OFFICE辅导：提高EXCEL录入速度十大绝招

因为工作的需要，我经常使用EXCEL处理大量的表格和文档，而最头疼的问题之一就是文字的输入。由于我的输入速度不高，经常要加班才能完成老板布置的任务。经过多年的不断探索，我发现了一些可以提高EXCEL输入速度的小动作。我希望你会喜欢它们。【/br/】第一招嵌入序列法。如果经常需要输入一些有规律的序列文本，比如数字(1，2 …)，日期(1号，2号…)等。，可以利用EXCEL中嵌入的序列来实现其快速输入:
首先在需要输入序列文本的第一个和第二个单元格中输入文本的前两个元素(如“A，B”)。同时选择以上两个单元格。当你将鼠标移动到第二个单元格右下角变成细十字丝(我们通常称之为“填充柄”)时，按住鼠标左键向后(或向下)拖动，直到序列中的最后一个单元格需要填充。释放鼠标左键后，序列的后续元素(如“C，D，E …”等)将自动按顺序填充到相应的单元格中。
第二招——右键拖动法。有时需要输入一些不自然增长的数值(如等比数列:2，4，8 …)。我们可以通过右键拖动来实现:
首先，在第一个和第二个单元格中输入数列的前两个数值(2，4)。同时选中以上两个单元格，将鼠标移动到第二个单元格的右下角变成细十字丝形状，按住右键向后(或向下)拖动到序列的最后一个单元格，松开右键。此时会弹出一个菜单，选择“比例顺序”选项，然后顺序(2，4，8，16...)及其“单元格格式”会分别录入到对应的单元格中(如果选择
第三招——定义顺序法。公司员工的名字经常被要求输入，有些员工的名字带有生僻字，输入起来极其困难。如果我们一次性定义了“员工姓名序列”，以后输入会快很多:
在连续的单元格中输入员工姓名，选中，使用“工具→选项”命令打开“选项”对话框(如图2)。选择“自定义序列”选项卡，然后在以后的任意单元格中输入员工的姓名(不一定是第一个员工的姓名)，使用“填充柄”在后续单元格中的员工后面快速填充员工姓名。
第四招——自动纠错。由于工作需要，我经常需要将一些国家标准(如《建筑安装工程质量检验与评定统一标准》[GBJ300-88])的名称输入到单元格中，对这些文字的输入要求既准确又统一。我用“自动更正”功能解决了一个难题:
使用“工具→自动更正”命令，打开“自动更正”对话框，在“替换为”下面的框中填写“G300”，在“替换为”下面的框中填写“建筑安装工程质量检验评定统一标准”[GBJ300-88以后在单元格中输入？quotG300”(注意:G必须大写！)确认后，系统会自动将周期修正为《建筑安装工程质量检验评定统一标准[GBJ300-88]》，快速、准确、统一。
特别是，如果表格中需要文本“G300”，可以先输入“G3000”及其后的文本，然后删除“1”。
你可以按照上面的方法定义相关的文字，方便以后使用。特别是，此处定义的“自动更正”词条也可用于OFFICE系列中的其他应用程序(如WORD)。
第五招——函数合并法。我经常需要输入一些建筑企业的名称(比如“马鞍山市第九建筑安装工程有限公司”)，这些文字都差不多。如果你吃了它们？”自动纠错”法，取多了可能就不记得代码了(可以打个单子放在电脑前搜索)。这时，我们可以利用EXCEL的一个功能快速输入相似的文本:
假设上述文本需要输入到某个工作簿的Sheet1工作表的D列(如单元格D2)中。我们先在Sheet2的两个后单元格(如A1、B1)中输入文字“马鞍山市”和“建筑安装工程有限公司”，然后输入公式:=CONCATENATE(Sheet2！$A，C2，小型张2！$B)，我们只要在单元格C2中输入“9”之后，在单元格D2中就会快速输入文字“马鞍山市第九建筑安装工程有限公司”。
