项目管理综合应用：项目组合管理提高商业价值

这篇文章对项目组合管理(PPM)的基本原则和好处进行了高度的介绍。本文解释了包括项目组合管理在内的管理规程，以及如何构建项目组合管理系统(PPMS ),以保持项目组合结果和组织的商业策略之间的一致性。
许多组织使用项目组合管理技术来决定他们想要做的业务类型或者他们想要投资的IT项目。项目组合管理(PPM)结合了这种方法的一个额外的维度，并通过使用项目管理规程和实时管理来确保项目组合满足它们的既定目标。
PPM组，观察、分析和管理项目，以确保在组织资源的约束下取得实际的业务成果。根据投资组合的策略和投资组合的业务目标的表现，一些项目包括在投资组合中，而另一些项目被排除在外。本文提供了对项目组合管理和IBM工具的高级介绍，这些工具可以帮助组织实现项目组合管理。
了解项目组合管理(PPM)
PPM是管理学科的混合体，它包括:
业务管理重点确保所有项目和计划与组合策略一致。
整合管理焦点，管理组织的资源和风险。
关注项目管理，审查、评估和管理项目和计划，以确保它们满足或超过对投资组合的预期贡献。
ppm 1的整体分析认为，投资组合的健康程度受到投资组合中所有项目的绩效，以及它们的直接/间接依赖性和可用资源的影响。管理层应该做出能够导致全球投资组合成功的决策，即使这些决策可能与特定投资组合项目的利益相冲突。
将项目管理规程与项目组合级别的业务和一般管理实践相结合，使组织能够:
选择与组织战略和目标相一致的项目和计划。
通过应用优先级项目来充分利用可用资源。
定期评估项目和计划如何促进项目组合的健康发展。
采取管理措施，确保项目团队的合同与业务目标一致。
在项目和计划层面有效使用项目管理原则可以提高客户满意度，减少风险和问题的数量，并增加对指导业务战略的项目/计划的成功
识别、评估和搜索的数量。组织的资源需求和能力。
衡量绩效以确保项目/计划共同符合组合策略。
根据项目组合目标识别并纠正项目/计划和项目组合之间的不一致。
建立有效的沟通和报告机制，以确保对项目、计划和整体组合做出及时、准确的决策。
实施一个过程可以持续改进投资组合。
任何全面的PPM方法至少应包括以下一般流程:
项目选择
项目优先级排序/重新排序
组合监控
组合评估
纠正措施管理
项目终止和删除[/br这需要定义组合策略和决策标准，这些策略和决策标准允许管理者选择项目并确定项目的优先级。定义用于评估投资组合的健康和性能的业务指标也很重要。
决策标准应该与组织的业务战略和目标相联系。排序和选择项目的过程应基于组织的财务目标，如盈利能力、投资回报(ROI)、预算成本和税收增长。同时还应包括其他价值考量，包括客户的需求、进入新市场或开拓现有市场的愿望，以及运营所要求或强制执行的行动。
组织还可以使用业务决策标准来取消或投资项目组合中定义的项目或计划，即使它们已经处于计划或实现阶段。
选择项目并确定其优先级
这一步的目标是根据预定义的业务决策和优先级标准组合来选择项目并确定其优先级，以获得价值。优先级应基于单个项目的利益及其对项目组合的全局影响。此外，由此产生的组合不能超过资源能力或组织的能力。
组合优先级标准应限制在一个可理解、可测量和一致适用的数量。不同的标准可以基于它们在满足商业策略和目标中各自的重要性而具有不同的权重。
尽管优先级标准不同于业务决策标准，但是在决定项目组合中包含哪些项目时，它们都应该被使用。
业务决策标准应该与业务战略和目标相一致。一旦一个项目成为投资组合的一部分，它应该使用这些标准来评估项目的健康状态和性能。
优先级策略建立了投资组合的总体目标，并有助于确定投资组合中项目的类型以及投资组合中每种类型应包含多少个项目。在这里，资源评估也起着重要的作用，我们将在后面讨论。
集成管理焦点
资源和风险管理是项目组合管理的集成管理焦点的一部分。在决定投资组合中包括哪些项目以及如何对现有项目进行优先排序之前，经理需要从供需角度评估他们的资源。他们必须确保高优先级项目有足够数量的具有适当技能的人员。
为了保持健康的组合，管理者必须监控和评估组织的整体资源和能力，以确保他们能够:
根据未来资源的要求规划和构建资源。
