秘书写作技巧心得：谈民营企业秘书工作

2006年12月27日，江苏省盐城市政府办公室和市秘书学会召开了不同类型民营企业秘书工作座谈会。对民营企业的秘书工作提出了很多意见和建议。总结起来有以下几点:
一、秘书在私企中的作用越来越重要。秘书工作在私企中的重要作用可以从两个方面来看:
一是繁重的工作。现在私企一般都有秘书，大一点的企业都有办公室，负责“无所不包”的工作。除了稿件撰写、公文处理、信息收集、档案管理、机要保密等正常的秘书工作外，还有内外客接待、员工生活管理、企业安全、各种证照申请、环境卫生、绿化等行政事务。很多中小企业把人力资源、劳动工资、党群组织、企业文化、公关宣传等不属于秘书工作范围的工作放在办公室。也就是说，除了生产经营，其他工作都要由办公室来承担。
第二，功能多。私企赋予办公室的职权是多功能的，一般包括职员(包括参与经营决策)、管理、信息、形象、公关、事务处理、后勤保障、老板授予等职能。有的企业员工评价处说工作是个大“大杂烩”，企业是个大管理者。
第二，私企秘书和公家秘书有异同。私企秘书属于非公务秘书，公务秘书包括党政机关、公共企事业单位的秘书。两者既有相似之处，也有不同之处。
他们的共同点是:第一，都是秘书行业的，都要处理秘书和秘书相关的事务；二是服务对象为领导服务，公职秘书为党政领导服务，私企为老板或老板服务；第三，恪守职业道德，爱岗敬业，忠于领导；第四，都属于工薪阶层，靠工资生活。
区别在于:1。依赖性强。官员秘书与领导的关系是上下级的组织隶属关系，相对独立，没有人身依附关系；私企秘书和老板的关系是雇佣关系，有很大的个人依赖性，个人的前途命运都是老板安排的。2.自由度大。党政机关的秘书机构和名称是由法律法规确定的，其职能和任务也是明确的，一般各级、各地方都是一样的；民营企业的秘书机构、人员名称、职能和任务没有统一规定。一个企业一个模式，很随意，文笔不够规范，完全按照老板的意志去做；文会海少，静修少。3.流动性高。私企的秘书一般都是双向选择。虽然双方签的是聘用合同，但是执行起来变数很大，经常会被“炒”。要么老板把秘书辞了，要么秘书把老板辞了。秘书机构一分配，工作变动必须经过组织批准，个人不能放开。私企秘书不受组织纪律约束，最多不需要工资。4.劳动强度大。私营企业主为了节省开支，降低经营成本，努力做到少人多事，一个人干几个人的活。在一些大型企业集团，除了办公室主任，真正的秘书只有一两个，承担多种工作，辛苦程度很高。与公共秘书不同，他们分工精细，专业化程度高。5.复合型人才。因为一人多岗，一人必须多才多艺，否则无法满足人少岗多的要求。私企秘书要会写各种稿子，会写企业小报内部杂志，会用电脑打印处理文件，会统计准备报告，会收集信息，会管理档案，有的甚至会请翻译，会开车，等等。私营企业主重视文凭，更注重实用性，做事又快又好又省。至于年龄要求，一般是35岁左右，太年轻，怕不成熟，没经验，年纪大了，怕思维迟钝，做事不敏捷，而35岁左右，就比较稳重老练了。
第三，秘书在私企中的主体角色难以选择。私企中的秘书在人才市场上很容易招到，但主要角色很难选择。所谓主要作用，是指秘书的写作才能和能担任办公室主任的才能。之所以难选，是因为要求高，符合要求的人少，需求的单位多，所以供不应求。
私企单位办公室主任一般要求是:1。他们应具有广泛的知识面，掌握各种实用的知识和业务，如生产、管理、商业、税收、金融、法律、管理、环保等方面的知识和业务。，尤其是与自己单位和行业直接相关的知识和业务。2.较强的实际工作能力，包括组织能力、协调能力、文字表达能力、沟通能力、应变能力、谈判能力和处理突发问题的能力；3.有实际工作经验，比如在企业工作两三年，基层单位领导更好；4.有正规学历，高学历者优先；5.身体健康，形象好，30岁左右，不超过40岁。
私企单位对文秘写作人才的一般要求是:1。大学中文系或文秘专业毕业的，有扎实的写作理论和基础知识；2.有两三年写作实践经验，有一定或较高写作水平，在报刊上发表过文章者优先；3.年龄在30岁左右，不超过35岁，个别顶尖作家也可以放宽到40岁；4.身体健康，思维敏捷，形象良好。
民营企业在招聘上述两类人才时，往往会提出上述条件。虽然有些形式发生了变化，但要求是相似的。具备这些条件的人才是市场上的“抢手货”。
民营企业秘书人才难留的主要原因是人才流动的影响。传统的老习惯是“人往高处走，水往低处流”。能满足以上条件的人才在人才市场上比较吃香，所以选择大空房。如果有更好的单位，他们更喜欢好的。他们中的一些人甚至申请公务员，或被招聘到高等院校，医疗卫生和其他公共机构工作。有几个聪明能干的人才。被企业录用后，他们担任了一段时间的办公室主任。在熟悉企业内外部情况，掌握企业营销渠道后，主动辞退，离开单位，自己创业，甚至与原企业竞争。这是一个让企业老板头疼的问题。为了留住这两类人才，企业不得不采取一些优厚的措施，比如提高工资、分配或赠送住房、安排家属到企业工作、赠送股份、业绩和能力显著的晋升到副总裁、助理等职位。
四。私企秘书工作需要帮助。座谈会上，大家提出了以下希望和要求:
第一，希望党政秘书领导部门和秘书学会能够针对民营企业的特点，举办一些秘书培训班。重点是学习秘书知识，提高写作能力，规范公文处理。邀请有实际工作经验的人来讲课，学完就能用，满足民营企业日益增长的要求。
第二，举办一些私企秘书工作的沙龙活动。即在民营企业中，挑选几家管理和文秘工作做得好的企业，不定期轮流邀请，交流学习，既沟通信息，又介绍经验，共同提高。
第三，请学会在工作简讯或简报中增加私企秘书工作的内容。该所的工作通讯，既能反映党政机关秘书工作的情况，又能考虑发布民营企业秘书工作情况，介绍其他地方的先进经验，通报一些政策法规，反映民营企业秘书人员的合理要求。这不仅是为了指导民营企业的秘书工作，也是为了帮助他们解决一些实际问题。
第四，希望党委政府关心民营企业秘书的权益。敦促私营企业允许秘书和营销人员享受类似待遇，以补偿他们特殊的辛勤工作和贡献。