接待客人

受付の仕方

　　「名刺の受け方」

　　来客に気づいたら、まず椅子から立ち上がり、「いらっしゃいませ」と一礼する。名刺は両手でていねいに受け取る。客にとって名刺は自分の分身である。粗末に扱われたり、無造作に置かれたりするのは不愉快である。またいつまでも手に持っていたり、上司に渡すのを忘れたりすることもある。管理には十分心がけよう。読み方がわからない場合には、相手に確認をする。

　　「アポイントメントのある客」

　　予約表を前もって確認し、予約の時間の前後はそのために気配りをする。準備ができていれば、早めに来訪された場合にもあわてないで応対ができるし、遅れている場合には、適切な措置を講ずることもできる。次の順序に従って応対をしてみよう。

　　（1）お待ちしていたことを表すことばであいさつをする。

　　いらっしゃいませ、お待ちいたしておりました。

　　いらっしゃいませ、うけたまわっております。

　　（2）上司に来訪を告げ、応接室に案内をする

　　○時にお約束の○○様がお見えになりました。お通ししてよろしいでしょうか。

　　ご案内いたします、こちらへどうぞ。

　　（3）客を待たせるとき

　　上司にメモで来訪を知らせ、終了時間を聞く。

　　あいにく会議（または前の面会者）が長引いておりまして、大変申し訳ございません。

　　○分ほどで終わると思いますが、お待ちいただけますでしょうか。

　　お読物を用意いたしました。よろしかったらどうぞ。

　　代理の○○がお話しさせていただきますがよろしいでしょうか。

　　（4）客の来訪が遅れている場合

　　相手の会社へ電話をいれ、到着時間の予測をたてる。

　　上司に○分程度遅れる旨を連絡する。

　　その後のスケジュールに影響がある場合には前もって連絡をしておく。

　　「アポイントメントのない客」

　　まずあいさつをして名刺を受け取るまでは同じである。しかし不意の客に対しては適切な受付が出来るよう、日頃から気を配っておくことが大切である。次の順序に従って応対してみよう。

　　（1）用件を聞く

　　失礼ですが、どのようなご用件でしょうか。

　　誰に面会をご希望でございますか。

　　おいそぎでしょうか。

　　（2）上司に連絡をとる

　　調べてまいりますので少々お待ちくださいませ。

　　（席をはずし、客の目の前で電話をするのは避ける。）

　　（3）取次ぐ場合

　　お待たせいたしました、お話をうけたまわるとのことでございます。ご案内いたしますのでこちらへどうぞ。

　　（4）断る場合

　　申し訳ございません、ただいま会議中でこざいまして席をはずせません。あらためてお約束願えますでしょうか。

　　調べて参りましたが見当たりません。後ほどこちらからご連絡させていただきますので、お電話番号をお願いいたします。

　　申し訳ございません、社内の規定によりお断りすることになっております。ご了承くださいませ。

　　（5）上司が不在の場合

　　申し訳ございません。ただいま外出しております。○時には戻る予定ですので、こちらからご連絡いたします。念のためお電話番号をお願いいたします。

　　お言づけがございましたらうけたまわります。