ERP项目实施过程中要如何做好文档工作

由于ERP项目涉及两个或两个以上相关方的人员、资金等资源，时间跨度相对较长，实施难度较大，涉及信息流的各个环节，所有与项目相关的需求、建议、解决方案和结论都需要进行标准化和文档化。因此，做好项目文档已经成为ERP项目成功实施的重要支撑。
文档是项目实施过程中交流信息的标准方式，可以作为项目实施的结果进行交流、查阅、引用和保存。
从文档的角度来看，ERP项目的实施过程就是一个文档编制和实施的过程。就项目策划而言，实际上是从开始生成项目策划文件初稿，到讨论后最终确定并形成项目策划文件的一系列文件管理过程。
在ERP项目实施过程中，文档包含的内容非常广泛，大部分都涉及到项目的具体实施。在ERP项目实施过程中，每项工作的前期指导、过程中实施记录和事后分析结果都应形成相应的文档，以记录具体的项目实施过程和具体的活动。作为项目实施过程的记录，该文件包括与项目相关的资源及其使用情况，以便于跟踪和监控项目的实施。因此，文档管理实际上已经成为ERP项目管理过程中的重要组成部分，文档管理的质量在一定程度上会反映在最终的ERP项目实施结果中。
一般来说，ERP实施过程中涉及的文档包括:项目规划文档、计划文档、业务流程调查报告、业务流程分析与讨论记录、优化计划报告、系统需求分析文档、ERP系统解决方案文档(包括从初稿到终稿的文档)、项目管理文档、培训文档、项目变更文档、项目审批文档、基础数据准备文档、基础数据审批文档、软件安装文档、软件定制过程文档、软件二次开发文档、 系统参数设置文件、项目系统测试计划、系统测试过程记录文件、测试报告、系统结果确认文件、系统维护和系统移交文件等。
根据行业内一些企业的经验，在文档管理过程中，企业可以进行完整的文档目录四级管理。比如它的目录结构应该包括:项目名称-项目位置-实施阶段-对应的ERP模块名称。值得一提的是，文件名可以理解。例如，本地生产计划管理业务的首个调查分析文档可以命名为“Local _ BI _ PP _ First Investigation Record”。
另外，文档的版本号管理可以参考以下规则:
在创建文件时，将文档设置为1.0版本。如内容有调整，每次调整后应进行版本升级，相关实施人员应签署变更的名称和时间。
第一次提交给客户的文档是实施者形成的最终版本，但仍属于版本1。当客户确认或修改后再次提交文件时，可以将文件从版本1升级到版本2，然后正式提交并存档。客户修改的文件版本号可以一个一个增加。
在文档的开头，管理者可以列出一个表格来表示版本控制信息:
除了沟通之外，重要的文档都需要经过各级的审核。通常，经理应确定文档审查的默认时间(例如，3天)。如果时间超过预定时间，则可以认为是确认处理。阶段性成果审核的文件应由相关客户公司的主管经理签字，以确认阶段性成果符合要求并被客户接受。
在ERP实施过程中，客户可能会经常改变项目实施范围和计划。这时，文件管理员要做的文件内容应包括:项目范围或内容的变更，变更的原因，变更部分在项目实施过程中的状态，变更对项目进度和项目成本可能产生的影响等。内容变更后，项目文档将进入变更审批流程，进行讨论、审核并提交给项目组各级领导。向领导报送时，有关方面要根据影响的重要程度，确定报送文件的领导的高度。该文档只有在批准后才能执行。
另外，项目文档管理对于整个ERP项目实施的质量控制具有重要意义，就像ISO体系中的质量记录一样。通过比较项目计划和项目目标文件，相关方可以有效地监控项目实施的质量。