根据项目需求和预期响应，对资源投资做出快速决策。
为了实现组合目标，决定当前和计划的资源是否足够。
评估当前和未来的培训需求。
快速识别资源的剩余和短缺，规划资源再分配的方案。
有效实施再分配计划，将关键资源转移到高优先级项目。
识别投资组合风险
识别投资组合风险涉及一系列过程，如识别、分析、应对、跟踪和控制任何可能阻碍投资组合实现其业务目标的风险。这些过程应包括审查项目级风险组合的负面影响，以确保项目经理有一个可靠的风险降低计划。
此外，对投资组合进行统一的风险评估，以确定风险是否在组织预设的范围内也很重要。因为投资组合及其环境是动态的，经理应该在整个投资组合生命周期中有序地审查和更新他们的投资组合风险管理计划。
识别项目组合风险始于对特定项目组合环境的评估:已经建立了什么样的商业决策标准？关于组织当前的业务流程和决策点，什么样的工作假设会增加投资组合的风险？管理人员应该迭代地细化这个评估，作为评估和管理他们的项目组合管理方法的计划。
什么构成投资组合风险？下面是一些例子:
项目组合内项目的相互依赖性
有限的资源/能力和大量需求之间的矛盾
商业策略/商业机会的变化
项目组合内高风险项目的高百分比
与项目组合管理实践相冲突的商业过程
项目组合管理的焦点[/br]成功和有效实现项目组合管理的关键是一个知识渊博的项目组合经理和一个包括项目管理原则的支持过程。这些原则为项目组合经理提供了必要的机制和数据，以评估项目组合的健康和价值，以及对项目的方法、优先级、资金、人员和执行做出有效商业决策的能力。这是通过比较计划绩效和实际绩效来识别不一致情况的关键能力。经理可以立即关注这些问题，并将投资组合带回一致的状态。
建立项目组合管理系统
项目组合经理所需的过程——称为项目组合管理系统或PPMS——是项目组合管理的一套广泛的、文档化的和动态的策略、业务过程、工具、计划和控制。项目组合管理系统为单个项目/计划管理系统提供指导和约束，并确保它们联合起来加速冲突的解决。
规划和实现有效的项目组合管理系统提供了一种方法，该方法可以每天分析和量化项目的价值，确定项目的优先级，并识别需要开始、重新确定优先级和停止的项目。特别地，项目组合管理系统允许项目经理回答以下问题:
哪些项目将有效地支持组织的商业策略和目标？
项目或计划是否提供了项目组合矩阵中所示的预期业务成果？
每个投资组合计划是否有适当的资源，包括具有适当技能的员工？
一个集成的项目组合管理系统应该包括战术过程和战略过程。策略关注正在进行的投资组合项目的持续性能。战略过程集中于投资组合的发展，包括选择新的项目来满足商业目标和战略。此外，缩小与项目组合的目标和策略不一致的项目范围或取消项目的提议也应该是项目组合管理系统的过程的一部分。
项目组合管理系统的主要活动包括收集项目信息，评估项目和组合的健康状态和业务贡献，以及管理纠正措施。这些活动是项目组合涉众每日评审的基础。
收集投资组合信息
为了准确地评估一个投资组合，管理者需要统一的或集中的项目级数据，这些数据是基于定量的(财务、缺陷、市场份额等。)和定性措施(股东义务、客户满意度、风险等)。).为了准确，他们应该在分析信息之前协调和验证数据。然后，他们要从项目层面和组合层面的角度去观察这些数据。例如，他们应该评估每个单独项目和所有项目的财务健康状况，以确保整个投资组合符合其财务目标。
收集和合并数据的工具应该实现一些跟踪功能。少数项目组合可能使用电子表格软件来跟踪和评估组合的健康状态，但是具有多样和复杂项目的组合需要自动化工具来协助收集、合并和分析活动。
评估投资组合
有效的项目投资组合分析包括对投资组合的业务结果进行度量和比较，从而确定投资组合是否满足其业务决策的既定目标。评估过程应该包括短期和长期的观点，并且应该测量和检查战术和战略参数:
战术观点:单个投资组合项目的健康和性能
战略观点:整体投资组合业务结果
根据目标测量项目和投资组合的性能，允许管理者回答以下问题:
当前项目是否产生预期的业务收益并支持投资组合？
项目是否按照平衡风险和价值的原则进行优先排序？
项目中的问题有哪些趋势和指标？需要采取哪些纠正措施？
