Excel2000使用技巧十招

1.Excel文件的加密和隐藏

如果你不想你的Excel文件被别人看到，那么你可以为它设置密码保护。保存文件时可以通过加密文件来达到保护的目的。这里要特别注意的是，一定要记住自己的密码，否则会被视为非法入侵者，拒绝进入。加密文件的具体方法如下:

A.单击“文件”菜单栏中的“保存或(另存为)”命令后，在弹出的“保存或(另存为)”对话框中输入文件名；

b、点击此对话框“工具”栏下的“通用选项”按钮，在弹出的“保存选项”对话框中输入自己的密码；

请注意，它提供了两层保护。如果您还设置了修改权限的密码，即使文件已打开，您仍需要输入修改权限的密码。

C.点击确定，在弹出的密码确认窗口中重新输入密码，点击确定，最后点击保存，完成文件加密。重新打开文件时，您需要输入密码。如果密码不正确，文件将无法打开。

2.单元格的读写保护

单元格是Excel执行强大计算功能的最基本元素，单元格的读写保护是Excel数据安全管理的基础。单元的保护可以分为写保护和读保护。所谓写保护就是限制单元格中输入的信息，而读保护就是限制浏览和查看单元格中已经存储的信息。

有两种方法可以对单元格进行写保护:

A.检查单元格输入信息的有效性。首先，选择要验证的单元格或单元格集，然后从数据菜单中选择“有效数据”选项。通过设置有效条件、显示信息和错误警告，输入到单元中的信息被控制以满足给定的条件。

b、设置单元格的加锁属性，保护单元格中存储的内容不被重写。它可以分为以下几个步骤:

(1)选择要锁定的单元或单元集；

(2)从格式菜单中选择“单元格”选项；

(3)在设置单元格格式的弹出菜单中选择“保护”选项卡，在弹出窗口中选择“锁定”；

(4)在工具菜单中选择“保护”选项，设置保护密码，即完成单元格的锁定设置。
有三种方法可以防止单元格被读取:

A.通过设置单元格颜色来执行读保护。例如，所选单元格或单元格集的背景色与字体颜色同时设置为白色。这样，从表面上看，单元格中好像什么都没有输入，用户无法直接读出单元格中存储的信息。

B.用其他图片覆盖待保护的单元格，以遮盖单元格的本来面目，从而达到读保护的目的。比如使用绘图工具，在单元格上画一个不透明的矩形，从格式菜单中选择矩形的“锁定”选项，然后保护工作表，确保矩形不能随意移动。这样，用户只能看到矩形，而看不到存储在单元格中的内容。

c、通过设置单元格的行高和列宽，隐藏选中的单元格，然后保护工作表，使用户无法直接访问隐藏的单元格，从而起到读保护的作用。

3.快速填写相同的数据

如果要在不同的单元格中输入很多相同的数据信息，就不用一个一个的输入了，时间长，容易出错。我们可以通过以下操作方法在多个相邻或不相邻的单元格中快速填充相同的数据。具体方法是:

a、同时选择需要填充数据的单元格。如果有些单元格彼此不相邻，按住Ctrl键并单击鼠标左键来逐个选择它们。

输入一些需要填写的数据。按住Ctrl键的同时按回车键，那么刚才选中的所有单元格将同时被数据填充。

4.使用Excel中的“宏”功能

相信用过WORD的人都会知道宏的概念。她可以记录命令和过程，然后将这些命令和过程分配给组合键或工具栏按钮。当按键组合被按下时，计算机将重复记录的操作。在实际应用中，它可以代替大量重复琐碎数据的频繁输入。具体的宏定义方法如下:

a .打开工作表，在工作表中选择要操作的单元格；

b、用鼠标单击菜单栏中的工具菜单项，在弹出的下拉菜单中选择宏子菜单项，然后在弹出的下级菜单中选择“录制新宏”命令；

c、设置好宏后，我们可以对指定的单元格进行各种操作，程序会自动复制各种操作的记录。

5.连续选择单元格两次。

有时候，我们需要在某个单元格中连续输入多个值，才能看到其他单元格引用这个单元格的效果。但是每次输入一个值按回车键，活动单元格默认下移一个单元格，非常不方便。解决这个问题的一般方法是，通过选择工具、选项、编辑，取消选中“按回车键并移动”选项，在同一个单元格中输入多个值。不过以后你要选择这个选项，还是挺麻烦的。实际上，连续两次选择单元格非常灵活方便:

