提升技

随着技术的发展和分工的专业化，工作模式逐渐转向以工作组为基础的模式。工作组可能由公司某个部门的几个员工组成，也可能是来自不同公司甚至不同国家的人。如何在工作组内部进行沟通和协调，提高工作速度和效率，是工作组至关重要的问题。

一、工作组的传统工作方法

人类交流的基本方式是语言和文字。因此，在我们的工作中，我们需要经常开会和传阅文件。如果人们不能集中在一个地方，他们可以使用电话和传真。

在使用Office程序时，也会遇到很多需要协同工作的情况。比如用Word写一本书，每人负责一章；该公司的几个子公司在Excel的工作簿中填写月度销售报告。请让其他人修改您的文档。

传统的方式，会有很多问题。举个例子，

如何将多个文档合并成一个文档，并保证外观的一致性？

如何保证所有修改的内容都经过处理，没有任何遗漏？

如何同时处理(合并)多个审校的修订？

如何处理修改中的冲突？

在Microsoft Office 2000之前的版本中，已经提供了一些功能来满足上述需求，如Word中的文档母版、版本、修订、文档比较、文档合并等命令；Excel可以分发、传输、审阅和冲突日志共享工作簿。但是，这些功能的一个共同特点是，大部分都不是实时的，所以不具备交互性。为此，Office 2000增加了一个全新的Office Server Extension(OSE Office Server Extension)，一个面向工作组的工作环境。

B.Office服务器扩展的应用

Office server extensions功能强大，取决于系统管理员的设置*。这里只介绍两个典型的函数。

订阅文档或文件夹

您可以通过电子邮件接收特定Web服务器上的文档或文件夹修改通知，并且可以订阅该文档或文件夹。订阅后，如果您编辑、删除或移动文档或文件夹，或者在此文件夹中创建新文件，您将会如期收到自动通知。如果您在文档中添加或删除讨论注释，您也会收到通知。您还可以在Web服务器上查看Web订阅的状态。

网络讨论

使用“讨论”功能，您可以与同事在同一文档中插入批语。您可以使用“讨论”工具栏开始对部分或整个文档进行讨论，其他审阅者也可以添加他们自己的批注。如图所示，讨论注释与普通注释相似，都允许多个审阅者在文档中添加书面注释。它们的主要区别是:

评论是按照线索组织的，也就是对某个具体讨论评论的回复会直接放在评论下面；普通注释按位置或审阅者组织。

您可以同时对同一文档进行多组讨论。您和您的同事可以同时在同一文档中插入讨论批注，而不是使用传统的方法发送文档或在同一文档的多个副本中协调批注。

由插入的讨论注释将立即保存到服务器，以便其他人在打开或刷新文档时可以看到它。

讨论者可以向任何文档添加讨论注释，即使他没有对该文档的写权限。

注释保存在独立于文档的数据库中。因此，您可以将文档保存在没有运行Office Server Extensions的Web服务器上，或者保存在与讨论数据库相同的服务器上。在这两种情况下，您都可以自由地向文档添加注释。除了从Word开始讨论之外，您还可以直接从浏览器开始讨论。在Excel和PowerPoint中也可以执行类似的功能。

c、如何设置讨论区

使用Office server extension，结合IIS和FrontPage 2000，可以快速建立一个讨论网站。首先，启动Microsoft FrontPage 2000，从“文件”菜单中选择“新建站点”命令，从“站点类型”列表中选择“讨论站点向导”,并在新站点位置下输入安装了IIS和Office server extensions的Web服务器的地址以及站点的文件夹。然后按照向导快速建立一个讨论站点，如下图所示。