)设置制表位，按下Tab键后，插页移动的位置称为制表位。初学者经常使用插入空单元格的方法来实现文本行之间的列对齐。显然，这不是一个好方法。简单的方法是按Tab键将插入点移动到下一个制表位，这样可以很容易地对齐每行文本的列。Word还提供了五种不同的制表位，您可以根据需要选择和设置它们之间的距离。
3。版式在创建文档时，Word预设了一个基于A4纸的普通模板，其版式可以应用于大多数文档。对于其他类型的纸张，用户可以根据需要重新设置页边距、每页行数和每行字数。此外，您还可以添加页眉和页脚、插入页码和分栏等。敬文件。(1)使用“页面设置”命令，根据纸张尺寸和页边距确定可用的文本区域。文本区域的宽度是纸张的宽度减去左右页边距，文本区域的高度是纸张的高度减去上下页边距。您可以使用“文件”下拉菜单中的“页面设置”命令来设置纸张大小、页边距和方向。(2)插入分页符Word具有自动分页功能。也就是说，当键入的文本或插入的图形填满一页时，Word将自动分页。编辑排版时，Word会根据情况自动调整分页的位置。有时，为了将文档的一部分分隔成一页，可以手动插入分页符来分隔页面。(3)插入页码如果要在每页的打印文档中插入页码，可以使用“插入”菜单中的“页码”命令。(4)页眉和页脚页眉和页脚是打印在页面顶部和底部的解释性文字或图形。它们不是与文本一起输入的，而是由命令设置的。页码是最简单的页眉或页脚。页眉和页脚也可以很复杂。比如一般教材，单页页眉是章节标题和页码，双页页眉是书名和页码，没有页脚。在页脚，你可以设置作者的名字，日期等。页眉和页脚只能在页面视图和打印预览模式下看到。就像页眉和页脚一样，使用“视图”菜单上的“页眉和页脚”命令。(5)分栏排版使版面更加生动活泼，可以增强可读性。Word提供分栏功能。(6)首沉有些文章用每段首沉代替每段首行缩进，使文章引人注目。您可以使用“格式”下拉命令设置或取消首字母的下拉。(7)水印您可以使用“格式”下拉菜单中的“背景”命令来设置文档的背景。“水印”是背景之一。用诸如“”、“禁止复制”或“证明”之类的词给文档加水印可以提醒读者正确使用文档。
4。文件的印刷。文档编辑排版完成后，就可以打印出来了。在打印之前，您可以使用打印预览功能来检查布局是否理想。如果满意，打印，否则，您可以继续更改布局。文件下拉菜单中的打印预览和打印命令。标准工具栏中的打印预览和打印按钮可以用来实现打印预览和打印。(1)打印预览单击标准工具栏上的打印预览按钮或文件菜单上的打印预览命令，打开文档的打印预览窗口。文档预览窗口中有一个预览工具栏。工具栏中的“显示比例”列表框是最常用的。单击其下拉按钮以下拉显示比例列表，从中可以选择适当的显示比例。查看完毕后，可以点击关闭按钮，退出打印预览状态。如果你觉得合适，可以按“打印”键打印输出。(2)通过“打印预览”打印满意后，就可以打印了。打印前，保存文档以避免意外丢失。Word提供了许多灵活的打印功能，可以打印一个或多个文档，也可以打印文档的一页或多页。当然，打印前打印机要准备好并开机。常见的操作说明如下。●打印文档打印当前文档是最简单的操作，只需点击“标准”工具栏中的“打印”按钮即可。●打印多份文件。如果要打印多份文档，应单击“文件”菜单中的“打印”命令或按快捷键Ctrl+P打开“打印”对话框。在对话框的复制选项组的列表框中填写所需的份数。如果选择了“逐份复印”复选框，请一次打印一份。否则，在打印第二页之前打印第一页，依此类推，直到打印完文档的所有页面。单击确定开始执行打印命令。●打印一页或几页。如果在“页面范围”选项组中选择了“当前页面”单选框，则只打印当前插入点所在的页面；如果选择了“页面范围”单选框，并在右边的文本框中填写了页码，则可以打印指定的页面。