工作实务练习题—秘书的日常事务工作

一、填空题
1．机关日常事务的管理，是秘书部门的主要职能之一，它与参与________相辅相成。
2．秘书部门是领导机关的________，群众对机关的第一印象 也常常来自秘书部门的面貌、作风、________。
3．群众接待工作要注意________、负责、________、时效的原则。
4．印章和介绍信是各级各类组织________的标志和________的凭证。
5．秘书部门掌管的印章有三种，一是________，二是单位领导人________的私章，三是________的公章。
6．印章的样式由印章的________、印文、印文的排列、印章的图案、尺寸、 ________构成。
7．印章的种类很多，但主要分类标准一是按________分，二是按________分。
8．印章的保管通常由________担任，保管者就是________。

二、判断题
1．机关日常事务的管理是参与政务的物质基础与保证。( )
2．印章和介绍信是各级各类组织对外联系的标志和行使职权的凭证。( )
3．秘书部门的公章是单位对外行使权力的标志。( )
4．我国党政机关、企事业单位通行的印章为方形。( )
5．用印后的公文和凭证就具有法律效力。( )
6．印章的保管者就是使用者。( )
7．印章的保管者可委托他人代盖印章。( )
8．印章的保管者可随意带公章出办公室。( )

三、单选题
1．查看来访者的身份证和介绍信是属于群众接待工作的( )原则。
A．礼貌
D．负责
C．方便
D．时效
2．小王接电话问来问去没问清楚，后来把事情办错了，这是违反了接打电话的( )原则。
A．态度和蔼
B．头脑敏捷
C．语言简练
D．办事准确
3．人们习惯把印把子比作权力的象征，这是印章的( )。
A．标志作用
B．权威作用
C．法律作用
D．凭证作用
4．我国党政机关、企事业单位通行的印章为( )。
A．长方形
B．菱形
C．圆形
D．四方形
5．使用机关或单位的公章，要由( )审核签字。
A．本单位负责人
B．办公室负责人
C．印章管理人
D．人事部门负责人
6．一般外出联系洽谈工作时，需要单位开出( )。
A．行政介绍信
B．专用介绍信
C．组织介绍信
D．组织证明信
7．秘书为做好接待工作，要懂得一些仪容、仪表、仪态、( )的礼仪常识。
A．风度
B．服饰
C．举止
D．表情
8．随着社会进步，人际交往对语言文明的要求更高了，见面时应根据彼此的关系多采用( )语。
A．慰问
B．道歉
C．感谢
D．问候
9．礼貌、礼节是一个人内在( )的外现。
A．素质
B．思想
C．情感
D．道德
10．待人接物应该热情开朗、温存有礼、( )。
A．温文尔雅
B．和蔼可亲
C．严肃认真
D．不卑不亢
11．做好接待工作要从心理上尊重别人、关心别人、理解别人、体贴别人、( )。
A．帮助别人
B．善待别人
C．启发别人
D．引导别人
12．最能体现出一个人的精神面貌的姿态就是( )。
A．走姿
B．眼睛
C．手势
D．坐姿
13．平时遇到来宾，应主动问候，一般应说( )。
A．欢迎您常来
B．对不起
C．您好
D．请多关照
14．办公室工作的重要地位是由它的( )决定的。
A．特点
B．工作
C．任务
D．影响
15．办公室管理工作涉及面较广，具有一定的( )。
A．知识性
B．专业性
C．基础性
D．实践性
16．值班室管理工作之一是负责( )。
A．处理来函来电
B．协调各部门之间的关系
C．做好办公用品的管理
D．陪同来访人员参观
17．值班员的职责之一就是做好单位的( )工作。
A．卫生检查
B．后勤保障
C．安全保卫
D．外部协调
18．对来信及时拆封是对办理来信的( )的要求。
A．特殊
B．首要
C．一般
D．重要
19．安排领导的公务活动，大多表现为对领导整体工作布局的( )。
A．联系
B．落实
C．检查
D．协调
20．对来访者提出的能当即答复解决的问题，应予以( )。
A．请示后解决
B．研究后解决
C．答复解决
D．证明后答复
21．同来访者交谈，要坚持一听、二问、三记、四( )。
A．解答
B．分析
C．请示
D．小结
