Filing 档案管理

重点句子(重点句子)

823.你查了我要的那些文件了吗？

你找到我要的所有文件了吗？

824.我找不到任何关于那家公司的信息，尽管我查了所有的对照表。

虽然我查了所有的对照表，还是找不到那家公司的任何信息。

825.我几乎可以肯定那份资料已经归档了。

我几乎可以肯定文件已经归档了。

826.你想要我在不同的标题下再次检查吗？

让我在另一个标题下再查一遍，好吗？

827.也许这就是我找不到它的原因。

也许这就是我找不到的原因。

828.所有有关布朗信件的资料都归入b类。

布朗的所有通信信息都归入字母“B”。

829.你还记得我们的归档系统是如何工作的吗？

你还记得我们的归档系统是如何工作的吗？

830.所有文件都是按字母顺序排列的。

所有文件都是按字母顺序排列的。

831.来往信件都保存在档案里。

发出和收到的信件都储存在那个文件里。

832.我打算在明天之前清理掉所有的旧文件。

我明天会清理所有的文件。

833.在我把它们扔掉之前，你想看看吗？

在我处理它们之前，你需要仔细检查它们吗？

834.马上把那些棕色的文件给我拿来。

马上帮我查一下布朗名下的档案袋。

835.我这里有名单。

我已经整理了所有的清单。

836.你说我们必须给所有员工发一份关于归档程序的指令清单。

你说我们要给所有员工发通知备案。

837.我们可以把这一页的标题定为“通知”，中间的标题定为“归档说明”。

我们可以从‘通知’二字开始，中间写上标题‘备案须知’。

838.可以在末尾注明日期，并由总经理签字。

在末尾写上日期，并由总经理签字。

839.我的第一点是关于按时间顺序排序。

第一点是按时间顺序。

840.是关于去掉回形针和大头针。

第二点是去掉回形针和大头针。

841.第三是均匀打孔，使它们整齐地放在文件夹里。

第三点就是文件打孔要一致，这样才能让文件在文件夹里平整。

842.对于第四点，我写了“保持一致”。

我写的第四点是‘一致性’。

843.一个客户——一个文件是规则。

“一户一册”是归档的原则。

844.我还有几点关于交叉参考条和外卡的使用，以及何时转移旧资料，以使档案不会变得过于拥挤。

还有一些关于交叉参考条和借阅卡的使用，以及何时转移旧资料以避免卷内档案过多的要点。

845.不要忘记在一天结束时附上一张关于锁文件柜的便条。

下班前记得锁好文件柜。

对话A

(史蒂文先生正在向他的秘书王小姐要他要的文件。)

(甲:史蒂文先生；王小姐)

a:王小姐，我要的那些文件你看了吗？

对不起，史蒂文先生。我找不到任何关于那家公司的信息，尽管我查了所有的对照表。我不认为它在那里。

答:我几乎可以肯定那份资料已经归档了。

b:你要我在不同的标题下再查一遍吗？

是的，事实上我相信我已经请你放在布朗先生的档案里了。

b:也许这就是我找不到它的原因。所有有关布朗信件的资料都归入b类。

你还记得我们的归档系统是如何运作的吗？

是的，我喜欢。所有文件都是按字母顺序排列的。

答:没错。

b:来往信件放在这个档案室，报告和商业文件放在这个档案室。顾客的信息就在里面。

甲:太好了。

顺便说一下，我打算在明天之前清理掉所有的旧文件。在我把它们扔掉之前，你想看看吗？

答:当然可以。但是首先。马上把那些棕色的文件给我拿来。

是的，史蒂文先生

对话B

(现代办公有限公司的销售经理布朗先生和他的秘书姚小姐正在编写归档说明书)

(甲:姚小姐；布朗先生)

布朗先生，我这里有单子。

什么名单？

a:关于归档的要点清单……你说我们应该今天早上讨论。

哦，是的。我记得。昨天当我发现玛丽为同一个顾客保存两份不同的文件时，我非常生气。

是的，你说过我们必须给所有员工发一份关于归档程序的指令清单。

乙:对！你写下了什么？

我想我们可以把通知放在首页，然后把标题“归档说明”放在中间。

是的，没关系，然后可以在末尾写上日期，并由总经理签名。

答:是的。

b:那么第一点是什么？

答:我的第一点是关于按时间顺序排序。

b:好，下一点是什么？

答:是关于移除纸夹和大头针。

乙:好的。第三个？

a:第三个是关于均匀打孔，使它们正好放在文件夹里。

乙:那很好。接下来是什么？

答:对于第四点，我写的是“保持一致”。

是的，这很重要。一个客户——一个文件是规则。

答:对。还有别的吗？

乙:是的。我还有几点关于交叉参考条和外卡的使用，以及何时转移旧资料，以使档案不会变得过于拥挤。嗯，我想你可以自己完成。

很好，布朗先生。

b:别忘了附上一张便条，说明一天结束时要锁好文件柜。

不，我不会忘记的。

笔记注释

1 .向上看，找出

请在字典里查这个单词。

请在字典里查这个单词。

2 .在一个标题下是...

顺便提一下，顺便提一下

顺便问一下，你看过电影《飘》吗？

顺便问一下，你看过电影《飘》吗？

4 .打扫卫生

5 .翻看复习；通过

审计员检查了所有的凭证。

审计员检查了所有的凭证。

6 .归档说明文件

7.你说我们应该今天早上讨论。

你说过我们今天早上会讨论的。

生气，愤怒

9 .发行…的清单发行一份副本；发行一份

发布命令发布命令

10.一个客户一个档案，一个客户一个档案。

1.交叉引用单据交叉引用栏

12 .外卡借阅卡

不要忘记做某事

单词和短语

归档/失败/n .档案，卷宗；文件夹

信件/K&RIS 'P&ND+NS/N .(信件)

按字母顺序/$ lf+'beitik+li/ad。按字母顺序

找到它，把它带来

Issue/'imju:/v

指令/ius'tr)kM+n/ n指令

按时间顺序记录的

回形针/klip/纸夹

引脚/引脚/n .引脚

打孔，打孔...

平均地。均匀，均匀

Squarly/'skw #+li/ad。平正

折叠印刷品

一致/k&n系统+nt/a .一致

必要的/基本的

转移/'tr $ SF+:/v .转移

橱柜/'k $ binit/n .橱柜