商务秘书辅导：商务谈判前的各项准备

一、谈判定义
　　汉字是由象形文字演变过来的，按照传统的说文解字，我们知道“谈”字是两个火气的人在互相说话，“判”字是用一把剑划清是非。
　　由此可见，谈判就是人们为了维护各自的利益或改变相互关系而交换观点，为取得一致而同对方洽谈协商的活动。
　　准确地说，谈判是一种妥协并不是一种对抗，牢记这一点非常重要，因为对抗只会加剧双方的矛盾，造成冲突，而谈判则是彼此让步。
　　商务谈判和其他性质的谈判相比，其目的性、原则性、对抗性、灵活性的特征更为明显。
　　商务谈判始终围绕的是利益分配，谈判的是找到双方都能够接受的利益平衡点，问题在于，任何一方都希望这个平衡点对自己更为有利。
　　作为企业秘书，你的工作自然会有许多次商务谈判的机会，参与甚至主持商务谈判，不仅能够锻炼你的谈判能力，而且可以提高你的应对水准。
　　了解谈判的特征、类型、程序、内容，掌握谈判的技巧和策略对企业秘书而言无疑是非常重要的。虽然每个人与生俱来都具有和人谈判的天赋，就像谈恋爱是一种感情的谈判。法国作家福楼拜曾把真正的爱情形容为双方无条件投降，但商业谈判涉及经济利益，难度可想而知，这对于秘书的表达能力、应变能力、社交能力、控制能力、影响能力、计算能力等等无疑是非常棘手的考验。因此作为一种职业才能，企业秘书必须全面了解与掌握商务谈判的方方面面，以便在谈判中游刃有余地应对与把握，争取使谈判获得成功。
　　首先你必须明白，商务谈判的意图十分清楚，总是为了达到某种商业目的才会进行谈判。
　　其次你应该知道，商务谈判当然要遵循商业原则，这些原则包括：
　　1、如果不是迫不得已，无论如何也不要讨价还价。
　　2、运用实力时，首先要以礼相待。
　　3、只在让对方意识到有利可图，对方才有合作可能。
　　4、与对方的期望值保持联系。
　　5、守住心理底线，让对方习惯你的狮子大开口。
　　6、言而有信。
　　7、少讲多听。
　　8、后发制人。
　　9、为自己留有余地。
　　10、让对手们互相竞争，你就会有利可图。
　　再次你必须充分认识到，只要谈判就会存在对抗，但如果你不是为了策略而故意制造冲突，那我们就应该尽量避免使对抗升级为冲突。
　　凡是冲突产生的焦点，往往正是谈判双方的底线最接近的地方。
　　最后你也得了解，商务谈判本身的弹性足够让你充分发挥灵活性，从而达到引导和控制甚至驾驭谈判走向的目的，只要你给对方足够的期望值和足够的可能性。
　　必须指出的是，时间、地点、场合、对象这些谈判因素在很大程度上会影响甚至左右谈判的结果，譬如谈判的主客场选择，地域拘束感会造成相当大的心理压力，如果不是非得如此，商务谈判是选在没有利益冲突的第三方场地，这样可以缓和地域主场给客方造成的严厉和对立情绪，这对于你来说必须谈成的谈判而言非常重要。
　　你的作用，就是想方设法创造条件，确保谈判获得双方都能满意并且乐于接受的结果。
　　二、谈判准备
　　商场犹如战场，不打无准备之仗，对于秘书来说，对整个谈判事先做到心中有数、胸有成竹，就能有效地控制谈判进程和节奏，使谈判以你事先预料并且希望的方式进行。
　　归纳起来，谈判的准备主要包括四件事，一是市场调查，二是情报收集，三是资料整理，四是人员安排。
　　三、市场调查
　　市场调查是一种特定的有明确目标的商业活动，针对商务谈判所需要掌握的背景资料以及第一手的市场状态信息，通过问卷、走访、座谈、活动的形式，获得能够反映市场行为和相关信息的真实数据，从而为商务谈判提供决策依据。
　　1、市场总体状况。
　　2、产品销售情况。
　　3、产品竞争情况。
　　4、产品销售渠道。
　　5、消费需求情况。
　　6、商业形态状况。
　　7、对手目前状况。
　　8、市场发展空间。
　　市场调查必须事先设定一些基本的结构性问题，从总体上来说，它属于战略性的对策，是为商务谈判确定基本的范围与基调，以调查后归纳整理形成的结果来左右或者影响谈判的基本内容。
　　为了商务谈判而进行的市场调查，与为了市场营销而做的调查，在本质上是不尽相同的，前者的范围更广，政策性更宽泛，其结果是确定一份谈判方案；而后者的功能性更强，其结果是制定一份可以操作的营销方案。
　　了解这一点非常重要，因为市场调查所需不菲，成本问题难免有所困扰，为了谈判而做的市场调查完全不必像市场营销调查那么严谨细致，自然调查成本也可以适当控制在一个合理状态。
　　还有一点，市场调查获得的数据，毕竟只能作为商务谈判过程中的参考，调查的结果能让谈判者心中有底，但如果过分强调这些结果而忽略了谈判现场的发挥，以及谈判策略的运用，未免就会显得死板而且不可理喻。
　　做市场调查分为三个阶段：
　　第一，设定调查范围，确定调查内容，设计调查方式；
　　第二，具体调查并且根据需要和变化及时调整范围、内容、方式，使调查结果更趋全面、专业、合理；