22．办公室事务管理的本质特征是( )。
A．服务性
B．安全性
C．创造性
D．集中性
23．办公室工作的重要地位是由它的( )决定的。
A．工作、职能、特点
B．影响、职能、特点
C．作用、职能、特点
D．地位、职能、特点
24．接待重要会议出席者或友好访问团体，应组织人员在( )欢迎或欢送。
A．会客室
B．会议室
C．会客室门
D．大门口
25．办公室事务管理将对单位整体作用的发挥起( )。
A．延续作用
B．特殊作用
C．协调作用
D．推动作用
26．办公室整体运转机制中不可缺少的重要组成部分是( )。
A．事务管理
B．会议管理
C．文书管理
D．档案管理
27．秘书的接待工作应遵守以下原则：诚恳热情、讲究礼仪、周到细致、按章办事、保守秘密和( )。
A，主动热情
B．俭省节约
C．严肃认真
D．讲究排场
28．接待工作三项主要任务是安排好来宾的工作事宜、生活、( )。
A．参观访问
B．业余活动和服务
C．研讨活动
D．学习
29．了解来宾基本情况，包括( )、一行人数，以及到达的日期和地点。
A．所在单位、姓名、年龄、级别
B．所在单位、姓名、职务、级别
C．所在单位、姓名、职称、级别
D．所在单位；姓名、性别、级别
30．凡属来访者要求合理，按政策应当解决的问题应按“分级负责、( )”的原则来处理。
A．责任到人
B．严格查处
C．调查处
D．归口办理
31．秘书不准向客人索要礼品，如对方主动赠送，应婉言谢绝；若无法谢绝( )，由单位处理。
A．可以说明原因后收下
B．收下上缴
C．则应及时汇报
D．申明下不为例后收下
32．上级活动的月安排，一般在( )作出。
A．上月初或当月初
B．上月初或当月底
C．上月底或当月初
D．上月底或当月底
33．按时间顺序记载一定范围内发生的重大事件的参考资料是( )。
A．时事
B．年鉴
C．专题概要
D．大事记
四、多选题
1．来客接待有( )工作。
A．群众接待
B．领导接待
C．外宾
D．内宾
E．家属
2．在群众接待工作中要注意( )的原则。
A．礼貌
B．热情
C． 负责
D．方便
E．时效
3．机关工作中电话的独特优点是( )。
A．保密
B．安全
C．方便
D．迅速
4．信封上的邮件标记有( )。
A．机密
B．亲启
C．急件
D．航空
E．挂号
F．平信
5．秘书部门掌管的印章主要有( )。
A．单位印章(含钢印)
B．单位领导人“公用”的私章
C．秘书部门领导人的私章
D．秘书部门的公章
6．印章按性质分有( )等。
A，单位印章
B．领导签名章
C．业务专用章
D．私人章
7．新刻制的印章在正式颁发启用前应做到( )。
A．备文通知有关单位
B．要做印记
C．印模上报主管部门备案
D．旧章停止使用，封好后交原颁发单位
8．印章的保管者就是使用者，保管者不得( )。
A．委托他人代盖印章
B．随意带出办公室
C．交他人拿走使用
D．盖人情章
E．下班后盖章
9．证明信从行文者的角度分类有( )。
A．组织证明信
B．专用证明信
C．个人证明信
D．行政证明信
10．秘书工作要热情，应该积极主动做好( )的工作
A．为上级服务
B．为朋友服务
C．为本单位的职能部门服务
D．为员工服务
11．接待环境中的自然环境主要有( )。
A．室内、外的绿化环境
B．室内、外的空气环境
C．光线环境
D．声音环境
12．仪态包括接待人员的( )。
A．站姿和坐姿
B．走姿和修养
C．走姿和气质
D．风度
13．正确使用称谓礼节应避免( )。
A．直呼其名
B．无视年龄称呼
C．称呼职务
D．不恰当的称谓
14．认真聆听是要求听者( )。
A．适时作出积极反应
B．不应有任何反应
C．恰如其分地赞美
D．不断地随意插话
15．礼貌交际就必须避免( )。
A．傲气十足
B．动作粗俗
C．出言不雅
D．衣冠不整
16．办公室安排领导参加业务活动时，宜多安排( )。
A．德高望重者
B．第一线领导
C．年轻领导
D．退休的领导
17．风度是( )。
A．服饰的展示
B．美姿的展示
C．气质的显示
D．性格的显现
18．对外交往中应回避的话题包括( )。
A．个人隐私
B．宗教信仰
C．政治派别
D．环境保护

