在项目采购管理中成本降低的几点认识（二）

3.采购环境的利用
项目的外部环境将对采购战略的制定和采购计划的实施产生重要影响。外部环境包括宏观环境和微观环境。宏观环境是指能够影响项目组织如何采购的外部变化，包括市场的季节性变化、国家宏观经济政策的变化、国家金融政策的调整、市场利率和汇率的波动、通货膨胀的存在、战争打击等因素。微观环境是指项目组织的内部环境，包括项目组织在采购中可能采取的组织政策、方法和程序，即实施采购的过程和程序。在满足微观环境原则的前提下，一个好的项目采购策略应该充分利用外部市场环境为整个项目带来收益。
充分利用采购环境的一个重要环节是熟悉市场情况，了解市场行情，掌握项目所需货物和服务的各种市场信息。例如，结合所采购商品或服务的种类、性能参数、质量、数量和价格要求，了解国内外市场的价格和供求信息，所采购商品的供求来源、外汇市场、国际贸易的支付方式、保险合同等相关国内外贸易知识和业务信息。这就要求项目组织建立相关的市场信息机制，以达到有效利用采购环境的目的。良好的市场信息机制包括:
建立重要货物供应商数据库，以便在需要时随时找到相应的供应商，以及其产品或服务的规格、性能等可靠信息。
建立同类商品的价格目录，让买家进行比较选择，充分利用竞争获取价格利益。
分析研究市场形势，对市场变化做出预测，使采购方在制定采购计划，决定如何外包，采用何种采购方式时，有可靠有效的参考依据。
只有建立良好的市场信息机制，才能在项目采购中知己知彼，对采购环境有充分的了解和把握，使采购方在供需双方之间处于强势地位，获得价格优势，不仅获得高质量的商品或服务，还能获得成本效益。否则，对相关信息的不熟悉会导致采购的延迟，采购预算的超支，成本控制优势的丧失。因此，在项目采购管理中充分利用采购环境，建立良好的市场信息机制，也是降低采购成本的有效途径之一。
4。供应商管理
基于降低采购成本的长远思路，我们认为“供应商管理”的思想应贯穿于项目采购管理的始终，即供应商的管理应作为项目采购管理的一部分纳入其中。这样不仅可以通过长期合作获得可靠的货源和质量保证，还可以在时间长度和采购量上获得采购价格优势，对降低项目采购成本大有裨益。以下两点值得注意:
第一，与供应商建立直接的战略合作伙伴关系。
对于采购方来说，一旦确定了可以长期合作的供应商，就应该与供应商建立直接的战略合作关系。双方本着“利益共享、风险共担”的原则，建立双赢的合作关系，使采购方在长期合作中获得货源保障和成本优势，供应商拥有长期稳定的大客户，保证其产量规模的稳定。这种战略伙伴关系的建立可以给采购方带来长期有效的成本控制效益。
其次，供应商行为的绩效管理。
在与供应商的合作过程中，应对供应商的行为进行绩效管理，以评估供应商在合作过程中供应行为的优劣。比如建立供应商绩效管理的信息系统，对供应商进行评级，建立供应商的量化绩效指标等。，并利用绩效管理的结果来衡量与供应商的后续合作:增加或减少供应份额，延长或缩短合作时间等。，并鼓励和奖励供应商。这样可以促使供应商不断改进供应行为，保证优质及时供应，从而有效降低项目采购总成本。
5。全过程成本的概念，控制总成本
在讨论项目采购管理中降低成本的问题时，要树立采购全过程成本的概念。我们要关注的是整个项目采购过程中的成本降低，是总成本的控制，而不是针对采购的货物或服务的单一价格。获得低价的采购商品固然是成本的降低，但是获得优质的服务、及时快速的供货、可靠的供货保障等。无疑是成本效益。同时，降低采购成本不仅意味着降低采购项目本身的成本，还要考虑相关方的利益。成本就像U形管中的水银。如果你压缩这里的成本，那里的成本就会增加。如果单独降低某项成本，不考虑其他反应，这种成本的降低不会体现在项目采购管理的利润上。因此，有必要树立全过程成本的观念来控制和降低整个项目采购管理的总成本。既要看到最直接的成本降低，又要从项目采购全过程衡量成本效益，从项目采购全过程探索降低总成本的有效措施。只有这样，我们才能发掘采购过程中无处不在的降低成本的机会。