秘书考试资格认定：资料编排的方法

收集资料是为保存它们的情报价值，而不是为了收集而收集。所以，存放资料时，编排的方法很重要，要保证这些资料容易检索，当然，也要便于保管。
　　1．使用文件夹
　　过去保存资料都是用打孔机将资料装订成厚厚的一册。这种形式适用于同一类资料和每天都固定的资料，放在书架上，易于查找。
　　但是，如果将资料装订成厚厚的一册，要找自己所需的资料时，就不那么容易，需要耗费一定的时间，而且也不便于携带。
　　目前，各公司从节省空间和经费的立场出发，认识到毁弃没有价值的资料的重要性，开始普遍采用文件夹保存资料。这种方式分类清楚，易于查找，没有价值的资料可以及时毁弃，需要存档的及时存档。
　　使用文件夹保存资料，可以把每一个文件夹都整齐并排地放在文件柜里或者办公桌的右下方的抽屉里，这种方式叫做文件柜式或垂直式保存法。
　　2．文具
　　（1）文件夹一般是用硬壳纸对折而成的。在对折处上写上资料的名称或类别。文件夹一般是茶色的，不过市面上也出售其他颜色的文件夹。
　　（2）文件分类一般只分大类和中类，用硬纸板将不同类别的文件分开，对于各类文件夹要标明它们的区间位置。
　　（3）使用文件夹保存资料，一般就不用铁钉来装订，但各种票据、日报及简报仍可以用铁钉装订。
　　（4）资料标签要贴在文件夹上，不同类别的资料要用不同颜色的标签，这样就便于查找，不容易搞混。
　　3．文件夹的排列方法
　　（1）文件夹在文件柜里要按从右到左的原则排列；
　　（2）文件夹一般是16开，如果资料大于这个尺寸，就将资料对折起来放进去；
　　（3）文件夹原则上不装订，但对需装订的资料一定要从它的左上角对齐装订，否则看不清这些资料里面的页数；
　　（4）如果资料需要折起来，就要从正面往背面折。如果折成两折还不好放，再将外面的那一半对折一次。
　　4．写标签的方法
　　采用文件夹保存资料的优点是，一个文件夹一个内容，分门别类，使资料内容尽可能细分下去，这样不仅容易检索，而且毁弃方便。所以，不要写“xx内容册”这种比较笼统的标签。
　　（1）标题简单明了，不要附带各种说明，资料内容是什么就写什么。
　　（2）根据来往的具体对象对资料进行分类，不要写成“往来书信A”、“往来书信B”的形式。
　　（3）如果资料内容与具体人或者公司没有关系，可以根据资料内容本身的性质进行分类。如出差总结报告、人事科简报、起诉书、各种规章制度等。
　　（4）综合性文件夹。这主要是一些临时性资料，还不能最后进行分类，但内容都很重要。
　　以上4种文件夹，不管是哪一类都要保持清洁整齐，特别是综合性文件夹，还要经常传阅。