监理工程师：谈企业合同的审核和管理

由于合同本身的特点，合同不同于企业内部的生产、人事、财务等管理，已经超越了企业本身的界限，使其成为一种受法律调整和规范的社会关系，涉及大量的法律专业问题。因此，企业应设立专门的法律顾问部门，对管理合同的签订和履行进行统一审核。那么，作为企业的合同审核，如何对合同进行审核和管理呢？根据笔者自身从事法律咨询和法律纠纷解决的经验，合同的审核和管理应从以下几个方面入手:
首先，企业应设立合同管理部门，对所有业务部门和单位进行统一审核和管理。负责监督、检查和指导企业合同的签订和履行。实际上，合同由不同的级别和部门管理。各业务部门(主要包括供销、基建、技改等。)及下属单位(主要包括分行、海外机构)为二级合同管理单位，负责本部门、本单位合同的签订和履行，定期向法律顾问部报告相关合同的执行情况。为了使统一合同管理模式有效运行，必须建立健全企业内部规章制度，使管理工作有章可循。合同管理制度的主要内容应包括:合同归口管理、合同资信调查、签订、审批、会签、审查、登记备案、法人授权和委托方式、合同示范文本管理、合同专用章管理、合同履行和更正、合同定期统计和审查、合同管理人员培训、合同管理奖惩和联动考核等。企业通过建立合同管理体系，实现管理层次清晰、职责明确、程序规范，使合同的签订、履行、考核和争议解决都处于有效控制之下。在这种统一的合同管理模式下，应注意以下几个方面:

第一，保管好企业的公章或合同章。根据我国现行的企业印章和合同印章使用规定，企业印章和合同印章具有法律效力。也就是说，企业公章等于企业签字。在合同中，即使没有企业法定代表人或授权人的签字，只要加盖了公章或合同章，也可以认为企业认可了合同的相关条款，合同对企业具有法律约束力。当然，如果是企业内部员工为了自己的利益而私自使用公章，企业是不用承担责任的。人民法院《关于企业职工利用单位公章实施的民事行为，企业应否承担担保责任的函》(法函〔1992〕113号1992年9月8日)对此作了规定。但值得注意的是，企业举证如何界定员工的私用行为相当困难。

二是对企业员工签约授权的管控。这个问题几乎所有企业都会存在。由于市场经济的各种信息都是不可预测的，很多机会都是稍纵即逝的。所以一个企业不可能把所有的合同签订都集中在企业的一个人身上，这样就会导致权力授予和权力控制的矛盾。如何制衡这个矛盾，是企业管理机制的问题，而不是法律问题。这里要谈的是如何限制和约束员工签订合同的权力，避免出现表见代理，给企业带来被动的局面。在实际操作过程中，企业往往会提前将相当数量的空白色介绍信或加盖企业公章的标准合同交给海外销售代表或海外销售分公司，以方便他们在适当的时候签订合同。其实这是企业的一种授权行为，但并不完善。因为，在授权的同时，不公示企业权力行使的上限，容易导致狭义无权代理或表见代理行为。因此，笔者建议企业在空白色介绍信中明确规定销售代表或分公司可以签订合同的金额上限，以及销售代表或分公司自主签订合同的期限。这可以有效地防止无权代理或狭义的表见代理。在他们的岗位被停止或调整后，他们必须确保及时上交加盖公司公章的空白色介绍信、委托书和空白色格式合同的原件，同时必须尽快通知与他有业务往来的相关客户。

第三，企业主要负责人免职的预防。企业解聘总经理等企业负责人的，应当同时在公开媒体上进行公告，并应当及时明确告知与企业有重大或者重要经济关系的客户，防止出现表见处分。

第二，对合同进行分类，重点对重要合同进行审计和管理。

一般来说，企业的重大合同主要有:合作开发合同、并购合同、合资合同、代理协议、重大技术改进或技术引进合同、涉及担保的合同、房地产开发及交易合同、巨额购销合同等。由于这些合同涉及企业的重要经济利益，对企业的发展有着至关重要的影响。因此，在签订合同的过程中，必须挑出这些合同作为合同的重点审核和管理对象。在法律顾问部主要人员的参与下，对项目论证、对方资信调查、合同谈判、文本起草、修改、签订、履行或解除变更、争议解决等全过程进行严格管理和控制。

第三，合同审计的主要内容。

合同内容丰富多样，合同条款可以从几条到几百条甚至几千条不等。所以任何合同的审核都要有针对性，主要审核主要内容和重要条款。合同的主要内容，根据合同法的规定，主要包括:当事人的名称和住所；待履行合同的标的；标的物的数量；题材质量；标的物的价格或者应当支付的报酬；履行的期限、地点和方式；违约责任；解决争议的方法。笔者认为，重要的审计内容主要包括以下几个方面:

一、审查合同当事人的身份和资格。这是合同审核首先要确认的问题，也是防止合同欺诈最有力的防范措施。因为合同当事人的身份和资格直接关系到合同签订后是否有效，能否真正履行。

首先你要要求对方出示你的营业执照，我的委托书，我的身份证。还需要考察企业的生产资质。比如房地产项目，一方必须有房地产资质；生产特种机电设备的，需持有特种机电设备生产许可证；如果是药品，则需要相应的国家药品生产许可证，否则即使签了合同，往往也是无效的。

其次，如果是重大合同，那么，在签订合同之前，企业要派相关人员到对方所在地进行审查。代表团人员应是企业高级管理人员+负责人+专业技术人员+法律人员+财务人员等综合构成。这种检查不仅仅是对对方公司的表面检查，而是对对方公司提供的各种执照、证书、资质证书、许可证、财务报表等进行仔细检查。

在考察企业本身的同时，你也要去法院调查核实企业是否有诉讼案件，工商行政管理局调查核实企业的年度登记和年度奖惩情况，土地管理部门和房管部门调查核实企业是否有房产抵押担保，税务局调查核实企业是否有拖延纳税或不及时纳税，环保局调查核实是否有严重的环境污染。以上几个方面实地调查核实的信息都是公开的。所以只要企业稍微认真一点，实地考察不难，但是要查询企业的银行账号就不容易了。

当然，以上几个方面的调查核实，由于对合同内容的侧重不同，也有所不同。比如，如果是合作开发项目，需要调查纳税情况；如果生产线是进口的，必须详细调查生产线的环境限制。如果是合作开发房地产项目，对房地产项目的土地审批相关手续是否完备、是否设置了抵押担保等情况的调查要尽量详细。

二、合同标的物符合国家标准(产品质量、卫生防疫等。)复习。这种检查主要是帮助企业从表面上了解对方产品的质量。企业不能只相信对方提供的各种证照、证件，而应根据对方提供的相关证明，通过电话咨询、委托非现场审查或实地考察等方式实际查验。