项目沟通：沟通从细节做起

很多管理者认为沟通是一件很简单的事情，甚至没有人承认自己不会沟通。但是，在一个企业中，各个层级的管理者要想沟通得当，并没有想象中的那么简单，只是大多数人没有意识到沟通的复杂性。我在惠普工作了15年。经过无数次的训练和很多老板的培养，我终于想通了什么是沟通。比如很多公司经常出现这样的问题:老板把任务交给下属，下属说知道了，没问题。然而，在执行过程中出现了偏差。老板认为他的下属没有按照他们说的去做，而他的下属则认为这是他们原本的认识。肯定是老板没说清楚，结果就是互相指责，推卸责任，甚至冲突。
为什么会这样？因为人的天性就是按照自己的理解去做事，如果双方事先不花时间详细沟通，很容易出问题。记得小时候看电影，有这样一个场景:在海上航行，船长下达指令说“左满舵”，轮机员会回答“左满舵”。后者没有重复老板的指示，而是从另一个角度表达了自己的理解。虽然当时我们不知道为什么，但现在想来很简单——这是一种有效的沟通方式。很多人把沟通理解为告诉别人一件事，发一封邮件，打一个电话，留一条信息或者发一条短信，这就是沟通。实际上，真正的交流要复杂得多。
那么沟通到底是什么意思呢？
第一，确定你告诉别人什么信息，比如一件事；
其次，要确认对方是否收到信息，即对方要做出回应；
第三，对方理解吗？清楚了吗？需要对方给出明确的理解信息，让对方以不同的方式反馈所理解的意思，从而知道对方是否真正理解了自己的意思；
第四，了解信息后，对方是否同意或接受该信息(如某项工作任务)？如果有，就要给出一个，比如什么时候完成，这样工作进度就可以相对可控；
第五，任务完成日期临近时提醒对方，让对方知道完成任务的时间到了；
第六，在完成日期，无论对方是否完成任务，都要给相关人员一份汇报总结，包括对方、自己的上司、对方的上司以及其他人员。
如果对方顺利完成了任务，通常是要感谢对方的。如果对方没有按时按要求完成任务，就要把这件事告诉他的上司和对方的上司，把事情的始末写清楚，然后需要一个如何做的建议。这是我理解的沟通过程。
所以，沟通一定是双向的，就像握手一样，需要双方的共同努力。在惠普，大家都非常重视沟通，避免不必要的误会和麻烦，这可以体现在很多细节上。
比如我们出国开会，会议组织者会在开会前一周左右给每位与会者发一份地图和行车指南，上面详细写明坐哪辆车，怎么坐，多少钱，沿途有什么标志。如果你自己开车，列出所有你转向的道路，然后用电子邮件把这张地图和驾驶指南发给每个人。【/br/】之所以这么说，是基于大家都是第一次来这个地方的陌生人的前提下，所以尽量说的详细一点。即使有人知道地址，也会被同样对待。这是一种非常简单人性化的沟通方式。但是很多企事业单位很少站在对方的立场考虑问题。地图是为认路的人设计的，不认路的人用地图是找不到的，因为到目前为止我在国内还没有看到过能标注所有道路的详细地图，都是“大致均匀”的地图。
在惠普工作这么多年，我已经习惯了这种沟通方式。所以，如果我邀请客人到我家，我会提前给他们一张地图，告诉你有几条路可以到我们家，每条路去哪里，在哪里转弯，旁边有什么参照物，每条路有多远等等。看着这张地图，你可以很容易地找到它。这是常年养成的习惯，也是让你受益终生的好习惯。
沟通是一个闭环，涉及很多步骤。没人们想的那么简单。它必须来来去去，形成一种互动，类似于“握手关系”。