项目采购管理之合同行政管理

合同管理是保证卖方的履约符合合同要求的过程。对于有多个产品和服务供应商的大型项目，合同管理的一个关键方面是管理供应商之间的联系。合同的法律性质要求项目团队了解在合同管理中采取的行动的法律后果。
合同管理包括在合同关系中应用适当的项目管理过程，并将这些过程的输出整合到项目的综合管理中。当涉及多个卖家、多个产品时，会在多个层面进行上述的整合和协调。所需的项目程序包括:
。计划项目的实施，以授权承包商在适当的时间开始工作。
.监控承包商成本、进度和技术性能的绩效报告。
.质量控制检查和验证承包商的产品是否符合要求。
.变更，以确保变更的批准程序是完整的，并且已经通知了所有应该知道变更的相关人员。
合同管理中还有财务管理部分。合同应明确付款条件，并明确将卖方的实际进度与支付给它的补偿挂钩。
合同管理投资
1合同。请参考12.4.3.1章节了解合同的描述。
2工作成果。卖方的工作成果——哪些可交付成果已经完成，哪些没有完成，质量标准如何达标，使用或制造了哪些费用等。-应作为项目计划实施的一部分进行收集(第4.2节对项目计划的实施有更详细的描述)。
3变更请求。变更请求可能包括对合同条款或所提供产品或服务描述的修改。如果卖方的工作不符合要求，终止合同的决定也应作为变更请求处理。有争议的变更，即卖方和项目管理团队不能就补偿达成一致的变更，有各种名称，包括:索赔、争议或上诉。
4卖方发票文件。有时，卖方必须出具发票文件，要求对已完成的工作付款。合同中应规定提交发票文件的要求，包括必要的证明文件。
合同管理的工具和技术
1合同变更控制系统。合同变更控制系统规定了合同修改的过程。它包括文书工作、跟踪系统、争议解决程序和批准变更所需的批准级别。合同变更控制系统应与全面变更控制系统相结合(第4.3节描述了全面变更控制系统)。
2性能报告。业绩报告为经理提供了有关卖方实现合同目标的效率的信息。合同执行报告应与第10.3节中描述的综合项目执行报告相结合。
3支付系统。对卖方的付款通常由执行组织的应付账款系统处理。您可以为具有各种或复杂采购需求的大型项目建立自己的系统。在这两种情况下，支付系统都必须经过项目管理团队的审查和批准。
合同管理输出
1对应关系。合同条款往往要求保留买卖双方之间的一些通信往来的书面记录，如因履约不理想而发出的警告、合同修改、澄清事实等。
2合同变更。变更(包括批准的和未批准的)应反馈给相关的项目策划和采购过程，必要时应更新项目计划或其他相关的书面记录。
3付款申请。这里假设项目使用外部支付系统。如果项目有自己的内部系统，这里的输出只是“支付”。