　　第三，整合调查数据，形成一个完整清晰的谈判概念，掌握重点，注重发挥。
四、情报收集
　　如果说市场调查是一种战略行为的话，那么很明显，情报收集工作就是一种战术行为。
　　在商场上，情报收集的无孔不入和防止情报泄露的滴水不漏是一对很有意思的矛盾。一方而，你必须尽量扩大情报收集的范围，准确掌握情报的来源；另一方面，你也要格外注意对自身情报的保密。
　　商业情报大致可分为两种，一种是你作为买方，谈判对方作为卖方；另一种则相反。
　　假如谈判对手是买方，你就必须迅速了解对方的经营状况，尤其是财务状况，判断对方的购买能力，可能的付款期限及付款方式，等等。
　　假如谈判对手是卖方，你就必须迅速摸清对方的实际家底，产品质量如何，生产状况如何，库存与物流是否正常，供货是否有保障及是否准时交货，价格底线多少，有无其他销售渠道，等等。
　　在情报收集工作中需要格外注意的是谈判的最后期限，任何谈判都有一定期限，重要的结论和最终的结果都是在谈判结束之前才能最后确定，期限在其中起了极其重要的、仅次于价格的影响作用。
　　谈判结果成功与否，第一取决于价格，第二取决于期限。期限是谈判成败的分界线，未到期限，对手不会做出最后的让步，但过了期限，对手也没有必要做出让步。因此，准确掌握对手为谈判设定的心理期限，这对于你在最后关头敲定谈判结果大有裨益。
　　当然，能和你较劲的谈判对手肯定不是等闲之辈，他们也肯定会千方百计地保守谈判期限这个秘密，甚至有意无意地提供假情报来混淆你的谈判思路。
　　你必须记住，只要是涉及利益再分配的谈判，无论对手如何掩饰，事先总会有可能暴露出蛛丝马迹，关键在于我们是否能去伪存真，剥茧抽丝，从中发现对你有价值的东西。特别是在谈判过程中，通过近距离的察言观色，可以从对手的情绪流露中大致摸清其最后期限，这几乎是非常容易的事。
　　如果对手是买方，判断其谈判期限的真伪，必须全面分析买主的动态，譬如是否同时和其他卖主谈判购买，买方的支付能力如何，买方对所需商品的需求程度如何，等等。
　　如果对手是卖方，必须调查其存货的数量、质量、生产计划、需求资金，必须了解其有否与其他买主进行实质性接触。
　　只有掌握大量情报，你才能据此对对手做成出非常精准的判断，从而把握住谈判的主动权。
　　你方对谈判期限的设定是种压力，对对方来说，他们会试图了解你方的底线，收集情报时对此应有充分的认识，了解其所知多少，也是为了把握主动权。
　　情报收集工作还要特别注意摸清对方对你方的信任程度，以便更好地设计谈判方案，争取主动。这个信任度包括对方对你方的实力与信用的评价和信任，信任度越高，对你方越有利，对交易成功也越有帮助。
　　五、资料整理
　　谈判所需资料包括：
　　有关法律资料，如合同法。
　　有关法定资料，如工商执照。
　　有关技术资料，如设计图纸。
　　有关价格资料，如报价表。
　　有关样品或货单。
　　整理资料与收集情报不同，情报是信息，通过分析来做判断；资料是实物，通过整合来促成交易。从商务谈判的角度，情报是知彼，资料是知己。正所谓：知己知彼，百战不殆。商务谈判的成功，很大程度上就在于资料和情报这两手准备是否充分，然后就是技巧和策略应用得当，再加上一些运气。
　　资料整理的工作有些繁乱复杂，这就需要你平素养成一种良好的习惯，平时注意收集和分类各种资料，用自己熟悉的方式建档备案，以便随时可以调阅及查找。
　　除此之外，学会在确定主题之后，简捷而且迅速地将有关资料汇总与合并，形成一套完整的资料库，使谈判所需要的所有内容都能清晰准确地整合在一起，以便随时可以参考和证明。
　　六、人员安排
　　针对商务谈判，通常需要成立相应的谈判小组，确保谈判以专业性的方式达到双方都能接受的结果，这个谈判小组的搭配，涉及人员安排的结构性、配套性、主次性、互补性，所以不能随便“乱点鸳鸯谱”。
　　凡是参与商务谈判的人员，均应具备基本素质，而其中个别人，更是必须具有特殊素质。
　　所谓基本素质，是指专业品质和专业能力；所谓特殊素质，是指专业知识和专业经验。
　　●专业品质
　　商务谈判人员并非是十全十美的人，但是守信重诺诚恳谦和的品质是必须首先具备的，因为只有具备如此素质的人，才能为谈判对方所尊重和佩服，才能感染和影响对方的决策。
　　其次，商务谈判人员应该具备非常敏锐的洞察力，洞察不是观察，观察可能只看到事物的表面现象，而洞察则能透过表象发现事物的本质。出色的洞察力有助于谈判人员准确迅速地抓住谈判的要点，减少时间成本和自己可能会发生判断失误的几率。
　　再次，有坚定不移的毅力和不达目的绝不罢休的执著精冲，成功往往就在再坚持一下的努力之中。既然成为谈判高手，半途而废这个词就应该从职业字典中消失。
　　最后，商务谈判人员还得有充沛的体力和旺盛的精力，谈判人员的年龄乃30～50岁之间，这个年龄段的人大多数处于思维敏捷，精力旺盛，经验丰富，干劲十足而且办事效率高，待人处事都比较成熟的状态。