五、名词解释
1．内宾
2．印章
3．介绍信

六、简答题
1．秘书部门的日常事务与管理主要有哪些?
2．群众接待工作有哪些原则?
3．打电话的基本原则。
4．信件处理的大致步骤。
5．印章的作用。

七、论述题
1．秘书应怎样保管和使用印章?
2．秘书应怎样使用和保管介绍信?
3．秘书应如何做好办公室日常事务管理工作?
4．领导办公会的服务工作主要内容有哪些?

八、工作实务题
1．请你结合实际谈谈秘书接待来访者时怎样给对方留下良好的第一印象。
2．结合办公室管理的特点，谈谈办公室的管理。
3．一位来访者即要告辞，此时，秘书应怎样礼貌相送?
4．某市制药厂刘厂长明天来访，领导指示王秘书把接待室整理一下。如果你是王秘书，应怎样做好这项工作?
5．一般来信有七种处理方法，试举出三种并加以说明。
6．秘书小王到办公室工作一年后，各方反映不错，领导让她在一次有关办公室工作座谈会上，结合办公室事务管理特点以及自己的工作经验，谈一谈办公室如何管理。秘书小王该如何准备?
7．小李在机场接到客人后，征得其同意帮助客人提着行李，弓I导其乘车。他先把行李放人后备箱，接着，打开右前车门，请客人坐在司机旁并说：“坐这里视野好。”然后，自己坐到后右位。小李这样做有些不妥，请说出理由。
8．某公司办公室秘书小刘认为要做办公室的事务管理，就需充分认识其特点。小刘是如何认识的呢?
9．在秘书工作中，经常涉及到环境问题，而秘书小李则认为这不过是把接待室(会客室或办公室)收拾得整洁一些而已，他这种看法对吗?请说明理由。
10．某厂的厂长助理前来拜访你公司总经理，偏巧总经理不在，作为秘书，你如何接待这位来访者?
11．刘秘书做过多年秘书工作，领导让他向新来的秘书介绍接待咨询工作。刘秘书应怎样介绍?
12．某汽车修配厂下月初将派主管生产的王副厂长及技术骨干一行5人，前来你厂参观学习，厂办孙主任让你拟定接待计划，请你将接待计划的要点写出来。
13．某集团公司组织公司主管和有关部门负责人到分公司考察，重点是安全生产，时间安排三天。请拟写出考察活动安排方案要点。
14．李秘书第一次陪领导出国考察就碰到了许多新鲜事： 在以色列，他们入住宾馆的那天不仅商店不收现金，而且电梯无需按钮，每隔一层楼自动停一次； 在印度，牛在人行路上走时，行人和车辆都要避让它； 在泰国，送礼品不能使用红色。 请解释以上现象。
15．某单位要刻制一枚新公章，秘书小王通过熟人私下刻制了一枚新公章。短时期内，新老公章混用。请说出小王在刻制和启用新公章方面的错误。
16．秘书小张的知心朋友小李，自称要盖两个单位公章，小张随手把公章交给了小李，小李把公章拿出了办公室。请说出小张在公章使用方面的错误。
17．秘书小张的知心朋友小李，自称要一张介绍信，小张二话不说，撕了一张统一印制的介绍信，盖个章就交给了小李。请说出小张在介绍信使用方面的错误。