活用Word题注和交叉引用功能

估计这里绝大多数人都是搞技术的，但是搞技术的往往会有很多文书工作要做。比如写产品文档、文章、书籍。如果你经常要写很长的文档或书籍，比如几百页，有很多插图、表格等内容，那么这篇文章就适合你。相信通过本文介绍的功能，你的工作效率可以大大提高。当然，如果你已经在使用这些技术，那就忽略它们。

写长文档最怕什么？假设写了一个300页的文档，里面有100多个插图。在撰写本文时，插图已被标注为“图1”和“图2”。但是老板看完之后告诉你，需要在两张图片之间插入一张图片。更有甚者，在插入一张新图片后，所有后续图片的标签都会后移1。如果在文章末尾插入新的图片，工作量会小一些；但如果是新插在文章开头的，你就忙了。

在另一种情况下，假设您正在编写一篇包含许多表格的技术文章。最后，如果你想为文章末尾的所有表格创建一个索引，让读者根据索引按页数定位对应的表格，你会怎么做？直接手工创建索引？如果文章后来要编辑，页码有变化，是不是应该逐个更新页码？

如果你需要在文章正文中引用，比如“如果你想了解更多关于xxx的信息，请参考本文第X页第xxx节的相关内容”，这时你会怎么做？手动创建索引？之后如果更改页数，或者更改章节数和章节名，会手动更新吗？

虽然Word简化了很多文档处理，但是如果不熟悉Word，可能还是会带来很多新的、重复的、无意义的工作。我以前一直被这些问题困扰，直到现在我知道了Word的标题和交叉引用功能，呵呵，真是福气。我曾经拿着金碗乞讨。自然要给你介绍一个好的方法。这些技术适用于几乎所有较新的版本，如Word XP/2003/2007，但可能在细节上有所不同。下面将以Word 2007为例。

插入图片、表格和其他元素

在许多文档中，需要在插入图片或表格后显示相应的标签和一些简短的描述。

这时候最笨的办法就是插入图片或表格后另起一行，然后设置与图片或表格相同的对齐方式，再手动输入所有信息。试试这个:

对于图片，将图片插入文档后，右击图片，选择“插入题注”，即可看到。

首先，插入的题注的内容显示在“题注”一栏中。标签下拉菜单可用于选择标题类型。例如，如果插入图片，可以根据插入的内容类型选择图表、表格或公式。如果您认为Word附带的几个标签类型不合适，请单击“新建标签”按钮创建一个包含您需要的内容的新标签。然后，您可以在位置的下拉菜单中选择标题出现的位置。可选位置在项目上方或下方，可根据世纪需要选择。以上简单设置后，点击确定，Word会自动为我们创建一个题注。

如果需要在表格中插入标题，只需选择整个表格，然后单击鼠标右键，同样的选项会出现。

为什么要这么做？这比手工输入更麻烦。为什么有必要？其实就是上面说的第一个例子。如果你创建一个不超过10页的短文档，里面没有插图或者只有几幅插图，那就真的没有必要这么做。但是，如果有几百个插图，如果以后需要给两张图片添加图片，那么只要所有图标都用题注标识，那么新插入的图片和后面图片的题注中的图片号都会自动更新。即如果在图10前面插入一张图片，原来的图10会自动变成图11，后面的图片会自动更新。