监理:项目保护神—医保项目经验谈[2]

5.建立问题跟踪和解决机制

　　问题管理是监理机制中十分重要的内容。对于通过各种渠道了解到的情况，都要进行及时的跟踪，建立相应的跟踪表格及时填写，并建立跟踪机制及时更新内容，这样就能在开监理例会时有根有据。这些跟踪表格和跟踪机制对于及时掌握系统建设的动态和业务需求变更的情况十分有帮助。跟踪表格作为问题记录，一般包括问题编号，问题名字，提出者，提出时间，优先级，希望解决时间，问题描述等等，这些问题可能有开发方面的问题，有项目方面的问题，有业务方面的问题，所以跟踪机制要求对问题进行分析、划分优先级、分配和跟踪，我们首先对严重影响系统建设、应用的问题进行跟踪，对优先级高的问题进行重点督促解决。

　　6.从大量日常函件中搜索承建方的计划

　　原则上，监理的项目计划制定依赖于承建方的计划，但由于承建方计划的模糊性，我们只好从大量日常函件中搜索承建方计划，每周制定监理的详细计划。制定监理主计划时，只列出主要工作和完成的时间段，而不是确切日期；规定周期性工作计划。

　　7.一个相互配合的团队

　　在工作中，我们团队的核心成员对于项目进行过程中具体遇到的问题各自分工负责。同时，大家秉承合作的原则，进行充分交流。比如，每星期四是监理方工作最繁忙的时候，这一天需要为周五的例会准备素材，往往都要工作到很晚，项目组成员需要各自分工、相互配合，才能把资料准备充分。这些工作和资料准备主要包括：

　　（1）确定监理例会的议题。在确定议题之前要与用户方和承建方进行沟通，就其中的议题进行商讨。因为有些议题并不适合在会议上提出，或者，即使要提出，也应让各干系方有所准备。

　　（2）发布监理例会通知和监理议程。

　　（3）催促承建方提供监理会议讨论稿。讨论稿主要介绍本周的工程进展情况，提出需要协调的重大事务供监理会议讨论。

　　（4）提交整套的监理会议资料，包括监理例会议程、监理会议讨论稿、其他重大事项等。

　　8.深入基层了解情况

　　我们每周都要深入系统建设各方的第一线，搜集资料，以作为监理例会的准备。这些来自第一线的资料，既有用户方的，也有承建方的。其实，这些问题也能通过故障单的形式传达到相应的部门，如由用户方负责的，传达到用户方的相应部门;由承建方负责的技术问题则传到相应部门或其分包商解决。但通过监理例会来讨论的问题，更有助于推动该问题的解决。同时在这里必须高度重视，监理例会上提出的应是具有代表性的问题，由于时间紧，如果不注意这方面，将会导致某方甚至各方的抵触，从而损害监理方的权威性。