亚马逊：几十万人的公司怎样高效开会？

一位世界五百强的CEO说，在中国最大的浪费在餐桌和会议桌上。无论大小公司，会议最常见的问题就是会议多、时间长、效率低、人数多、议题散、效果差6个方面。在世界五百强里，据说会议开得最好的是亚马逊，他们几十万人的公司是怎样开会的？他们共有几个会？亚马逊把会议分为4类，分别是决策会、推进会、创意会和发布会。1.决策会是对提案进行讨论，形成下一步的行动方案。开好决策会，最重要的是会议负责人。会议负责人的职责：一是明确会议目标，也就是“谁在什么时间完成什么事”。二是确定会议范围，谁参加会议。三是掌控会议进程。亚马逊在会议开始先给参会者5-15分钟阅读会议材料的时间，让大家信息同步。在会议结束的时候，留出5-10分钟进行决议的整理和总结。四是引导会议讨论，激发沉默者的热情，约束活跃者的跑偏。对于偏离了议题但又非常重要的工作，做好记录，安排专题会议再议。五是形成会议纪要，确保每一项工作都明确责任人、时间节点和标准。六是跟踪决议实施，按计划检查结果，保证会议成果得到落实。2.推进会是为了评估项目的阶段性成果并做出策略调整。会议负责人需要在会前对项目数据进行分析，并对问题制定相应解决方案。进度会一般采用PDCA工作法。每周进行一次PDCA小循环，大环套小环，小环推大环，完成大循环。通常在一个项目结束后，会有一个复盘会，客观评价经验和教训，以便在以后的工作中改善提高。3.创意会围绕某一问题，发掘各种创意、想法和可能性，类似于头脑风暴会。需要注意的问题：一是最好在工作场所之外的地方开闭门会议，新的环境有利于打破固有思维，产生新的灵感。二是摆脱日常工作和手机、电脑的干扰，有利于大家全心投入。三是营造不评论、不指责、不比较、“重量不重质”的创意氛围。四是参会人员尽量差异化，选取不同年龄、不同专业背景、不同部门的人参加，激发创新思维，碰撞创造火花。五是控制人员数量，一般以5-12人为佳，这就是亚马逊著名的“两张披萨原则”。它认为，高效率的会议人数，应该以“两张披萨就能让大家吃饱”为原则。4.发布会目的是传达需要周知的信息。这类会议好处是，仪式感、权威性和正式性，而弊端是过于浪费资源。亚马逊认为，这类会议尽量少开，以邮件或面对面沟通的形式来替代。亚马逊是如何保证会议高效的？这主要得益于它的文化：1.当面沟通规定领导者每月至少两次与下属进行当面沟通，通过不限于工作的坦诚交流，发现问题，提出建议，检验结果。2.极简原则倡导会议人数不超过8人，文件不超过6页。3.客户至上客户价值成为评价是非功过和轻重缓急的唯一原则。4.结果导向不回避任何问题，直到彻底解决，并确保问题不再出现。领导者会深入的问题的任何一个细节，全身心致力于目标的达成。
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