OFFICE辅导：巧用Excel建立数据库大法

在日常工作中，经常需要建立一些常规的数据库。例如，为了管理一个乡镇的农业税，需要建立一个数据库，数据库的第一个字段命名为村名，第二个字段命名为组。共有19个村，每个村7至17个小组不等，共258个小组。用数据库软件(即使是Visual FoxPro 6.0或Access97这样的高档软件)很难建立这个数据库——一个一个输入？只有傻瓜才有这种想法。用Access宏或FoxPro编程输入。这些数据似乎不够规律(每个村对应的组数不一定相同)，但编程也没那么简单。除非你是编程高手，也是编程爱好者，否则你可能是小题大做了。
其实Excel提供了一些非常有用的函数，让我们任何一个人都可以轻松搞定这些数据库:
第一步:打开Excel97(Excel2000当然也可以)，在A列单元格的第一行填写村名，第二行填写东山村，第十九行填写碾背岭村(注:)
第二步:在B列第一行填写“Group”，第二行填写“Group 1”，按鼠标右键选择“Group 1”然后，在填写了村庄名称的每一行的B列中单击鼠标右键，并选择“粘贴”以在那里填写“组1”。
第三步；用鼠标点击选择A2“东山村”单元格，然后将鼠标放在单元格的右下角(此时鼠标变成单个“十字”形状)，按住鼠标向下拖动。拖动的地方会自动填充“东山村”字样。同样的，其他的村名和组也可以用鼠标“拖走”。填充组时，不用担心Excel会将所有组都填充为“组1”。只要不把“组1”写成“组1”，Excel会自动识别为序列进行处理。因此，当拖动“组1”时，结果是“组2”和“组3”...填完这两个字段，其他数据可以以后在Excel或者数据库软件里填，反正劳动强度差不多。
第四步:保存文件。如果你需要建立一个Access数据库，那么就不要管它，把它保存在默认的”。xls "格式的Excel。如果需要建立FoxPro数据库，请将文件保存在Dbase 4(.dbf)格式。
步骤5:如果需要Access数据库，还必须创建一个新的Access数据库。在“创建新表”对话框中，选择“导入表”，然后选择“.”。您刚刚在“导入”对话框中保存的“xls”文件。(什么？你找不到？！这个对话框默认的文件类型是Microsoft Access，只要改成Microsoft Excel就能找到)。选中导入的文件后，只需要在框中打上“第一行包含列标题”的复选框即可。不需要ID字段，Access向你推荐主关键字时可以拒绝——选择“无主关键字”)。其余的可以视而不见，只需按“导入完成后，就可以使用或修改数据库了。如果你需要一个FoxPro数据库，那就更简单了。你可以直接打开”。dbf”文件，您可以根据需要设置宽度和数据类型等字段来使用它。