Access数据Office组件都可用

它是Access组件的重要成员，主要功能是数据库管理和应用。因为它的普及性和易用性不如其他成员，所以人们经常发现Access操作起来不方便。例如，在Access表中，很难在中间插入记录，而在Word表和Excel工作表中很容易进行相同的操作。比如，当我们在Access表中重复输入相同或规则的字段内容时，我们会很自然地想到Excel的复制和自动填充功能，而Access却无能为力。显然，如果能够实现Access与Office组件的其他成员之间的数据交换，就可以让这些成员为Access服务，从而取长补短，提高工作效率。

在Word中打开Access表查询项

如果要将Access中的表或查询转换为Word可以读取的文件格式，以便Word可以对其进行处理，可以使用以下三种方法:

1.使用剪贴板

在Access中，打开要转换的表或查询项，将鼠标指针拖动到所选记录的行选择器上(在窗口的最左端，鼠标放在上面时，鼠标指针会变成指向右边的箭头)，可以选择一组记录；将鼠标指针拖动到所选字段的字段选择器上(在窗口的顶部，当鼠标放在上面时，鼠标指针会变成向下的箭头)选择一组字段；当用鼠标单击左上角的字段选择器和行选择器的交叉点时，可以选择所有记录或所有字段。在做出上述三个选择之一后，单击工具栏上的Copy按钮将选择内容复制到剪贴板，如图1所示。然后打开Word，单击工具栏上的“粘贴”按钮，将Access中的表或查询项复制到Word中的表中。如果认为复制的深色底纹页眉影响视觉效果，可以选中该行，执行格式菜单下的边框和底纹命令，按底纹选项卡按钮，选择无填充颜色。

2.导出到RTF文件

在Access中，打开要转换的表或查询，执行“文件”菜单下的“导出”命令，并将保存类型指定为rtf格式。在Word中，执行“文件”菜单下的“打开”命令或直接按工具栏上的“打开”按钮。在弹出的打开对话框中，点击“文件类型”旁边的下拉列表，指定为“RTF格式”。找到之前保存的RTF文件，双击打开。

3.直接插入数据库

在Word中，单击“视图”菜单下的“工具栏”，然后选择“数据库”(或者在Word窗口的菜单栏或工具栏上单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“数据库”)。此时，要在Word中打开Access表或查询项，可以单击新添加的数据库工具栏上的“插入数据库”按钮。在随后的“数据库”对话框中，按“获取数据”选项卡按钮，将文件类型指定为MS Access数据库，在数据库文件中选择一个表或查询，然后单击“插入数据”选项卡按钮。

图1 复制表格
图1复制表格

将Excel工作表导入Access

利用Excel便捷的自动输入功能和强大的数据处理功能，对Access导入的数据进行处理，然后转换成Access文件，无疑是实际工作中应用最广泛的方法。在Access中导入Excel文件的操作和导入文本文件的操作是一样的，只要在Access中依次执行:文件→获取外部数据→导入，文件类型指定为Microsoft Excel即可。当然也可以通过方便快捷的剪贴板来完成(操作方法和导入Word表格到Access表格一样)。

Access文件被转换成HTML文档。

要将Access文件转换为HTML文档(超媒体文档)，可以在Access中执行“文件”菜单下的“导出”命令，并将保存类型指定为HTML文档。您可以使用Microsoft FrontPage或其他web编辑软件打开文档进行编辑和修改。与导入文本文件和Excel文件一样，在Access中导入HTML文档，只需依次执行“文件→获取外部数据→导入”，并将文件类型指定为“HTML文档”即可。
将Word中的表格导入Access

在Word中，可以自由编辑Access转换的表格，然后将处理后的表格再次导入Access。在Access中使用Word表格的数据有两种方法:

一、通过剪贴板，方法是在Word中选择表格的几行或几列(当然也可以单击表格左上角的“选择”工具选择表格中的所有数据)，然后单击工具栏上的“复制”按钮，再在Access中打开表格或查询项，按下工具栏上的“粘贴”按钮复制表格数据。

　　二是通过文本文件作为过渡，分成两步进行：第—步，首先把Word中的表格转换成纯文本文件；第二步，在Access中导入文本文件。具体操作方法是，在Word中选中表格，依次执行“表格→转换→表格转换成文字”，然后点击“另存为”命令，并指定“保存类型”为“纯文本”。在Access中依次执行：“文件→获取外部数据→导入”，在“另存为”窗口下选择“文件类型”为“文本文件”，如图2所示。
二、通过文本文件作为过渡，分为两步:第一步，首先将Word中的表格转换成纯文本文件；第二步是在Access中导入文本文件。具体操作方法是:在Word中选中表格，依次执行“表格→转换→表格成文本”，然后点击“另存为”命令，将“保存类型”指定为“纯文本”。在Access中依次执行“文件→获取外部数据→导入”，在“另存为”窗口下选择“文件类型”为“文本文件”，如图2所示。

2将图形保存为窗口

在Excel中导入Access数据

可以使用三种方法将Access中的表格或查询项导入Excel:一种是使用剪贴板，其操作方法与导出到Word表格相同。二是将Access数据导出到Excel文件。具体操作方法是:在Access中选择一个表或查询项，执行文件菜单下的导出命令，将保存类型指定为Microsoft Excel97-2000。在Excel中直接双击文件将其打开。第三，直接在Excel中打开。方法是依次执行:“数据→获取外部数据→新建数据库查询(由于典型安装中不包含该功能，第一次使用时会提示安装)”。在随后打开的“选择数据源”对话框中，只需将“新数据源”指定为“MSAccess数据库”即可。

不同访问文件之间

共享数据

如果新创建的表与现有表中的某些字段或记录相同，显然可以通过共享原表中的数据来提高工作效率。此外，共享表可以与新创建的表在同一个数据库中，也可以不在。有三种具体的分享方式:

1.使用剪贴板共享

在“数据库”窗口中，右键单击要备份的表或查询，从快捷菜单中选择“复制”，右键单击要复制的位置，然后选择“粘贴”，并根据需要选择“仅粘贴结构、结构和数据”或“将数据追加到现有表”。当然，也可以打开要转换的表或查询，直接选择一些记录或字段，复制到其他表或查询项中。

2.直接导入访问对象

具体操作步骤如下:“文件→获取外部数据→导入”并指定“Microsoft Access”为文件类型，这样就可以导入当前数据库或其他数据库中的对象，如图3所示。

3.使用链接表。

　　操作基本同上，依次执行：“文件→获取外部数据→链接表”，将“文件类型”指定为“Microsoft Access”，找到相应的表后将其链接进来，和上面直接导入的区别在于，链接进来的表的数据会随原始表数据同步变化，而导入则不会。其实，在使用链接表时，如果将“文件类型”分别指定为“Microsoft Excel、文本文件或HTML文档”，也可以分别将这些文件导入Access，且导入的表中数据会随着原始数据的变化而变化。
基本上操作同上，依次是“文件→获取外部数据→链接表”，“文件类型”指定为“Microsoft Access”。找到相应的表后，将它们链接到。与上面的直接导入相比，链接表的数据会与原表数据同步变化，而导入则不会。实际上，在使用链接表时，如果将文件类型指定为Microsoft Excel、文本文件或HTML文档，可以将这些文件分别导入到Access中，导入的表中的数据会随着原始数据发生变化。

图3导入窗口