关于这一招，有三点值得说明:①我们可以使用fill handle将上述公式复制到b列的其他单元格中，以后只要在C列的相应单元格中输入一个企业名称的关键字(如“第九”)，d列的相应单元格中就会填入该企业的全称②为了方便公式的复制， 我们对公式中单元格的引用采用了“绝对引用”(如Sheet2A1、Sheet2B1，这些单元格不随公式的复制而变化，符号“$”表示绝对引用)和“相对引用”(如C2单元格，我们没有添加“$”符号，单元格会随着公式的复制而自动相应调整)。 ③如果这样做，工作表中就会多一列(C列)。打印的时候我们不想打印。我们选中此栏后，点击鼠标右键，在弹出的菜单中？”隐藏”，可以隐藏该列而不被打印。第六招——一次性更换。有时候我们要在一个工作表中多次输入相同的文字，尤其是一些特殊的符号(比如※)非常麻烦，对输入速度影响很大。这时我们可以通过一次性替换来克服这个缺陷:
首先在需要输入这些符号的单元格中输入一个替换字母(比如X)。注意:不能是表中要求的字母)。表格制作完成后，使用“编辑并替换”命令(或按Ctrl+H)打开“替换”对话框。在“查找内容”下面的框中输入替换字母“X”，在“替换值”下面的框中输入“※”，以匹配“单元格”前面的“注意:此时鼠标选中要替换的单元格前面的单元格，选中A1单元格。)，也可以按“全部替换”按钮一次性全部替换(这样做，表格中的所有X都被替换，鼠标可以在任何单元格中选中)。
第七招——快速复制。有时候后面需要输入的文字之前已经输入过了，可以快速复制(而不是通常的Ctrl+C、Ctrl+X、Ctrl+V):
①如果需要在一些连续的单元格中输入相同的文字(比如“砖混结构”)，我们会先在第一个单元格中输入文字，然后使用“填充柄”将日期复制到后续的单元格中。
②如果同一列前面已经输入了要输入的文字，当输入文字的前几个字符时，会有提示。您可以直接按“Enter”键来输入后续文本。
③如果要输入的文本与上一单元格的文本相同，只需按Ctrl+'即可完成输入。
④如果多个单元格需要输入相同的文本，我们可以按住Ctrl键，用鼠标点击所有需要输入相同文本的单元格，然后输入文本，再按“Ctrl+Enter”键。
第八招——定义格式方法。有时我们需要添加单位(如“平方米”等。)到输入值。我们可以直接输入少量，但是一个一个输入大量太慢了。我们自定义“单元格格式”的方法来实现单位的自动输入:
我们先将数值输入到对应的单元格中(注意:只能是数值！)，然后在按住Ctrl键的同时，选中要添加相同单位的单元格，使用“格式→单元格”命令打开“单元格格式”对话框。在“数字”选项卡中，选择“类别”下的“自定义”选项，然后在“类型”
下的框中输入“# "平" "方" "米”第九个定义技巧的短语。对于一些经常需要输入的文字(如“建筑工程质量监督”)，我认为应该采用输入法“手工制作”。quot最好能实现功能(这里以“吴彼输入法”为例):
启动“吴彼输入法”，鼠标右键状态栏，选择“手工造词”选项，打开“手工造词”对话框。在“文字”后面的框中输入短语(如“建设工程质量监督”，最多20个汉字，混合一些符号。将来，您可以像输入其他短语一样输入自己的自定义短语。
第十招——变破。以下方法看似与输入没有直接关系，但却简化了EXCEL的设置过程，自然提高了输入速度:
①众所周知，如果你在EXCEL中输入一个位数很大的数字(如身份证号)，系统会将其转换为科学计数的格式。为了与我们最初的输入意图不一致，解决方案是将这个单元格中的值设置为“text”格式。如果用命令方式直接设置，自然慢。实际上，当我们输入这些值时，我们只需要在它们前面加上一个小的“'”(注意:这个“'”必须用英文输入)。
②如果某个单元格中的输入文本放不下一行，我们可以在按住“Alt”键的同时按下“Enter”键，快速强制其换行。