一级MS

【考点7】工作表的数据库操作
在Excel中，可以把数据表(或数据列表)当作数据库，实现排序、筛选、分类、汇总等数据库功能。为了使Excel能够方便地处理数据表，用户在建立数据表时应遵循以下准则:①一张工作表只能建立一个数据表。②在工作表的第一行建立列标题。列标题的字体和格式应不同于以下数据。③同一列的数据类型要一致。④工作表数据区中没有空白色的行或列。Excel可以根据数据库中的数据表来处理这样的数据表。比如按最高工资排序工资表，找到有“高级工程师”头衔的人的名字，显示1001部门的人事记录。
1。建立数据库数据表的数据表由字段结构和记录数据组成。字段结构是表格的列头，记录数据是表格中每一行的数据。(1)建立数据表的字段结构，在工作表的第一行输入字段名。(2)在数据表中输入记录数据。您可以直接从字段行的下一行开始逐行输入记录数据。您也可以使用“记录表”命令来输入记录数据。
2。编辑记录(1)查找记录为了增加、删除、更改记录数据，首先要找到要编辑的记录，也就是记录定位。定位记录有两种方式:①将单元格指针直接移动到数据表中的目标记录。或者在记录表对话框中，单击“上一条”或“下一条”或使用滚动条导航到目标记录。②条件定位:根据目标记录满足的条件找到目标记录。方法如下:点击搜索范围的起始记录。单击“数据”菜单上的“记录表”，打开“记录表”对话框。单击对话框中的条件按钮，将出现条件对话框。在与条件相关的字段中输入条件值。单击“下一步”找到满足条件的第一条记录。单击“下一步”找到满足条件的第二条记录，依此类推。(2)在要修改的记录中定位修改的记录，然后直接修改相关字段值。注意，在记录表模式下定位时，记录表中有公式的字段不能修改，当相关字段被修改时，其值也会发生变化。(3)插入记录①选择一条记录，该记录将被插入到它的前面。②单击“插入”菜单上的“单元格”，在“插入”对话框中选择“整行”，然后按“确定”。在当前记录之前插入空记录。③在空记录中输入新的记录数据。(4)附加记录附加记录是指在数据表的末尾增加新的记录。增加记录的方法如下:①在“数据”菜单上单击“记录表”,打开“记录表”对话框。②点击对话框中的“新建”按钮，左边会出现空记录，然后依次输入新的记录数据。③单击确定按钮。(5)删除记录。删除记录的方法如下:①点击数据菜单上的记录表，弹出记录表确认框。②找到要删除的记录。③单击“删除”按钮，并在出现的删除确认对话框中单击“确定”按钮。
3。排序(1)用排序工具排序(2)用菜单命令排序(3)按一定区域排序(4)恢复排序4。在数据表中，有时操作只涉及部分记录。为了加快运算速度，往往隐藏那些与运算无关的记录，使其不参与运算，而选择要运算的数据记录作为运算对象，缩小搜索范围。(1)自动过滤①自动过滤数据②按自定义条件过滤③取消过滤(2)高级过滤在自动过滤中，过滤条件可以是一个或两个，可以由用户自定义。但不是针对一个领域。如果过滤条件涉及多个字段，可以使用高级过滤一次完成。1)构建筛选条件。在数据表前面插入若干空行作为条件区，并且空行的数量受限于可容纳的条件。根据条件，在青香字段上方输入字段名，在刚刚输入的字段名下方输入过滤条件。用同样的方法构造其他筛选条件。多个条件的“与”和“或”关系是通过以下方式实现的:①“与”关系的条件必须出现在同一行中。②“或”关系的条件不能出现在同一行。●执行高级筛选●在指定区域显示筛选结果。5数据分类汇总(1)自动分类汇总(2)多字段分类汇总