复习指导：确保企业项目成功如何平衡三大要素？

项目的良好运行依赖于三个要素:人、过程和工具。人贡献创造力和智慧，流程是用来弥补人的不足，工具是用来提高人和流程的效率。这三个要素在项目中的地位不同:人是第一要素，工具起辅助作用，为人和流程提供支持。

为了确保项目的成功，我们必须在这三个要素之间取得平衡。

一个要素:人

在任何项目中，人都占据着最重要的位置。没有人的参与，项目就无法进行。

创造力任何项目都离不开人的创造力。为了达到某种目标或满足某种需要，人们利用已有的知识和经验，从一个概念跳到另一个概念，实现直觉的飞跃。他们把它作为探索未知世界和产生新想法的跳板。他们会发现可以用来解决问题和迎接挑战的新概念、新联系和新方法。

借助创造力，人们可以从已知领域步入未知领域，并利用在此过程中发现的新知识。机器和软件做不到这一点。人类的创造力是关键。

远见是人们拥有的另一种独特能力，它可以驱动创造力。预见性是指人对未来的预见能力，也就是人的想象力。机器只能看到实际存在的东西(而且往往比人看得更清楚)，看到未来的能力是人独有的。

任何项目都来自于某人头脑中的愿景。它的倡导者将把它传达给参与该项目的其他人。它指导着整个项目的运作以及与之相关的所有创意。

最后，创造力和远见的结合为智慧发挥作用提供了一个特殊的平台。智慧并不像人们想象的那么简单。人们头脑中储存的事实只是构成智慧的基础，而智慧却远远超出了这些事实的范围。是指理解这些事实的内在联系，然后提炼为行动原则的能力。你可以在新的环境中以新的方式应用这些原则。

既然人这么能干，为什么还要注重过程呢？为什么要投资工具？为什么不把一切都留给人们，让他们创造奇迹呢？

原因是人不是万能的。虽然人对项目的成功起着重要的作用，但也会埋下失败的种子。项目中的大部分问题都是人造成的。

人所犯的错误会对项目产生很大的影响。首先，因为你认为人们会犯错误，所以你会在项目计划中包括评审、审查和测试。你必须在这上面花费一些时间和金钱。

其次，当项目参与者所犯的错误导致其他缺陷或问题时，你必须花费更多的时间和金钱来纠正它们。你可能不得不放弃一些已经完成的工作，花更多的时间和金钱来返工。

人不仅会犯错，还会没有记忆。他们经常忘记一些事实和信息，他们也忘记了他们应该做什么。如果一项活动包含几个步骤，负责这项活动的人经常会错过其中的一个或多个步骤。

这种疏忽往往会给项目带来问题。必须有人回去检查并完成缺失的工作。在许多情况下，整个工作必须重做。

即使项目参与者完成了所有必要的工作，结果也不一定完全符合标准。例如，系统分析师可能为项目中要构建的系统制定了许多需求，但如果系统规格需求中的文字和数字不能准确地传达利益相关者的需求，那么建立的系统可能无法满足他们的需求。

人类对模糊的容忍度很高，往往通过猜测来填补认知空白。因此，人们往往对自己的工作感到满意，但实际上，这些工作往往达不到环境所要求的精确度。

两个要素:过程

人的缺点会影响其创造力、远见和智慧的有效运用。过程可以在某些方面弥补这些不足，有效利用他的时间和精力。该过程不会产生额外的工作。相反，它们服务于特定的目标，致力于确保项目的效率和一致性，并且对于使用它们的人来说通常是“不可见的”。

人们经常犯错误，所以这个过程必须有助于减轻这种倾向。很多时候，一个好的过程可以帮助人们避免犯错误。比如洗衣的过程中就包括先配袜子再放，这样会防止人们穿不成对的袜子上班。再比如每天早上听交通和天气预报，这样可以选择合适的交通工具和路线去上班。

人们经常忘记事情。他们会忘记一些完成工作的必要步骤，或者颠倒步骤的顺序，过程帮助人们以正确的顺序完成所有必要的事情。如果你每天早上洗澡、刷牙、换衣服、吃早餐，这种一贯的生活方式会保证你不会忘记任何一个步骤。如果改变这个过程，结果可想而知。并且，如果不采取其他措施弥补这种变化带来的影响，结果会很糟糕。

人们对许多事情都含糊不清。他们往往会忽略重要的细节，所以需要有一个过程来引导人们关注必要的细节，保证必要的准确性。很多人在选择穿的衣服时都有一套程序，包括颜色和款式的搭配。这些指导方针使他们很容易做出适当的选择。

但是，并不是每一个错误、遗漏、不准确都可以避免，所以这个过程涉及到建设工程教育网一级建造师通过检查和权衡来发现和纠正错误，从而避免出现问题。早上出门前照照镜子，你可以发现并改正自己在外表和穿着上的问题，以防它们毁了你美好的一天。

同样，您必须调整过程，以便它能够提供项目涉众所需的支持，并提高他们的工作效率。当流程满足了人的需求，就会变得“看不见”，人自然会这么做，根本不会觉得自己在遵循某个流程。

