请不要忽视项目文档管理

这些年来，大大小小都经历过一些信息系统实施项目，有的是协助别人实施项目，有的是自己负责管理项目的实施，有的是通过各种渠道了解到别人项目的实施情况。在这个过程中，他们不断思考一些管理问题。信息系统的实施是复杂的。这么多年过去了，我很欣慰自己积累了一些成功的经验。另一种感觉是一次又一次发现改进的喜悦和感觉。现在，我将通过这篇文章分享一些在项目管理过程中文档管理的潜在拙见。
关于信息系统项目实施管理的全过程，文档管理的一些内容在之前的文章中也有提及。写这篇文章的目的是为了更详细地表达我对项目管理过程中文档管理的理解。
文档管理的重要性
一直以来，很多人都在谈论文档管理的重要性。最熟悉的就是一个软件项目人事变动后，后面的人无法识别前面的代码，或者识别成本高。事实是，即使人员不变，时间久了，当时的编剧也不会记得自己的思想是什么，因为时间会消磨掉一些东西，每个人的思想和思维方式也在变化。
项目组织在沟通一些想法时，由于个人知识结构不同、立场不同等原因，对一个想法最终实现方案的认知会有差异，最终实现的方案也会有所不同。一份书面文件可以形成大家的统一认知，减少不必要的沟通障碍。同时，清晰的文档也可以给参与者更多的思考时间空。
为了实现良好的沟通方式，我们需要各种文档。在实际的项目管理过程中，确实存在大量的文档。大家都觉得文件很重要，但是真正的文件到了，又开始烦恼，会不自觉的厌烦，无从下手。制作文件的过程既辛苦又麻烦。原本寥寥数语，有了文档之后变得极其麻烦。需要对应一个好的格式，需要经过不同人员的审核和批准，难免会比较麻烦。但是我自己完成文档后，发现可用性并没有我想象的那么高，真正想要的文档不知道去哪里找，不同的文档有不同的见解等等，让用户有点无奈。【/br/】也许正印证了一句话，就是当事情做的毫无头绪的时候，你想到了管理，各种文件也不例外。
文档管理的方式
在文档管理的过程中，我们需要掌握一些重要的原则和方法，这样我们的文档才能真正达到我们预期的目的。
文档模板管理
面对各种繁杂的文档，如果五花八门，每个人都有一种风格，无论是美观还是可读性都会有影响。因此，在文档管理的过程中，有必要建议一套文档模板。
在建立文档模板时，需要要求一些格式，需要将一些基本的元素固化到文档模板中，以保证文档中能够体现出文档所要求的内容，比如文档的页眉页脚、文档的修改历史、文档的目录方式、文档的字体等。
创建文档时，要注意文档的分类。每个分类都有明确的定义，让用户在实际使用中清楚地知道使用哪个模板。如果使用共享目录来管理文档，则需要将模板存储在相对容易找到的文件夹目录中。如果您使用信息系统来管理模板，您可以在主页上建立连接，或者用户可以快速搜索它们。在建立分类的时候，需要包含一个常用类，或者说一个常用类，因为在实际使用过程中总会有一些新的类别出现，也会有一些文档无法分类。这时可以通过公共类来管理。
文档模板的变化要及时通知用户，并做好版本管理。
文档目录管理
为了在纷繁复杂的文档中找到所需的文档，在文档管理时需要建立一个完整的文档目录体系，主要包括文档索引管理和文档分类管理。
在进行文档管理之前，需要对不同的文档进行分类。建议不同的分类可以方便文档搜索，或者针对不同的分类制定不同的管理要求。如果是文件夹管理，就要安排不同的文件夹内容，控制权限。由于文件夹管理的特殊性，需要注意其权限管理的简化。如果采用信息系统管理，应注意类型编码系统的建立。一个好的文档分类系统可以方便用户对文档进行分类和查找。在一些管理流程中，文件分类需要注意归档管理的需要。
对于文档，需要建立一套索引机制。这里之所以特别提出索引机制，是因为在日常的文档使用中，会发现很多相似的文档或者相似的内容描述。由于不同的作者对一些基本概念或原理的描述会有一些差异，所以需要有一个指标来确定此时什么是最准确的，这在项目管理的过程中尤为重要。因为一个项目团队经常会因时而变，后人在面对多种说法时很难知道什么是对的。同时，一些实际情况也会发生变化，有些说法需要更正，而以前的一些文件是无法更正的。所以这个时候也需要有一个索引来明确正确的说法。这个问题也可以通过文档版本的管理来改善。另外，对于那些复杂的文档，有些只是事务性的。通过索引，一些重要的内容可以放在显著的位置，便于检索和阅读。
无论文件夹模式还是信息系统模式，都需要注意文档的权限管理，尤其是对一些已归档的文档，避免对已归档的文档进行不正确的修改或删除。
文档的命名规范
各种文档，如果名称多样或含义模糊，会造成使用和交流上的不便，因此需要建立有效的命名规范体系。
对于一个文档的名称，首先需要容易识别。有些用户不太注意文档的名称，往往直接使用文档的默认名称，或者只是自己的名称、项目的名称等。其他用户几乎无法识别这是哪种文档。
在使用文档的过程中，可以规定文档的类型或者其他一些关键字必须放在文档的某些部分，比如文档的类别要放在文件名的开头，对于月文档，必须放在某个年月的开头，等等。
对于一些不同版本的文档，需要分版本管理。在文件名中标明版本号，可以在终稿等一些标志性的内容上加上一些特殊的标记，以明确其重要性和权威性。
这些方法将有助于文档的文件名整洁清晰，用户查找起来也会更加方便。在文档的交互调整过程中，也可以添加一些日期或修改者的标识符进行传输。主要目的是识别一个文档，减少相互交流的障碍。
文档更改管理
文档在使用过程中被更改是一种常见的现象。变更后的文件需要通过手段进行约束，最常用的方法是版本管理，形成的文件要及时归档保存。
当文档发生更改时，需要能够做到两点:一是文档有明确的更改记录，主要是针对更改的部分，让每一个用户在更改后都无法阅读整个文档；其次，文档的最终版本应该易于阅读。如果只能通过查看更改历史来了解最终版本，使用成本会大大增加。
当文档发生变化时，需要能够通过必要的渠道通知相关人员，如邮件通知或公告，以防止新文档产生后大量用户使用旧文档。在实际操作环境中，ISO9000管理的重要文件的签署和回收方法值得借鉴。当然，有些电子文档需要以其他灵活的方式处理。
文件审核制度
文件作为一种指导性文件，很多文件需要严肃性和权威性，所以有必要对其进行审核。
文件评审的时间一般为文件建立和文件变更时，对于文件适用范围的变更应进行必要的评审。通过文件审查，你可以检查是否有错误或一些不合理的事项。撰写者和审阅者的立场和知识结构不同，对如何撰写文档有不同的观点和看法，因此可以在后续的审阅过程中很好地修改文档。同时，文件审核机制也可以明确各自岗位的职责。
后记
信息系统的实施是一个负责任的管理过程，需要管理各方面的协调。文档作为日常沟通和工作成果总结的重要依据，显得尤为重要。在文档管理过程中，既要注重严肃性，又要注重灵活性，在实现常态标准化的基础上，尽可能方便用户使用和交流，提高使用效率。
文档管理也是其他管理工作的重要组成部分。很多大型企业都会有专门的档案管理部门来管理文档，这也能充分体现文档管理的重要性。