办公室事务管理－办公环境管理

办公环境管理
　　一、办公环境的含义
　　是指一定的组织机构的秘书部门工作所处的自然环境。包括空间环境、视觉环境、听觉环境、空气环境、健康与安全环境。
　　二、办公环境管理的原则
　　方便→舒适整洁→和谐统一→安全。
　　2．环境的布局与布置
　　（1）布局
　　①封闭式布局。
　　②开放式布局。
　　（2）布置
　　常见的布置方法有:
　　①办公桌上的物品应摆放得体，最常用的物品应放在伸手可及的地方；
　　②要使领导坐得舒适，办公椅应有靠背。要使领导缓解疲劳则可以用旋转椅来调节方位。
　　③对计算机等办公自动化设备，应有其独立的空间，要考虑到其他人员对设备的使用，布置时既要方便他人，又不要妨碍领导的工作。
　　三、办公室的视觉环境管理
　　1、视觉环境：办公室的视觉环境包括办公室内覆盖物和照明。
　　（1）有效地使用颜色。
　　（2）地面覆盖物的颜色和类型应与墙壁、天花板的颜色协调一致，以保证一个统一的、和谐的环境。
　　2．照明：指为完成办公室的指定工作而提供适当的光线系统。
　　光亮宜遵循以下原则设计：减少光源的强度，避免用一个发光体，宜多用几盏灯，降低光源强度，避免集束光而用匀散光；窗上宜装半透明玻璃，以免直接光而用间接光；光源宜置高处，并从后方或左侧射入；办公室宜多用几只光度较弱的灯，以取代一个光度较强的灯，使光线匀散而非集束。
　　四、办公室的听觉环境管理
　　听觉环境指办公室所处的有益声音或有害声音。有益的声音如伴奏音乐或愉快交谈的声音；噪音，如办公机器的震动声为有害的声音。声音的强度单位为分贝（db），一般说来超过70分贝即为噪音，超过130～140分贝使耳痛，超过150分贝使内耳结构破坏，以致耳聋。由于办公室所处的周围环境常有噪音发出，如小汽车、摩托车、卡车的喇叭声，工作人员的谈话、开会、打电话的声音和人们不必要的活动等。因此，控制有害的噪音就成为办公环境管理又一重要任务，那么，如何控制噪音呢？
　　1、消除噪音的来源
　　2．用吸音的材料以减少噪音的影响
　　3．适量音乐的播放
　　五、办公室的空气环境管理
　　办公室的空气环境管理，又叫空气调节办公室，是指为了减少人们的精神消耗，增强舒适性而经过精心调节过空气的办公室。
　　1、温度
　　一般说来，秘书工作环境中最舒适并有益于健康的工作温度是15～20℃。
　　2．湿度
　　一般来讲，最适宜的湿度为40％一60％。
　　3．空气流通、
　　一般说来，每人每分钟需要45立方公尺的新鲜空气。要达到这种要求，必须有良好的通风设备，使空气流通无碍，得以充足与新鲜。
　　4．空气的净化
　　为减少办公室的污染和尊重所有工作人员的感受，办公室内应该禁止吸烟，以保证空气的新鲜。办公室内空气的净化包括打扫，拖洗，擦净，上蜡与打光，用吸尘器吸尘，净化家具，粉刷墙壁和天花板等。
　　六、办公室的保健与安全环境管理
　　保健，又叫健康保护。
　　组织推行对秘书人员的保健方法主要有以下一些。
　　1、定期健康检查
　　2．灌输卫生知识
　　3．采取疾病预防
　　4．保持环境整洁
　　5．推行健身运动
　　6．举办康乐活动
　　要做好安全管理工作，首先
　　（1）树立健康安全意识
　　（2）识别办公室安全隐患
　　办公建筑隐患：这主要指地、墙、天花板及门、窗等，如地板缺乏必要的防滑措施，离开办公室前忘记关窗、锁门等。
　　办公室物理环境方面的隐患：如光线不足或刺眼，温度、湿度调节欠佳，噪音控制不当等。
　　办公家具方面的隐患：如办公家具和设备等摆放不当，阻挡通道；家具和设备有突出的棱角；橱柜等端堆放太多东西有倾斜倾向等。
　　办公设备及操作中的隐患：如电线磨损*露，拖曳电话线或电线，电脑显示器摆放不当的反光，复印机的辐射，违规操作等。
　　工作中疏忽大意的人为隐患：如站在转椅上举放物品，女士的长头发卷进有关的机器设备，复印后将保密原件遗留在复印机玻璃板上，在办公室里抽烟，不能识别有关的安全标识等。
　　消防隐患：如乱扔烟头，灭火设备已损坏或过时，灭火器上堆放物品，火灾警报失灵等。
　　（3）办公环境健康及安全的维护和管理
　　首先，应遵守有关的法规，实行安全管理责任制
　　安全是组织运作的基本保障，也是现代文明的体现。为了与国际接轨，国家已经推行了职业健康安全卫生管理体系（Occupational Health and Safety Management System,简称OHSMS）模式，其基本要求是：
　　严格遵守国家劳动安全卫生规程和标准；
　　伤亡事故和职业病发生率要低于同行业水平；
　　实施职业健康安全卫生管理体系三个月以上；
　　履行不断改善职业安全卫生状况的。
　　（4）识别工作场所和常用设备的隐患
　　要能够主动识别工作场所和常用设备的安全隐患，并在职权范围内予以排除，维护自己和他人的健康和安全
　　能定期对办公环境和办公设备进行安全检查，及时发现和排除隐患，做好风险防范
　　通常企业办公室中安全检查的方法是：
　　1、确定检查周期，定期对办公环境和办公设备进行安全方面的检查；
　　2、发现隐患，在职责范围内排除危险或减少危险；
　　3、如果发现个人职权无法排除的危险，有责任和义务报告、跟进、直至解决；
　　4、将第3条中异常情况的发现、报告、处理等过程认真记录在本企业的“隐患记录及处理表”中。
　　进行安全检查要包括办公环境和办公设备两部分：
　　要区分“隐患记录及处理表”和“设备故障表”的使用，前者记录的是隐患，包括办公环境和办公设备两部分，后者是记录办公设备运行中出现的故障。例如计算机不能工作了，就应填“设备故障表”，如果计算机仍能操作，但屏幕被强光照射，非常刺眼，就应该填写“隐患记录及处理表”。
序号
时间
地点
发现的隐患
造成隐患的原因
隐患的危害和后果
处理人
采取的措施

1
11月4日
研发部
靠窗一排电脑屏幕耀眼
无窗帘遮阳
有损眼睛
行政主管张强
安装窗帘

2
11月19日
研发部
一名外来人员没有访客胸卡
接待人员离岗
有安全和失密隐患
行政主管张强
强调接待处职责要求

3
11月25日
研发部
周末5号文件资料柜未锁
负责研发的人员外出开会
失密隐患
研发部经理王立统
周一部务会上强调

　　（4）安全管理重点
　　要造成一个安全的环境，就必须在以下方面加强管理。
　　1．防盗　　2．防火　　3．防止意外伤亡