WPS表格中用下拉菜单加快数据录入速度

在使用WPS表单的过程中，经常需要输入大量的数据。如果每一个数据都通过键盘输入，不仅浪费时间，而且浪费精力。使用WPS表单的数据有效性功能，可以快速准确地输入数据。比如老师要根据学生的考试成绩把学生分成四个等级:优秀、良好、合格、不合格。这些等级会在输入过程中反复输入。如果在一个下拉菜单中集合几个年级名称进行选择，将大大简化操作，节省时间。
WPS表单新增了“数据有效性”的功能，这一需求可以通过以下两种方式实现:
方式一:手工输入数据源制作下拉菜单；
方法二:参照数据区制作下拉菜单。
直接输入法
第一步:选择“等级”列的所有单元格，选择菜单项“数据|有效性”，打开数据有效性对话框，在“设置”选项卡下，按“允许”右边的下拉按钮，选择列表中的“顺序”选项。
第二步:输入系列的成绩名称(如优秀、良好、合格、不合格等。)中，并用半角逗号分隔等级。选中复选框Ignore 空并提供下拉菜单。
步骤3:，最后，单击“确定”按钮返回工作表。单击“等级”列中的任意单元格，右侧将显示一个下拉箭头。点击它，就会出现下拉列菜单。
选择其中一个选项，对应的年级名称就会被录入到单元格中，非常方便，准确无误。当鼠标点击任何其他单元格时，该单元格的下拉箭头消失，不影响操作界面。
地区引用法
第一步:首先在$ d 中输入优秀、良好、合格、不合格:$ D1:D4地区。
第二步:选择“等级”列中的所有单元格，选择菜单项“数据|有效性”，点击对话框中的“设置”。
第三步:点击【确定】保存设置。最后的下拉菜单效果。
总结:
1。WPS表单中新增的“数据|有效性”为用户提供了创建“下拉菜单”的功能，可以通过直接输入法和区域引用法创建。
2。当“选择”很少时，通常使用“直接输入法”来创建下拉菜单。当单元格被复制到其他工作表时，用此方法制作的下拉菜单仍然有效。
3。当“备选”较多或内容变化频繁时，通常采用“地区引用法”创建下拉菜单。通过这种方法制作的下拉菜单，当单元格复制到其他工作表时，必须通过“定义名称”的方法重新设置。
另外，如果用户使用函数公式定义的名称做下拉菜单，公式结果必须是单元格引用，否则不能正常使用。
适用范围:
适用于WPS Office 2005(751)及以上版本。