微软Office软件Word与Access数据交流技巧

Word和Access都是Microsoft Office软件包的一部分，两者关系密切。为了方便用户，下面介绍如何实现Word和Access之间的数据交换的方法:

1.在Word中使用Access数据

(1)将MicrosoftAccess表或查询的内容插入到原始Word文档中:

1.在Word文档中选择要插入表格或查询的位置。

2.工具栏，然后单击“数据库”以显示数据库工具栏，再单击“插入数据库”按钮。

3.在弹出的“数据库”窗口中点击“获取数据”按钮，在“打开数据源”的“文件类型”中选择“MSAccess数据库”。在“文件名”框中输入所需的MicrosoftAccess数据库的名称，然后单击“打开”按钮。

4.单击“表”或“查询”，然后选择所需的表或查询，最后单击“确定”按钮。

5.如果要选择记录、字段或它们的子集，并将其包含在Word表中，请单击“查询选项”按钮，选择所需的选项，然后单击“确定”按钮。

6.如果要自定义Word的表格格式，单击“表格自动套用格式”按钮，选择所需选项，然后单击“确定”按钮。

7.单击“插入数据”按钮，在“插入记录”下，选择要包含在Word表格中的记录。

8.如果要在源数据更改时更新Word表格中的数据，可以再次选中“将数据作为域插入”复选框，然后单击“确定”。

(2)将MicrosoftAccess数据输出到Word文档:

1.在MicrosoftAccess中，打开所需的数据库，然后打开数据库对象:表、查询、窗体或报表。

2.选择所需输出数据的行和列。

3.单击“文件”菜单中的“另存为/导出”命令。

4.选择“另存为外部文件或数据库”选项，然后单击“确定”按钮。

5.在“保存类型”框中，选择输出数据的格式:如果要创建原始数据格式的文档，请单击“RTF格式”；如果要创建一个普通的文本文件作为邮件合并数据源，请单击MicrosoftWord“合并文件”按钮。

6.在“文件名”框中，指定新文档的文件名。

7.如果您以RTF格式保存文档，并希望立即启动Word打开文档，请选中“自动启动”复选框。

8.如果要选择指定的数据行，请选择“选择”选项。

9.单击“导出”命令完成输出。

其次，将Word文本文件导入到MicrosoftAccess中

1.在Word中将文件保存为逗号分隔或制表符分隔的文本文件。

2.切换到MicrosoftAccess，然后打开一个新的或现有的数据库。

3.单击“数据库”窗口的“表”选项卡。

4.指向“文件”菜单中的“获取外部数据”命令，然后单击“导入”。

5.单击“文件类型”框中的“文本文件”命令。

6.在“文件名”框中，输入要导入的文本文件的名称。

7.单击“导入”命令。

8.按照“导入文本向导”对话框中的说明进行操作。

若要查看更多选项或修改指导项目(如字段分隔符)，请在向导的第一个对话框中单击“高级”命令。如果要保存指定的项目，以便下次导入类似的文本文件时使用，请单击“另存为”命令。