正在进行的项目建议书是否符合市场趋势？它们是否支持当前/未来的客户需求和新的战略目标？
是否有适当的资源来确保当前和计划项目的有效实施？
通过将每个项目的健康状态/贡献数据映射到业务决策标准，管理者可以很容易地看到项目是否达到或超过了定义的指标，从而识别组合中不一致的部分。
Rational Portfolio Manager是一个IBM策略管理工具，它提供了投资组合仪表板。它可以帮助管理人员以各种形式收集和解释投资组合信息，包括投资计划、记分卡、多维在线分析处理中心和报告。例如，通过使用组合仪表板，经理可以将绿色、黄色和红色中的一种状态分配给每个项目的限值，然后开发记分卡或仪表板和报告。这样他们就能看到项目的表现如何。
.管理人员可以使用这些视图和报告来分析基于定量和定性指标的组合健康状态和价值贡献。对于记分卡和投资计划，投资组合中的每个项目都将被评估，并被分配为绿色、黄色和红色中的一种。管理人员将知道如何从绿色到黄色或从绿色到红色分析这些项目，以确定它们的负面影响是否大到足以保证采取纠正措施。
项目组合管理
对不一致的项目采取纠正措施是项目组合管理系统的关键组成部分。如果一个项目或组合没有达到或超过其目标，确定根本原因，形成纠正行动计划，然后进行监控和跟踪，以确保措施得到实施，问题得到解决，这是非常重要的。项目组合管理系统应该有一个跟踪趋势和预测问题的机制，以确保经理可以采取主动措施来避免不一致的项目。项目管理系统还应该记录和跟踪这些措施，以确保它们实现各自的目标。如果一个成功的预防措施是可重复的，那么项目组合经理应该将它合并到项目组合管理系统中。
根据业务标准和目标收集和分析数据，使经理和主管能够对项目投资做出基于事实的决策，从而避免他们对投资组合的个人主观判断。困难但必要的纠正/预防措施可能包括:
将资源重新分配给高优先级项目。
为那些价值可观的项目指派经过认证的项目经理。
取消或不投标所选项目或合同。
实施风险降低计划。
进行项目质量评审。
协商日程的变更。
为项目经理提供指导。
评审组合
评审组合对于与所有项目的涉众沟通项目组合的状态是非常必要的。这种审查应该被视为一个迭代过程，它可以确保经理和高管做出正确的决策，并保持投资组合的稳健性。这些决策包括:
确保投资组合与业务战略一致。
确保当前的投资组合符合其目标。
跟踪纠正管理措施的有效性。
在组织的能力和限制范围内提供平衡的组合(风险和价值)。
验证业务决策标准和项目/投资组合的准确性。
确保资源能力能够满足项目要求。
确保项目组合管理系统是适当和有效的。
联合审查的频率、形式和参与者名单因组织而异。会议应该与你的组织结构以及你的投资组合的数量、规模和持续时间相一致。如果您有自动报告的能力，您可以在会议之间分发报告，并在每次收集数据时快速完成您的目标。大考组合
提升
是动态的。无论您的项目组合管理系统已经处于稳定状态还是仍在发展，您都需要一个明确的持续改进的过程，这与项目组合评估以及跟踪和度量项目组合改进的度量管理过程密切相关。改进过程也很重要，它保证了项目组合评估的结果会“反馈”到业务流程中。最后，对于未来的项目组合项目，项目组合管理系统应该包括一个收集、分析和组合经验教训的机制。
获得收益
如果将项目管理的实践应用于定义良好的项目组合管理系统中的项目组合管理，组织可以获得巨大的收益:
通过对不一致的项目或计划实施纠正性的管理措施，可以实现项目组合的高绩效。
一致的管理流程带来的低成本。
尽早识别有问题的项目或计划。
通过基于性能和业务标准的比较，实现组合的目标。
提高组织内沟通和管理的有效性。
低风险项目投资与具有商业价值的整体项目投资之间的平衡。
一个好的项目组合管理方法的实际结果是一个更可控的环境和业务单元，可以对整个业务战略做出重大贡献。
注:关于Rational Portfolio Manager的更多信息，IBM的战略项目管理工具，
注
1高级项目组合管理和项目管理组织。作者g .肯德尔和s .罗林斯。国际学习研究所和J. Ross出版公司2003
2项目管理的价值。项目管理解决方案公司，2002年。可以访问白皮书
资源
您可以在developerWorks全球网站上参考本文的英文原文。