电子发票到底该怎么管？这里有答案！

中税网 中税网 2023-03-31 17:04 发表于北京

随着全电发票试点的不断扩围，发票电子化改革距离“最后一公里”完成越来越近。如何使用全电发票，如何管好电子发票，成为所有企业绕不开的问题。

日前，国家档案局、财政部、商务部、国家税务总局在三批增值税电子发票电子化报销、入账、归档试点经验基础上，结合相关规定，联合引发《电子发票全流程电子化管理指南》，将电子发票如何管理做了明确的规范，该文对于企业合规使用电子发票极具实操指导意义。

首先，文中明确了电子发票管理职责的划分，多部门应密切协作做好发票全流程电子化管理工作：

其次，关于在电子发票的全流程管理，从发票的开具到接收、报销、入账、用途确认、归档、档案保管、档案利用、鉴定、处置，本文针对每个环节都给出了实践操作规范。结合我们多年为企业提供发票信息化建设服务的经验，特总结如下：

1、电子发票开具

◆有业务系统的开具流程：

◆无业务系统的开具流程：

2、电子发票报销

◆线上报销：

◆线下报销：

3、电子发票入账

模式1：报销系统对接财务系统自动转凭证入账

模式2：线下报销后手工录入信息入账

不论是哪种模式，都需要做发票入账登记，更新发票报账状态，与单据凭证建立关联，全电发票可登陆数字账户做入账标识。

如没有管理系统，入账登记需要人工完成，工作量较大。

4、用途确认

模式1：无发票管理系统则登陆电子税务局进行手工勾选确认。

模式2：系统管理，智能勾选，并将勾选状态与报账状态同步管理。

5、电子发票整理归档

◆线上整理归档：

针对线下报销入账、线上归档的情况，应分别组卷，先进行纸质档案的收集、整理、归档，再将电子发票上传至档案系统对应的条目下进行整理、归档，并更新电子发票台账。

◆线下报销，线下整理归档：

◆线上报销，线下整理归档：

6、电子发票的档案保管

对于在线存储，满足在线的存储设备要求；对于线下归档的，应每两年对离线存储的电子发票档案进行可用性检测。

7、电子发票档案利用、鉴定、处置

在线利用，通过权限，提供在线查询。线下利用，设置查询登记簿，审批单。对于保存备份的档案不得外借。

对已到保管期限的需进行档案鉴定，经鉴定需继续保存的重新划定保管期限。

8、关于检测

该文件特别明确了电子发票的四性检测的检测方法，以满足保管的合规性，确保其可以作为有效的电子凭证安全的长期使用。

所谓四性检测，具体内容如下：

结语：随着电子票据、电子凭证的加速推广，传统的财税管理模式已经无法跟上时代的步伐，从整个电子发票的管理流程来看，没有系统的支撑不仅工作量大，管理成本高，而且存在诸多不可逆的合规风险。我们建议企业尽早布局，拥抱变革，开启信息化、数字化管理新篇章。

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