如何在商务书面交流中留下深刻印象
英语是国际商务交流的通用语言,但你知道如何让你的书面英语给别人留下深刻印象吗?
良好的第一印象
试着用“称呼”来给人留下好印象或作为一封信的开头。并确保收件人的姓名和地址是正确的。例如,亲爱的琼斯女士。如果你不知道他们的名字,用亲爱的先生或女士。
陈述你的目的。
你应该在信的第一段解释写信的原因,例如:根据我们的电话交谈,我写信是为了提供你所要求的信息。
写信的原因
写商业信函的原因有很多,比如“询问”询问信息,“请求”要求某人做某事,“道歉”和“抱怨”抱怨一个问题。这就决定了信的形式和语气。
求职信
如果你在写请求信,你可以写……或者如果你能……我会很感激
传达不好的信息
写一些不好的消息或者道歉的话,要写的礼貌得体,说明问题的原因。例如:不幸的是,我们目前没有招聘任何新员工。或者我是非洲人,由于我们供应商的问题,我们将无法按时满足您的订单。
结尾字母
在最后一段,你可以写一些结束语,比如如果你有任何问题,请联系我们。如果你的信中还包括文件,你可以在信的末尾写上“请查收随信附上的…”或“我随信附上…”。
提到未来的联系时间
在信的最后,你还应该提到未来的联系时间,例如:我期待着下周四见到你。
结束字母
如何写信的结尾取决于你和收信人的关系。你的faithfully比你的sincerely更正式,最好的问候用于好朋友或熟悉的人之间。
符号
在结论后面签上你的签名(亲笔签名),然后在下面加上你的名字和你的职务。
检查自己的错误
在寄信之前,你应该仔细阅读你的信,看看是否有语法、拼写或发音上的错误。最后,检查你的信是否清晰、简短、正确、礼貌、有说服力和完整。
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