时间如何左右企业信息化项目计划

我们在做信息项目的时候，会忽略时间的影响。很多企业在规划信息化项目时，就是没有考虑时间对项目进度的影响，从而人为增加了信息化项目的推进难度...
时间，一个不起眼的家伙，在我们策划信息项目的时候，常常被忽略。但在项目的后续实施过程中，我们公司往往需要为此买单。是因为在规划信息化项目时没有考虑到时间对项目进程的影响，从而人为增加了信息化项目推进的难度。
为什么时间因素在信息化项目规划中如此重要？应该注意什么时间？请听作者慢慢说。
第一，跨年度实施信息化工程是大忌。
年底实施信息化项目，尤其是跨年度。这也是一个禁忌的时间。一方面，年假一般比较长，十天到半个月不等。在此期间，员工很可能会忘记之前项目的所有培训内容。因为没有实际操作，很容易忘记单独培训所获得的知识。另一方面，到了年底，我们要问问自己，有多少员工会坚持到最后。员工要么提高休假回老家，要么在那里算日子，休息几天。在人员结构令人失望，人心涣散的形势下，实施信息化项目的效果如何才能更好？
因此，作者在规划信息化项目时，一般不会跨年度。
如果年底不能完成信息化项目，可以考虑年初能否开工。或者能赶上进度，年底前完成项目。总之，不要让信息化项目在企业里过年。
比如我之前在企业负责一个OA项目的时候，差点让这个办公自动化项目在企业里过年。当时原计划不错，年底前就能把OA项目挂上去。但是因为企业管理中间出了点事，OA项目不得不推迟一个月。在这种情况下，如果在年底前推出OA，时间会比较紧，因为我们公司的OA系统还集成了工作流管理的相关功能，所以项目周期比较长。后来，没办法了。一方面，我们不得不在周末休息时加班；另一方面，我们必须调整工作流的相关管理功能，以实现对主要流程的管理。经过这次调整，OA系统终于在年假前半个月搭建起来了，还有半个月的时间巩固项目成果。这种情况下，员工休完年假来上班，对这个OA系统还是记忆深刻，不会全忘了。
二、领导换帅过程中不好实施信息化项目
在战场上，最忌讳的就是临阵换将。在信息化项目实施过程中，最忌讳的就是更换领导。我们知道，许多信息化项目涉及面很广。这些项目，基本上都是顶级项目，需要一把手的全力支持。但在项目实施过程中，往往会更换领导，尤其是企业的一般员工或信息化项目的负责人，这往往对项目是致命的。
不久前，笔者的一位朋友就被这个问题困扰。我的朋友是一家大酒店的信息主管。他们的客户关系管理项目刚刚进行了一半。可惜他们换了个总经理。俗话说，新官上任，新老板开始部署自己的管理风格。由于管理方式的改变，各部门为了配合领导，不得不把CRM项目放在一边。就这样，项目全面停工半年多。如果要从头再来，很多基础工作，比如项目培训、流程梳理、基础数据整理，都需要从头再来。
可见，在信息化项目的实施过程中，领导层的变动会对项目产生很大的影响。但是，很多时候，换帅对于我们小罗来说并没有太大的决定权。但是我们在规划信息化项目的时候，可以关注这方面。
如果领导任期即将届满，那就不要再费心去争取什么信息项目了。有的人很“狡猾”，希望在领导即将离开的时候，去找领导签字，以为领导要走了，审核不会很严格，就要轻松签字。这也是事实。但很多新领导上任后，为了显示自己的权威，会否定这些已经审核通过但还没有上马的项目。这样的话，我们的前期准备就泡汤了。
比如制定信息化规划时，需要在领导离任前明确项目的结束日期，而不是跨越领导的任期。因为领导换人毕竟不是下面的小罗换人，对企业影响深远；此外，领导层的过渡期往往需要几个月。这往往会影响信息项目的实施。因此，在规划信息项目时，有必要避免这种情况。
如果领导突然离职，调整信息项目的计划，离职前把项目挂上去。一般来说，企业老板离职至少需要提前三个月通知。所以，当我们知道领导的离职意向后，就需要调整我们信息项目的计划，争取在老板离职前把信息系统搭建起来，取得阶段性成果。
总之，作为企业信息化项目的负责人，要尽量避免一个信息化项目夸过两个领导。
三。企业在生产经营旺季开展信息化项目并不顺利
如果把企业信息化项目的实施时间放在生产经营旺季，会有什么后果？有可能企业从上到下都被我们的项目干扰了。众所周知，现在很多信息化项目涉及面很广。但在生产经营旺季，企业出于成本考虑，往往不会扩充人员。不然他们怎么在淡季养这些人？所以在旺季，员工的工作一般会变得明显繁忙。在这种情况下，如果开始实施信息化工程，岂不是火上浇油，雪上加霜？而且，有可能我们也会成为员工的出气筒，他们把工作中遇到的一些问题拿出来放在我们的项目上。这绝不是危言耸听。
在规划信息化项目时，笔者认为应注意以下几个方面对企业生产旺季的影响。
一、部门旺季和生产旺季的区别。有时，由于部门性质不同，部门的旺季与企业整个生产经营的旺季不一样。比如，除了平时的旺季，财务部门在公历年底和年初会特别忙。对于其他部门来说，元旦前后，是休闲的时候空。所以在实施财务信息管理系统的时候，这个时候不能放，虽然这个时候其他部门有充足的时间，可以提供更好的配合。但是，这个时候，财务信息化项目管理的主导角色还不可能没有足够的时间参与信息化项目。因此，在考虑部门信息化项目时，如进销存管理、生产计划管理等部门信息化管理软件，要特别注意部门旺季和企业旺季的区别。在制定信息化项目计划时，首先要听取项目主角的建议，了解淡季的情况。不要简单的认为企业的旺季就是部门的旺季；相比空闲置，部门肯定是闲置的。
第二，在企业进入旺季之前，可以给系统一到三个月的过渡期。比如，五金企业一般在8月份进入旺季。如果硬件公司要上ERP项目，不要安排在7月底上线。虽然企业旺季没有信息化项目，但是7月底用户可能对ERP系统不是特别熟悉，操作时会出现一些错误。而且ERP系统在上线运行初期往往需要人工操作和系统操作并行的策略。这种情况下，员工的工作量会翻倍，会让员工原有的工作饱和，负担会更重；企业对制度不熟悉造成的疏漏，会让他们的工作忙起来。因此，企业信息化项目负责人需要根据项目的复杂程度，在企业进入生产经营旺季之前，给员工足够的过渡时间，使系统实现平稳过渡。
除了这些时间因素，在规划信息项目时还需要考虑一些其他情况。如果有的企业可能每年都参加广交会，那么在广交会上实施CRM项目计划显然是不合适的，需要调整项目进度。比如有些企业，虽然6月份是淡季，但还是要进行年中盘点。如果能在这个时间之前上线ERP项目，可以直接使用年中盘点的数据ERP系统，可以避免后续的重复盘点。因为ERP项目上线时我们需要准确的库存数据。此外，为了确保系统数据的准确性，我们还要求在ERP项目的前期增加库存检查的频率。因此，笔者认为，如果在信息项目规划中把时间因素考虑进去，是一门比较高深的学问。没有足够的信息项目管理经验，很少有人能充分考虑这些因素的影响。