电子文件管理学

随着信息技术的广泛应用，电子形式、数字形式的文件越来越多，它们具有和传统文件、档案不同的记录方式和技术特点，具体工作中，需要采用新的管理方法、管理手段、管理流程和管理制度。从理论研究来看，电子文件管理会对传统档案管理基础理论产生影响，要求更新和丰富既有理论，以适应新型文件的管理；从学科发展来看，需要在档案学中建立关于电子文件及其管理的专门领域，以应对信息技术对档案学理论和实践的挑战。

发展历程

国际社会从20世纪80年代开启了电子文件研究的新领域，90年代产生了很多有影响力的大型研究项目。1993～1996年，国际档案理事会（ICA）成立了电子文件委员会，专门针对电子文件管理问题开展研究，先后完成并发布了《电子文件管理项目：1994—1995调查报告》（Electronic Records Programs: Report on the 1994/95 Survey，1996）、《电子文件文献回顾》（Electronic Records: Literature Review，1996）、《从档案视角开展电子文件管理的指南》（Guide for Managing Electronic Records from an Archival Perspective，1997）三份研究报告，梳理了全球范围内电子文件管理研究和实践的现状，为电子文件管理工作的开展提供了框架。美国、加拿大、澳大利亚、英国、瑞典、德国等多个国家组织了较高层次的联合研究，如美国匹兹堡大学的“电子文件满足档案需求过程中的变量”（1993～1996），加拿大不列颠哥伦比亚大学的“保存电子文件的完整性”（1992～1996）、“电子系统中文件真实性永久保障国际合作项目”（1998～2008），澳大利亚莫纳什大学的“SPIT文件管理元数据”（1998～1999）等，多角度探讨电子文件管理的解决方案。与此同时，电子文件管理相关课程进入档案学专业课程，出版教材并及时更新。

中国学者自1988年开始受到国外文献的启发开展电子文件管理研究，经历了从国际经验学习到本土问题回答的过程。冯惠玲的博士论文《拥有新记忆——电子文件管理研究》（1997），全面开启了电子文件及其管理研究的新篇章。《档案学通讯》1998年1～6期连续刊载了该博士论文的成果摘要，确立了中国电子文件管理研究的基本框架和研究范围，电子文件的原始性与证据性、双重鉴定、双套制、新来源观、电子文件时代的新思维等许多观点和问题成为日后档案界电子文件管理研究的主要依据和探讨话题。

1996年国家档案局成立了电子文件归档与电子档案管理研究领导小组，集合有关力量开展相关研究，分为3个研制小组。其成果：1999年《电子文件归档与电子档案管理概论》正式出版，由徐义全、邱晓威、冯惠玲、商平安、吴筑清、刘伟晏、赵中新、李丽华等撰写；同年档案领域的第一个国家标准《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》（GB/T 17678.1—1999）出台；2002年《电子文件归档与管理规范》（GB/T 18894—2002）颁布，全面规范了各类机关企事业单位的电子文件归档管理工作。2000年教育部高等学校档案学学科教学指导委员会形成决议，电子文件管理纳入档案学核心课程，标志着电子文件管理的分支学科地位得以确立。

研究内容

电子文件管理的研究任务是在信息系统和信息技术应用的背景下考察文件的本质，揭示文件管理的规律。主要研究内容包括：①电子文件。具体包括电子文件的基本概念及其与相关概念的关系，电子文件的构成要素、特点、种类、格式等。②电子文件管理基本理论和原则。具体包括新来源原则、文件连续体理论等信息化背景下档案管理理论的新发展，以及前端控制、全程管理、集成管理等电子文件管理原则。③电子文件管理系统。涉及形成、管理和长期保存电子文件的系统的功能要求、数据规范、关键技术等。④电子文件管理业务。涵盖电子文件生命周期全过程的关键业务，按照业务持续时长和发生频次，分为流程性业务和非流程性业务两类，前者如创建、传输、分发、捕获、归档、鉴定、分类、提供利用等，后者如安全管理、元数据管理、审计跟踪等。⑤电子文件管理保障。涉及电子文件管理体制机制、政策法规、标准规范、教育培训等多个方面。

学科性质

电子文件管理分支学科具有交叉学科的特点。学科研究起源于信息技术应用背景下档案管理和业务管理的双重需求，电子文件管理的发展离不开档案学和计算机科学的支撑。

电子文件管理分支学科和其他档案分支学科具有复杂的交叉关系。在档案学科内部，几乎每个分支学科都面临电子文件管理问题：档案学基础理论要解释电子档案的本质和电子档案管理的基本规律，经典理论面临电子环境的适应性挑战；档案事业管理需要为电子档案工作谋篇布局；科技档案管理也要回答电子环境下科技文件和科技档案的管理问题，二维、三维设计图纸，遥感观测数据，地理信息系统中的数据都是科技类电子文件；文书学要考察办公自动化条件下电子公文的处理；电子文件管理发展也是当代中外档案事业史的一部分。

此外，电子文件管理的发展需要吸收多门学科的方法和知识，如法学、社会学、艺术学、数据科学等多个相关学科。电子文件管理以电子文件法律证据作用的建立和维护为基本目标之一，这需要依赖电子证据及其提取、判断和审查规则的支持；社交媒体环境社会大众记录的兴起引发社群电子文件管理问题；而对电子文件信息的开发离不开数据分析技术和美学知识的应用。

教材建设

孙淑扬、丁志民主编的《档案计算机管理教程》（1993）对计算机技术在档案管理领域中的应用进行了先行探索；国家档案局主编的《电子文件归档与档案管理》（1999），刘家真主编的《电子文件管理导论》（1999），丁海滨编著的《电子文件与电子档案管理》（2000），冯惠玲主编的《电子文件管理教程》（2001），董永昌、何嘉荪主编的《电子文件与档案管理》（2001），杨公之主编的《档案信息化建设导论》（2001）是中国第一批电子文件管理教材；冯惠玲主编的《政府电子文件管理》（2004），刘家真主编的《电子文件管理立体化教材》（2005），王萍、宋雪雁编著的《电子档案管理基础》（2006），金波、丁华东主编的《电子文件管理学》（2007），丁海滨、卞昭玲主编的《电子文件管理基础教程》（2011），周耀林、王艳明主编的《电子文件管理概论》（2016）,冯惠玲、刘越男主编的《电子文件管理教程》（第二版）（2017）等在覆盖面、核心观点、现实素材、编写方式等多个方面不断发展，推动了电子文件管理教材体系和内容的更新。

随着云计算、大数据、区块链、人工智能等新技术的发展和应用，电子文件形成和管理的技术环境和管理环境正在发生快速的变化，学科发展也面临新的机遇与挑战，档案界需要立足文件、档案及其管理的本质，积极开展跨学科的合作和多角度的探索。

扩展阅读于英香．我国电子文件管理研究的三次转折．档案学通讯，2010，（1）：29-33．
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