admin 荐读 | 推进管理体系数字化，解决“两张皮”问题
一、产业数字化转型为解决“两张皮”问题带来的机遇
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（一）IT技术的发展为管理体系数字化提供了技术条件和应用环境
互联网时代IT技术飞速发展，深刻改变着社会生活和企业的运营管理，各行各业都在积极开展产业数字化工作。管理体系数字化是产业数字化的自然结果，也是时代发展对管理体系认证工作的迫切要求。
管理体系的数字化，不仅是管理工具和方法的改变，更是管理的内涵与外延，以及管理模式的变革。数据是继土地、劳动力、资本和技术后的第五大生产要素，具有可复制、可共享、无限供给等属性，在支撑企业决策、驱动协同、促进创新等方面具有重要作用。
工业和信息化部于2021年底发布了《制造业质量管理数字化实施指南（试行）》，此指南将进一步推进管理体系数字化工作，特别是相关工具和方法的研发与应用，以及软件平台等公共服务的配套和完善。
（二）管理体系数字化有利于将标准要求融入日常管理流程，并实现体系运行记录的自动保存
IT科学与管理体系标准在理论基础上具有一致性，过程方法是它们共同的理论基石。目前适用于各种应用场景的APP、OA等IT应用工具，不仅易于使用，而且使用成本低、甚至是零成本。目前较先进的基于云计算的流程管理软件很多，如氚云系统、云枢系统、简道云等平台，都可实现管理体系的数字化。
管理体系数字化可以将标准要求融入日常管理流程，并实现体系运行记录的自动保存，使管理体系标准回归“管理工具”的属性，不再为编制认证审核所需的文件记录耗费时间精力。
（三）管理体系数字化使“所写”与“所做”一致，“所记”与“所做”一致，“两张皮”问题就自然不存在了
产生“两张皮”问题的一个客观原因是，原来用于实现管理体系标准要求的方法和工具不经济，缺少方便操作和实现的技术手段。
二、对获证组织管理体系数字化的建议
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根据部分获证客户管理体系数字化工作和认证审核的实践经验，提出了以下建议，供获证组织根据自身IT应用的具体情况参考：
（一）已使用OA、ERP等管理系统企业的完善和提升
在企业现有软件系统基础上，根据管理体系标准的要求，补充完善相关管理流程，以及选择使用适用于企业工作场景的IT工具，提高工作效率，保证过程质量。参考工业和信息化部发布的质量管理数字化实施指南，提高质量数据自动采集、集中管理、交换共享，促进依靠人工判定的决策机制转变为基于数据驱动的自优化、智能化决策机制，提升业务决策的效率，降低质量风险，提升用户体验。
（二）根据未使用OA、ERP等管理系统企业的需要，认证机构或者行业组织搭建管理体系运行的通用软件平台
依据管理体系标准高阶结构，独立开发或者以一个通用管理系统为基础，构建管理体系运行的软件平台。将管理体系运行所需的过程纳入此管理平台，并根据各专项管理和业务运行的需要，推荐适用的APP以及软件系统。
企业可以在通用平台上，根据产品和服务实现的具体流程做进一步的开发，扩展和细化业务运行所需的功能。
三、通过认证审核引导企业管理体系数字化
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（一）认证项目受理阶段
根据企业管理体系运行数字化的情况，不再将管理手册、程序文件和记录表单作为管理体系运行的典型模式，注重根据企业提供的成文信息，利用公共信息平台（例如国家企业信用公示系统、信用中国、全国排污许可证管理信息平台等），对相关信息进行经核实确认。
（二）认证审核工作中
审核员在现场审核中，主动通过企业使用的管理平台和软件工具进行抽样，保证审核工作的客观和独立。
对于尚未使用管理系统和较少应用软件工具的企业，应该结合企业实际给予方向性的引导，在时间允许的情况下指导企业尝试通用的管理平台（例如钉钉、企业微信），以及容易使用的APP（例如用于满意度调查的麦客表单等）。
（三）日常监督
在现场审核的基础上，认证机构管理人员利用公共信息平台和管理体系运行公共平台，及时获取相关信息，并可通过系统自动识别和提醒关注获证客户体系运行的异常信息。
IT技术赋能ISO管理体系标准，可以提高管理体系运行的效率，减少内耗，更好地发挥规范日常运营管理的作用。抓住互联网时代赋予的机遇，解决“两张皮”问题的关键是：认证行业广大同仁达成共识，共同推进。
来源：《中国认证认可》杂志 2022年第9期
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