虽然人们可以在流程的帮助下完成许多事情，但他们可能无法一致地执行它们。有时，这种不一致会大大降低流程的有效性。如果流程执行不一致，其效果也会不一致。如果该流程实际执行，其效果是可以预见的。

确保流程执行的一致性并不需要你拘泥于形式。事实上，如果某个流程能有效满足你的需求，你就很容易持之以恒地执行。但在企业中，由于涉及的人员较多，保证流程执行的一致性更具挑战性。首先，如果一个流程能让所有执行它的人都感受到它的存在，但又自然而然地遵从它，这样的流程可以说是少之又少。如果让每个人按照自己的判断行事，他们的执行力可能会略有不同。有时候，这些小差异并不重要，但更多的时候，它们会引发问题。

所以大部分流程在实施的时候都需要有人关注企业内员工的一致性。完成这项工作有许多方法，如同行评审、同行压力、由“主管”监督、由经理强制或由审计员仔细检查。通过某种机制保证流程执行的一致性是非常重要的。

参与流程的人越多，通过记录流程内容就能更好地确保流程执行的一致性。如果新员工加入，这些文件可以帮助他们快速了解规章制度和工作方法，并确切知道组织对他们的期望。

在大型企业中，你需要使用流程文档来保证不同团队或部门之间的有效合作，从而保证公司的整体需求得到满足。然而，通过记录过程内容也有可能做过头。例如，为了通过ISO 9000认证，一些公司制作了大量旨在通过认证和评级的文件。不幸的是，当流程的首要目标，也就是支持人们的工作，被这些目标所取代时，流程就会变得非常繁琐。当然，如果流程文档太多，人们就不想看，或者找不到所需的指南。

三个要素:工具

这个过程帮助人们避免自己的缺点，以便充分发挥它们。尽管项目参与者有时可以有效地执行过程，但情况并非总是如此。另外，很多流程对人的工作效率有负面影响。有些流程太繁琐，即使能解决一些问题，也会导致新的问题。这个时候，工具就成了保证人能有效执行真正有用的流程的关键。

工具有两个基本作用，一是事半功倍，二是代替人工作，因为有时候工具比人更能有效地完成工作。有些工具只能扮演其中一个角色，但大多数工具都可以扮演两个角色。

比如编译器就是一个可以让人事半功倍的工具。几十年前，程序员需要编写可以在计算机处理器上运行的实际代码。这种方法非常耗时，因为程序员要构思计算机需要执行的动作，并将这些动作分解成由1和0组成的代码。编译器可以将每一行高级代码翻译成几十(或几百)条计算机命令。它的出现使程序员可以做更抽象的工作，花更多的时间和精力去分析和解决手头的问题，因此他们的工作效率大大提高。

是互联网工具替代人类劳动的典型例子。访问一个网站，只需要知道建筑工程教育网一级建造师的网址(即资源定位器)即可。你不需要知道网络如何定位你要访问的网站。在你提供了资源定位符之后，互联网上的计算机会互相合作找到你需要的网页，并决定如何将你的请求发送到目的地，同时接收它的响应消息。

人们可以在不了解互联网细节的情况下上网，这使得全世界的用户都能使用万维网。这是因为互联网以用户看不到的方式做了这项工作，用户只是输入资源定位符。

与许多工具制造商声称的相反，并不是每个工作都需要工具。你的个人能力，加上有效的流程，足以让你漂亮地完成很多日常任务。但与此同时，你要时刻关注自己是否能利用工具来提高人或流程的效率。根据工具的两个基本功能，可以判断什么时候需要使用工具。流程中是否有一些步骤会占用大量时间？仔细观察你的员工花时间在哪些具体的步骤和任务上。员工应该把精力集中在能充分发挥其创造力和智慧的工作上。他们是花大量时间在创造性的工作上，还是被大量非创造性的工作所消耗？

如果一个过程需要人们花费大量时间做一些非创造性的工作，他们应该使用工具。找一个事半功倍的工具，让人们可以把更少的时间投入到非创造性的工作中，把更多的时间投入到更有挑战性的工作中。这不仅有助于提高人们的工作效率，还可以提高他们的工作和生活质量，因为他们可以将更多的精力花在更有趣和更具挑战性的工作上。

有没有完全不需要人参与的流程？通过以上分析，我们有时会得出一个重要的发现，那就是某项工作根本不需要员工具备独特的能力。在这种情况下，整个工作可以自动完成。如果找到了合适的工具，员工可以把时间花在更重要的工作上。

一旦采用了一种工具，过程就必须改变。但是建造师教育网一级建造师要认真考虑为了采用某个工具而改变流程是否值得。这些变化将如何影响员工？新流程能支持员工的工作吗？员工是否有时间和必要的技能和知识来实施新流程？新流程是否支持公司的目标？

请记住，工具的作用是提高人员和流程的效率。任何会降低效率的工具都应该被丢弃。