单击鼠标选择单元格，然后按住Ctrl键并再次单击鼠标选择单元格。此时，一个逼真的线框将出现在单元周围。
6。在工作表之间使用超链接。

首先需要在其他被引用工作表的相应部分插入书签，然后在被引用工作表中插入超链接。注意，插入超链接时，可以先在“插入超链接”对话框的“链接到文件或URL”设置栏中输入目标工作表的路径和名称，然后在“文件中有名称的位置”设置栏中输入相应的书签名，也可以按“浏览”选择。完成上述操作后，一旦用鼠标左键单击工作表中任意带下划线的文字，中文Excel2000就可以自动打开目标工作表，并转到相应的位置，这与WORD的使用非常相似。

7.快速清除单元格内容。

首先，用鼠标选择单元格，然后按住键盘上的Delete键。这时，你会发现你只是删除了单元格内容，而它的格式和注释还保留着。那么如何才能彻底清除细胞呢？请参见以下两个步骤:

a .选择要清除的单元格或单元格范围；

b、选择“编辑”菜单中的“清除”命令，则显示“清除”菜单；

c、选择要清除的命令。您可以选择所有、格式、内容或注释中的任何一项。

8.快速修改单元格顺序。

在实际操作过程中，我们有时需要快速修改单元格内容的顺序。将选定的一个或多个单元格拖放到新位置时，按住Shift键可以快速修改单元格内容的顺序。具体方法如下:

a、先用鼠标选中单元格，同时按下键盘上的Shift键；

b、然后将鼠标指针移动到单元格边缘，直到出现拖放指针箭头，然后拖放。上下拖动时，鼠标会在单元格的边界处变成一个水平的“I”字，左右拖动时会变成一个垂直的“I”字。松开鼠标按钮完成操作后，单元格之间的顺序会发生变化。

9.使用Excel中的公式设置加权平均值。

加权平均常用于财务会计和统计工作中，并不是一个很复杂的计算。关键是要明白，加权平均实际上是总额(如金额)除以总额得到的单位平均值，而不是简单平均每个单位值(如单价)得到的单位值。在Excel中，可以设置一个公式来解题(其实就是一个除法公式)，分母是各个量的和，分子是对应量的和，它的结果就是这些量的加权平均。

10.用Excel绘制函数图像

函数图像可以直接反映函数的性质，但是手工绘制函数图像的效果不是很好，而用Excel绘制函数图像则非常简单，制作出来的图像非常标准美观。具体方法如下:

A.首先打开电子表格的操作窗口，然后用鼠标选择菜单栏中的“新建”命令。这时屏幕上会出现一个空白色的电子表格；

b，然后在A列A1输入“X=”，表示这是自变量，然后在A列A2及以后输入自变量的值；实际操作中，通常使用等差数列输入法。首先输入前三个值，确定变量中数字之间的距离，然后点击框A2，按住鼠标拖动到框A4选择这三项，使这三项变成一个黑色的矩形，然后用鼠标指向黑色矩形右下角的小方块。当光标变成“+”时，按住鼠标拖动光标到合适的位置，完成自变量的输入。

c，然后在B列B1中输入函数式y=f(x)的一般函数表达式，如y = 1/x；也可以点击工具栏上的函数图标“fx”，然后从出现的不同函数列表的选项中选择想要的一个；输入完毕后，点击函数输入对话框旁边的复选标记，计算结果将立即在B2得到。此时再次勾选B2框，让光标指向B2矩形右下角的方框，当光标变为“+”时，按住光标，沿B列拖动到适当位置，完成函数值的计算。一定要把这个函数中自变量X的位置输入到前一列A中自变量的绝对位置A2，这样在后面的计算中就会计算出不同的自变量；

C.最后，点击工具栏上的图表向导图标，从出现的各种图表格式的图标中选择“X，Y散点图”，再从出现的“X，Y散点图”类型中选择“无数数据点的平滑线散点图”；这时可以按住鼠标查看要绘制的函数图像。另外，对于自变量仅为正值的函数，也可以在图表向导中以“折线图”格式绘制。