法治实务:不动产登记，莫把“记录”当“笔录”(中国自然资源报20230406)

囗 曹尉军

工作中，笔者注意到：部分城市不动产登记机构官网提供的业务表单，将“询问记录”写成了“询问笔录”。那么，不动产登记工作人员在询问申请人后形成的记录究竟应是“询问记录”还是“询问笔录”？将“询问记录”写成“询问笔录”到底有无不妥？

根据《民法典》第二百一十二条的规定，登记机构应当履行查验申请人提供的权属证明和其他必要材料；就有关登记事项询问申请人；如实、及时登记有关事项；履行法律、行政法规规定的其他职责。根据《不动产登记操作规范（试行）》（以下简称《规范》）第3.4.1条的规定，不动产登记机构工作人员应根据不同的申请登记事项询问申请人，并制作询问记录，以进一步了解有关情况。根据《规范》第3.4.2条的规定，询问记录应当由询问人、被询问人签名确认。《规范》附录A5还提供了“询问记录”的示范性文本。根据以上法律、规范，询问并制作“询问记录”应是不动产登记机构的一项职责。

商务印书馆出版的《现代汉语词典》对名词性的“记录”解释为“当场记录下来的材料”，附例为“会议记录”；对名词性的“笔录”的解释为“记录下来的文字”，附例为“口供笔录”。单看如上解释，“记录”强调了“当场”两个字，“询问记录”更符合不动产登记工作人员现场询问申请人的场景。

根据《行政诉讼法》第三十三条的规定，行政诉讼的证据包括书证，物证，视听资料，电子数据，证人证言，当事人的陈述，鉴定意见，勘验笔录、现场笔录。根据《最高人民法院关于行政诉讼证据若干问题的规定》（2002年10月1日实施）第十条的规定，根据行政诉讼法第三十一条（现改为第三十三条）第一款第（一）项的规定，当事人向人民法院提供书证时，被告提供的被诉具体行政行为所依据的询问、陈述、谈话类笔录，应当有行政执法人员、被询问人、陈述人、谈话人签名或者盖章。第十五条规定：“根据行政诉讼法第三十一条（现改为第三十三条）第一款第（七）项的规定，被告向人民法院提供的现场笔录，应当载明时间、地点和事件等内容，并由执法人员和当事人签名。当事人拒绝签名或者不能签名的，应当注明原因。有其他人在现场的，可由其他人签名。法律、法规和规章对现场笔录的制作形式另有规定的，从其规定。”

对照以上规定，不动产登记工作人员询问申请人后制作的记录无论称为“现场笔录”，还是称为“询问、陈述、谈话类笔录”，要想作为行政诉讼的证据，必须有一个前提，即行政执法人员在上面签名。这就引出了不动产登记工作人员是否具有行政执法资格的问题。从实际情况来看，各地不动产登记中心一般是事业单位性质，接受相应主管部门的委托，负责本区域内的不动产登记工作，其本身并不具有行政执法主体资格，其登记行为本质上属于委托行为。所以，对照《最高人民法院关于行政诉讼证据若干问题的规定》，只要不动产登记工作人员不具备行政执法资格，其询问申请人并形成的记录，不管称为“询问记录”还是“询问笔录”，都不能作为行政诉讼中的证据。

《规范》的出台，考虑到各地不动产登记中心行政执法人员配备困难的实际情况，将不动产登记受理人员询问申请人后形成的记录称为“询问记录”而不是“询问笔录”，从而避免与行政诉讼证据中的“笔录”形成不必要的混淆。也许有人要问，既然“询问记录”并不能作为行政诉讼中证据中的“书证”或“现场笔录”，那么“询问记录”意义何在？

笔者认为，根据《民法典》的规定，询问申请人是不动产登记机构的基本职责，按照《规范》要求对申请人进行询问并制作“询问记录”是一个“规定动作”，完成这个“规定动作”，说明工作人员已经尽到合理审慎审查的职责。从登记实务来看，规范询问并制作“询问记录”，也切实起到了减少登记错误、防范业务风险的效果。

综上，笔者认为，《规范》的出台就是为了规范不动产登记行为，各级不动产登记机构应该严格执行《规范》要求，不宜将“询问记录”写成“询问笔录”。

（作者单位：江苏省盐城市不动产登记中心）

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